档案局三项机制配套制度

PAGE档案局三项机制配套制度一、总则（一）目的为了深入贯彻落实档案局三项机制，进一步规范档案管理工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司/组织发展中的重要作用，特制定本配套制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，保证档案的完整性。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高管理效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的利益。二、档案形成与收集（一）档案形成责任1.各部门负责本部门业务活动中形成档案的直接责任，应指定专人负责档案的形成工作，确保档案的及时、准确、完整。2.员工在履行工作职责过程中产生的文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，不得私自留存或销毁。（二）收集范围1.公司/组织在行政管理、业务运营、财务管理、人力资源管理、项目建设等方面形成的各类文件材料，包括但不限于：上级文件、通知、指示等；公司/组织内部的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；业务合同、协议、招投标文件、项目文档等；财务报表、凭证、审计报告等；员工人事档案、培训记录、绩效考核材料等。2.对公司/组织具有重要保存价值的特殊载体档案，如照片、录音、录像、电子文件等，也应纳入收集范围。（三）收集要求1.各部门应定期对本部门形成的文件材料进行清理和收集，确保无遗漏。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于保管和利用。（二）分类方法1.档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：根据公司/组织的部门设置或业务类型进行分类。保管期限：分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.具体分类方案可根据公司/组织的实际情况进行调整和细化。（三）整理流程1.区分全宗：明确档案的来源和归属，同一全宗的档案应集中整理。2.分类：按照分类方法对档案进行分类。3.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。4.编页：对有页号的文件进行核对，无页号的文件应编写页号。5.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火设备等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案上架1.档案应按照分类方案依次上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架的档案应与档案目录一致，确保账物相符。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完整。2.发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关规定和公司/组织的档案利用制度进行档案利用。2.服务大局原则：档案利用应围绕公司/组织的中心工作，为决策、管理、业务开展等提供支持。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案信息的安全，防止泄露。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，须经公司/组织相关部门批准，并按照规定履行借阅手续。（三）利用手续1.内部利用：员工查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、范围、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部利用：外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围、期限等，经公司/组织相关部门负责人批准后，到档案管理部门办理手续。档案管理部门应与利用单位签订保密协议，明确双方的权利和义务。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅，并做好查阅记录。2.借阅：借阅档案应严格控制期限，到期应及时归还。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、形式、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确。2.价值评估原则：根据档案对公司/组织的现实和历史价值，确定其是否具有保存意义。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案。2.定期保管的档案：在一定时期内对公司/组织有查考利用价值的档案。3.不需保存的档案：已失去保存价值或重复、多余的档案。（四）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案信息的共享程度和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，形成数字化档案。2.数据录入：将档案的相关信息录入信息化管理系统，建立数据库。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。4.信息安全管理：采取有效的安全措施，保障档案信息化系统的安全，防止信息泄露。（三）信息化利用1.员工可通过信息化管理系统查询、借阅档案，提高利用效率。2.公司/组织内部各部门之间可实现档案信息的共享，促进业务协同。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作进行定期监督检查。2.档案管理部门应定期对本部门及各部门的档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案形成、收集、整理、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时