档案室功能操作规范制度

PAGE档案室功能操作规范制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本操作规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的操作行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：档案室对全公司/组织的档案实行集中统一管理，维护档案的系统性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度、操作流程，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等基础工作，确保档案的规范化和标准化。4.建立档案检索系统，实现档案信息的快速查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供支持和服务。8.组织开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案室的业务指导和监督。3.严格按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的保管和利用工作，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合档案室做好档案的清查、统计、鉴定、销毁等工作。（三）员工个人职责1.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交本部门档案管理人员。2.严格遵守档案管理制度，不得私自留存、销毁档案资料。3.在利用档案时，应按照规定的程序办理借阅手续，爱护档案，不得损坏、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。5.本公司/组织的科研成果、技术资料、产品样本等。6.本公司/组织的人事档案、财务档案等专项档案。7.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的档案资料，确保档案的齐全、完整。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得对档案材料进行涂改、伪造、损毁。3.对于重要的档案资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理的要求，实现档案信息的数字化存储和共享。（四）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等；科技档案可分为科研项目档案、产品档案、设备档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案保管场所，保管场所应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。2.档案保管场所应设置档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序，便于查找和管理。3.档案室应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，以保障档案的安全保管。（二）保管期限1.根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管：凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（三）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，不得随意堆放。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。4.严格控制档案保管场所的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，对档案进行检查，发现虫害应及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照法律法规的要求办理相关手续。（二）利用流程1.内部查阅员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要进行审核，并签署意见。将申请表交档案室，档案室根据申请内容进行查找，提供相应的档案供查阅。查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、标记档案。查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.内部借阅员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要进行审核，并签署意见。将申请表交档案室，档案室根据申请内容进行查找，对符合借阅条件的档案办理借阅手续。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，借阅人员应将档案归还档案室，并在《档案借阅登记表》上签字确认。档案室应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。3.外部查阅、借阅外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，应提前向本公司/组织提出书面申请，注明查阅、借阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。本公司/组织相关部门对申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导审批。经公司/组织领导批准后，外单位查阅、借阅人员应持有效证件到档案室办理查阅、借阅手续。查阅、借阅人员应在档案室指定的地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅、借阅过程中应遵守本公司/组织的档案管理制度，爱护档案，不得涂改、损坏、标记档案。查阅、借阅完毕后，查阅、借阅人员应将档案归还档案室，并在《档案查阅、借阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。查阅、借阅人员不得擅自复制、摘录档案内容，如需复制、摘录，应按照规定办理相关手续。3.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并采取相应的措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况，对保管期满的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员以及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对保管期满的档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查，分析档案的内容、价值和保存意义。2.根据档案的鉴定原则，确定档案的存毁意见。对需要继续保存的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定工作的过程、结果以及存毁意见。鉴定报告应由鉴定工作小组全体成员签字确认。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁登记表》上签字确认。《档案销毁登记表》应与《档案销毁清册》一并保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。统计报表应定期报送公司/组织领导和上级主管部门。3.档案统计数据应进行分析和研究，为档案管理工作的决策提供依据。（二）移交工作1.本公司/组织因机构调整、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定和本