政府档案员岗位责任制度

PAGE政府档案员岗位责任制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政府工作中的作用，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属单位从事档案管理工作的档案员岗位。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映政府工作的历史面貌。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高管理效率和质量。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露，维护国家和政府的利益。二、岗位职责（一）档案收集1.负责收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.定期对各科室的文件材料收集情况进行检查和督促，确保应归档的文件材料及时、完整地收集上来。3.积极主动地与相关部门和人员沟通协调，获取与本部门工作相关的外部文件材料，丰富档案资源。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，使其条理清晰、便于查找。2.对纸质档案进行装订、编页、装盒等加工处理，保证档案的整齐规范。3.对电子档案进行分类存储、命名规范、元数据录入等工作，建立电子档案数据库。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等，确保档案的安全保管环境。2.定期对档案进行清查、核对，及时发现并处理档案的损坏、丢失等问题。3.按照规定的期限和要求，对到期档案进行鉴定和处置，确保档案的质量和价值。（四）档案利用1.建立健全档案利用制度，为政府各部门及社会公众提供档案查阅、借阅等服务。2.根据利用者的需求，准确、迅速地提供所需档案，并做好利用登记和跟踪服务。3.对涉及国家机密、商业秘密等敏感档案，严格按照保密规定进行管理和利用，防止泄露。（五）档案统计1.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。3.按照要求向上级档案管理部门报送档案统计报表，确保数据的准确和及时。（六）档案信息化建设1.参与制定本部门档案信息化建设规划和方案，推动档案管理工作的信息化进程。2.负责档案管理系统的日常维护和管理，保障系统的正常运行。3.开展档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的利用效率和便捷性。三、工作流程（一）档案收集流程1.各科室在工作活动中形成文件材料后，及时进行整理和分类，填写文件材料移交清单，定期移交至档案员。2.档案员收到移交清单后，对文件材料进行初步审核，检查其完整性和准确性。3.对于不符合要求的文件材料，及时与科室沟通，要求补充或完善。4.将审核合格的文件材料进行登记，纳入档案收集范围。（二）档案整理流程1.根据档案分类方案，确定各类档案的整理方法和标准。2.对纸质档案进行分类、编号、编目，编写卷内文件目录，填写备考表等。3.对电子档案进行分类存储，建立文件夹结构，按照命名规则对电子文件进行命名。4.录入电子档案的元数据，包括文件题名、日期、作者、来源等信息，确保电子档案的可检索性。5.将整理好的档案进行装订、装盒，贴上标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管流程1.将整理好的档案移交至档案库房，按照类别和保管期限进行上架排列。2.定期对档案库房进行巡查，检查库房温湿度、通风情况、设备运行状况等，做好记录。3.每年对档案进行全面清查，核对档案数量、质量，发现问题及时处理。4.根据档案鉴定结果，对到期档案进行销毁或继续保存的处理，填写档案鉴定销毁清册，经审批后实施。（四）档案利用流程1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案名称、数量等信息，提交至档案员。2.档案员对利用申请进行审核，根据档案管理规定决定是否提供利用。3.对于批准利用的档案，档案员按照利用者的需求，在档案库房内查找并提供相应档案，办理借阅登记手续。如需复印或摘录，按照规定进行操作，并做好记录。4.利用者归还档案时，档案员对档案进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，办理归还手续，注销借阅登记。（五）档案统计流程1.每月末，档案员对本月档案的收进、移出数量进行统计，填写档案收进移出统计表。2.每季度对档案整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案管理情况统计表。3.每年末，根据全年档案管理工作情况，编制年度档案统计报表，向上级档案管理部门报送。四、考核与奖惩（一）考核内容1.档案收集工作的及时性、完整性。2.档案整理的质量和规范性。3.档案保管的安全性和完好率。4.档案利用服务的满意度。5.档案统计数据的准确性和及时性。6.档案信息化建设工作的推进情况。（二）考核方式1.定期考核：每半年进行一次全面考核，由档案管理部门组织实施。2.日常考核：由档案员所在部门负责人进行日常工作表现的考核，包括工作态度、工作纪律等方面。（三）奖惩措施1.对于在档案管理工作中表现优秀、成绩突出的档案员，给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.对于违反档案管理规定，导致档案丢失、损坏、泄露等事故的档案员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职等处分，造成严重后果的依法追究法律责任。五、培训与发展（一）培训计划1.制定年度档案员培训计划，根据档案管理工作的实际需求和档案员的业务水平，确定培训内容和方式。2.培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、信息化技术、职业道德等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实地考察等多种形式。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训时间、地点、师资等落实到位。2.培训过程中，注重培训效果的评估，通过考试、作业、实际操作等方式检验档案员对培训内容的掌握程度。3.对培训效果不理想的档案员，进行补考或再次培训，直至达到要求。（三）职业发展1.为档案员提供职业发展规划指导，根据其个人兴趣、能力和工作表现，制定个性化的职业发展路径。2.鼓励档案员参加档案专业技术职称考试，对取得相应职称的档案员给予一定的奖励和