审计局档案管理交接制度

PAGE审计局档案管理交接制度一、总则（一）目的为了加强审计局档案管理交接工作的规范化、制度化，确保档案的完整、准确、安全，便于档案的有效利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局内部各部门之间以及审计局与外部单位之间涉及档案交接的各项工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接过程中应确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：交接的档案应齐全完整，包括文件、资料、图表、数据等各种形式的记录，不得遗漏重要内容。3.准确性原则：档案的整理、编目、装订等应符合规范要求，确保档案信息准确无误，便于查询和利用。4.保密性原则：对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，交接双方应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案交接的范围与分类（一）交接范围1.审计项目档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等与审计项目相关的各类文件资料。2.行政管理档案：如局机关的各类公文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.业务培训档案：培训计划、培训教材、学员名单、考核记录等与业务培训相关的档案。4.其他档案：如对外交流合作档案记录、信息化建设档案等。（二）档案分类1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，便于按时间顺序进行管理和查询。2.按机构分类：根据本局内部各部门的职能，将档案分为不同的机构类别，明确责任主体。3.按保管期限分类：分为永久保管、定期保管（如30年、10年等），便于确定档案的保存价值和管理方式。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接申请：档案转出部门应提前填写《档案交接申请表》，详细说明交接档案的名称、数量、保管期限、交接原因等信息，并提交给档案管理部门审核。2.审核批准：档案管理部门对交接申请进行审核，确认交接事项符合规定要求后，报分管领导批准。3.整理档案：交接档案转出部门应按照档案管理规范对拟交接的档案进行整理，确保档案资料齐全、完整，编目清晰，装订规范。（二）交接实施1.确定交接时间和地点：经批准后，档案转出部门与接收部门协商确定具体的交接时间和地点。2.现场交接：交接双方应在规定时间和地点进行现场交接，由档案转出部门向接收部门逐件清点档案，并填写《档案交接清单》。清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。交接过程中，双方应认真核对档案的名称、数量、内容等信息，如有不符，应及时查明原因并进行处理。3.特殊情况处理：对于电子档案的交接，应确保数据的完整性和可读性，交接双方应在交接现场进行数据传输和验证，并在交接清单中注明电子档案的存储介质、文件名、格式等信息。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，交接双方应采取加密传输、专人护送等特殊措施，确保信息安全。（三）交接后的工作1.档案入库：接收部门应及时将接收的档案按照规定的分类和保管要求进行入库上架，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.更新档案管理系统：档案管理部门应根据交接清单，及时在档案管理系统中更新档案的相关信息，包括档案的存放位置、保管期限、交接时间等，确保系统数据与实际档案情况一致。3.监督检查：档案管理部门应对档案交接后的整理、入库等工作进行监督检查，发现问题及时督促接收部门进行整改，确保档案交接工作的质量。四、交接双方的职责（一）档案转出部门职责1.负责按照档案管理规范对拟交接的档案进行整理、编目和装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.提前向档案管理部门提交《档案交接申请表》，并配合档案管理部门做好交接前的审核工作。3.在交接现场，向接收部门详细介绍档案的形成背景、内容和保管情况，提供必要的说明和解释。4.对交接过程中发现的档案问题及时进行处理，确保交接档案的质量。（二）档案接收部门职责1.负责接收档案转出部门移交的档案，并按照规定的分类和保管要求进行整理、入库上架。2.在交接现场，认真核对档案的名称、数量、内容等信息，对不符合要求的档案及时提出异议，并要求转出部门进行整改。3.及时将接收的档案信息录入档案管理系统，确保系统数据的准确性和完整性。4.负责对接收档案的安全保管负责，严格遵守档案保密规定，防止档案丢失、损坏或泄露。五、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案交接工作进行内部监督检查，检查交接流程是否规范、交接清单是否完整准确、档案整理是否符合要求等。2.对于发现的问题，应及时向交接双方提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督指导，按照要求定期报送档案交接工作情况，接受上级部门的检查和考核。2.主动接受审计、纪检监察等部门的监督检查，如实提供档案交接相关资料，配合做好各项监督检查工作。六、档案交接中的保密与安全管理（一）保密措施1.交接双方应对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案严格保密，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在交接过程中采取必要的保密措施，如对敏感档案进行加密处理、限制交接场所人员等，防止信息泄露。3.对接触敏感档案的人员进行严格审查和管理，确保其具备必要的保密意识和技能。（二）安全管理1.确保档案交接过程中的实体安全，防止档案在运输、存储过程中受到损坏、丢失。对于重要档案可采取专人护送、专用运输工具等方式进行交接。2.加强对电子档案交接过程中的安全管理，采取数据备份、病毒防护、网络安全等措施，确保电子档案数据的安全。3.建立档案交接安全应急预案，应对可能出现的突发情况，如火灾、水灾、网络故障等，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保障档案的安全。七、档案交接中的责任追究（一）责任界定1.在档案交接过程中，如因交接双方未履行职责导致档案丢失、损坏、信息泄露等问题，应根据实际情况明确责任归属。2.对于因故意或重大过失造成档案损失的，应追究直接责任人的责任；对于因管理不善、制度执行不力等原因导致问题发生的，应追究相关管理人员的责任。（二）责任追究方式1.对于违反档案交接制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过等行政处分。2.因档案交接问题给单位造成经济损失的，应责令责任人承担相应的赔偿责任。3