分局档案管理制度汇编表

PAGE分局档案管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强分局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于分局各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：分局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：档案应如实反映工作实际情况，确保内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置分局设立档案管理科，负责全局档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定分局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管分局各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系。4.开展档案的开发利用工作，为分局各项工作提供档案信息服务。5.指导和监督各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括上级文件、本局文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.业务档案：根据分局业务工作特点，分为执法档案、行政审批档案、项目管理档案等。3.人事档案：包括干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。4.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.声像档案：照片、录音、录像等反映分局工作活动的声像资料。6.电子档案：以电子数据形式存储的各类文件、资料。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号：根据不同业务类型制定编号规则，如执法档案编号为执法年份案件类别案件编号，行政审批档案编号为审批年份审批事项流水号等。3.人事档案编号：按照人事档案管理规定，采用个人身份证号作为唯一标识。4.财务档案编号：结合会计年度和档案类别进行编号，如202X会计凭证册号。5.声像档案编号：按照拍摄时间、内容主题等进行编号，如20230510分局会议01，表示2023年5月10日拍摄的分局会议的第1份声像档案。6.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，同时在文件名中体现电子档案标识。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保在工作活动中形成的各类文件、资料及时归档。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等，应保证档案的齐全完整。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，按照档案分类标准进行整理。2.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，去除重复、无效文件，进行编目装订。3.业务档案应根据业务流程和档案特点进行整理，确保档案资料的关联性和系统性。4.人事档案应按照档案管理规定进行整理，做到材料齐全、分类准确、编排有序。5.财务档案应按照会计档案管理要求进行整理，装订成册，并编制档案目录。6.声像档案应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作相应的文字说明。7.电子档案应按照档案编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性，并建立电子档案索引。五、档案保管（一）保管场所1.分局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。4.做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经分局分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案需经分局主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行查阅，未经批准不得查阅和复制。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，并在《档案查阅登记簿》上登记查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案管理部门工作人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在现场监督查阅，防止档案丢失、损坏和泄密。3.查阅人员如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期收集查阅利用档案的反馈信息，了解档案利用效果，为档案管理工作提供参考。2.对于在档案查阅利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、编号错误等，应及时进行整改和完善。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，区分永久、长期、短期保管档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的形成时间、来源、保管状况等因素，综合判断档案的鉴定等级。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、分局分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。同时，在《档案销毁清册》上记录销毁时间、地点、销毁人等信息，由监销人员签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。统计结果应定期向上级主管部门和分局领导报告。（二）档案移交1.工作人员因工作调动、离职等原因，应在办理交接手续时，将本人保管的档案资料移交给所在部门或档案管理部门。2.分局撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给指定的档案保管部门。3.档案移