财务室会计档案管理制度

PAGE财务室会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务室会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务室会计档案的管理，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司财务室负责会计档案的统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止会计档案的丢失、损坏和泄露。3.有效利用原则：充分发挥会计档案的作用，为公司的财务管理和决策提供支持。二、会计档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务会计报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）编号1.会计凭证：按照年度和月份顺序编号，如“20XX年X月第X号”。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等按照科目顺序编号，固定资产卡片按照资产编号。3.财务会计报告：按照年度编号，如“20XX年度第X号”。4.其他会计资料：按照类别和时间顺序编号。三、会计档案的收集与整理（一）收集1.财务人员应及时将各类会计资料整理归档，确保会计档案的完整性。2.对于外部取得的会计资料，如发票、银行对账单等，应在收到后及时进行核对和整理。（二）整理1.会计凭证的整理：将原始凭证粘贴在记账凭证后面，按照编号顺序排列，加上封面和封底，装订成册。2.会计账簿的整理：按照账簿的种类和编号顺序排列，检查账页是否齐全、连续，如有缺页、跳行应及时补充或更正。3.财务会计报告的整理：按照报告的种类和年度顺序排列，加上封面和目录，装订成册。4.其他会计资料的整理：按照资料的类别和时间顺序排列，分别装订成册或装盒存放。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好。2.会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.建立健全会计档案保管制度，明确保管人员的职责。2.定期对会计档案进行检查和核对，并做好记录，发现问题及时处理。3.采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保会计档案的安全。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经财务负责人批准后，方可查阅。2.查阅时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出保管地点。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。（二）借阅程序1.外单位人员查阅或借阅会计档案，应持有单位介绍信，经公司财务负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经财务负责人批准后，办理借阅手续。3.根据借阅期限，及时催还借阅的会计档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。六、会计档案的移交（一）移交范围1.财务人员因工作调动、离职等原因，需要移交会计档案。2.公司合并、分立、撤销等情况下，需要移交会计档案。（二）移交程序1.移交人员应编制会计档案移交清册，详细列出移交的会计档案名称、编号、数量、起止时间等。2.交接双方应按照移交清册进行当面核对，确认无误后，在移交清册上签字盖章。3.移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。七、会计档案的数据备份与存储（一）备份要求1.定期对会计档案进行数据备份，备份频率至少为每月一次。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，并分别存储在不同的地点。3.对备份数据进行定期检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（二）存储管理1.建立会计档案数据存储管理制度，明确存储管理人员的职责。2.存储介质应标明存储内容、存储时间等信息，便于查找和管理。3.对存储介质进行定期盘点，发现问题及时处理。八、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且已无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善等原因造成会计档案损坏、丢失的，经批准后可以进行销毁。（二）销毁程序1.由财务室提出会计档案销毁申请，填写《会计档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、起止时间、销毁原因等。2.经公司财务负责人审核，报公司负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁时，应由财务室、审计部门等相关人员共同监销，并在销毁清册上签字盖章。4.销毁清册应永久保存。九、监督与检查（一）内部监督1.公司财务室应定期对会计档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.内部审计部门应定期对会计档案管理情况进行审计，确保档案管理工作符合规定要求。（二）外部检查