档案采集智能化管理制度

PAGE档案采集智能化管理制度一、总则（一）目的为了规范公司档案采集智能化管理工作，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率和服务质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案采集智能化过程中的相关管理活动，包括但不限于档案的数字化采集、存储、利用、安全管理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案采集智能化管理工作必须符合国家法律法规的要求，确保档案信息的合法合规使用。2.准确性原则：保证采集的档案信息真实、准确、完整，如实反映公司业务活动和历史面貌。3.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便捷性原则：充分利用智能化技术手段，提高档案采集、管理和利用的效率，为公司各项工作提供便捷的支持。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案采集智能化管理制度、流程和标准。统筹规划公司档案采集智能化系统建设，协调各部门推进相关工作。负责档案采集、整理、存储、利用等环节的具体实施和监督管理。定期对档案采集智能化管理工作进行评估和总结，提出改进措施和建议。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案信息的完整性和准确性。配合档案管理部门开展档案采集智能化相关工作，提供必要的支持和协助。按照规定使用档案信息，不得擅自泄露、篡改或损毁档案。二、档案采集智能化系统建设（一）系统规划1.根据公司档案管理需求和发展战略，制定档案采集智能化系统建设规划，明确系统建设的目标、任务、功能模块和技术架构。2.系统建设规划应充分考虑公司业务特点、档案类型和数量、数据安全要求等因素，确保系统的实用性、先进性和扩展性。（二）系统选型1.遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择合适的档案采集智能化系统供应商。2.在系统选型过程中，对供应商的技术实力、产品性能、服务质量、安全保障能力等进行全面评估，确保所选系统能够满足公司档案管理需求。3.与供应商签订详细的采购合同，明确系统的功能要求、技术参数、售后服务、验收标准等条款，保障公司的合法权益。（三）系统实施1.由档案管理部门牵头，组织相关部门和技术人员成立项目实施小组，负责系统的安装、调试、培训和上线运行等工作。2.在系统实施过程中，严格按照项目计划和实施方案进行操作，确保系统建设质量和进度。加强与供应商的沟通协调，及时解决系统实施过程中出现的问题。3.系统上线前，进行全面的测试和验收工作，包括功能测试、性能测试、安全测试等，确保系统符合设计要求和公司实际需求。验收合格后，正式投入使用。三、档案采集（一）采集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。2.重点采集涉及公司核心业务、重要决策、重大项目、知识产权等方面的档案信息。（二）采集要求1.档案采集应遵循全面、系统原则，确保档案信息的完整性。对于同一业务活动形成的相关档案，应进行集中采集和整理。2.采集的档案应保持原始性和真实性，不得对档案内容进行篡改、伪造或删减。3.明确档案采集的时间节点和责任人，确保档案按时、准确采集到位。（三）采集方式1.纸质档案数字化采集采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应根据档案内容和保存要求确定，一般不低于300dpi。对扫描后的图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。将处理后的图像按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立电子档案与纸质档案的对应关系。2.电子档案采集对于公司内部系统产生的电子档案，通过接口或数据迁移等方式将档案数据采集到档案采集智能化系统中。采集过程中应确保电子档案的格式规范、元数据完整，对不符合要求的电子档案进行格式转换和元数据补充。对于外部接收的电子档案，应进行严格的审核和校验，确保档案来源合法、内容真实可靠。3.声像档案采集对公司业务活动中的照片、录音、录像等声像档案进行采集。照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息；录音、录像应标注录制时间、内容摘要等。将声像档案按照相应的格式和存储要求进行数字化处理，并与文字档案建立关联。四、档案整理（一）分类标准1.根据公司档案管理的实际情况，制定科学合理的档案分类方案，明确档案的一级、二级及以下类目。2.档案分类应遵循逻辑性、实用性和稳定性原则，便于档案的管理和查找利用。（二）编号规则1.为每一份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的分类、年度、保管期限等信息。2.编号规则应简洁明了、易于记忆和操作，确保档案编号的系统性和连贯性。（三）著录标引1.对档案进行著录标引，准确记录档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等元数据信息。2.著录标引应遵循相关标准和规范，确保元数据的准确性和一致性，便于档案的检索和利用。（四）装订与编目1.对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。2.按照档案整理要求进行编目，编制档案目录、卷内目录等检索工具，方便档案的查找和利用。五、档案存储（一）存储方式1.采用磁盘阵列、磁带库、云存储等多种存储方式相结合的方式，确保档案数据的安全存储和备份。2.根据档案的重要性、使用频率等因素，合理分配存储空间，提高存储资源的利用效率。（二）存储环境1.建立专门的档案存储机房，确保存储环境符合国家相关标准和要求。机房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防雷、防静电等设施。2.控制存储机房的温度、湿度、洁净度等环境参数，定期对存储设备进行检查和维护。（三）数据备份1.制定完善的数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份方式可采用全量备份、增量备份等相结合的方式。2.备份数据应存储在异地，确保在本地数据发生故障时能够及时恢复。定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的可用性。（四）存储安全管理1.建立严格的存储安全管理制度，对存储设备的访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问档案数据。2.采用加密技术对存储的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。3.定期对存储系统进行安全审计和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。六、档案利用（一）利用权限1.根据档案的密级和使用范围，明确不同人员对档案的利用权限。严格限制对机密、绝密档案的访问，确保档案信息安全。2.对档案利用权限进行定期审查和调整，根据公司业务发展和人员变动情况，及时更新权限设置。（二）利用流程1.用户提出档案利用申请，填写申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。2.申请提交后，由档案管理部门进行审核，审核通过后，为用户提供相应的档案利用服务。3.用户在利用档案过程中，应遵守档案利用规定，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续，并注明复制用途。4.档案利用完毕后，用户应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查和核对，确保档案完整无损。（三）利用记录1.对每一次档案利用活动进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、利用方式等信息。2.利用记录应妥善保存，作为档案管理工作的重要参考资料，以便对档案利用情况进行统计分析和审计。七、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理的目标、任务、责任和措施。2.定期对档案安全管理制度进行评估和修订，确保制度的有效性和适应性。（二）人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。培训内容包括网络安全、数据安全、保密知识等方面。2.对档案管理人员进行背景审查和定期考核，确保人员具备良好的职业道德和安全素养。（三）网络安全管理1.采取防火墙、入侵检测、防病毒等网络安全防护措施，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对档案采集智能化系统的网络访问进行严格控制，设置访问权限和访问日志，及时发现和处理异常访问行为。（四）数据安全管理1.除了前面提到的加密存储和备份措施外，还应建立数据恢复计划，确保在数据遭受破坏时能够快速恢复。2.对涉及档案数据的操作进行审计和监控，记录所有的数据访问和修改操作，以便及时发现潜在的安全风险。（五）保密管理1.严格执行国家保密法律法规，对档案信息进行保密管理。明确档案的密级划分，对不同密级的档案采取相应的保密措施。2.与档案管理人员签订保密协议，加强对档案信息的保密教育，防止档案信息泄露。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案采集智能化管理监督机制，定期对各部门档案采集智能化管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对档案采集、整理、存储、利用等环节的工作进行日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案采集是否完整、准确，是否符合采集要求。2.档案整理是否规范，分类、编号、著录标引等是否准确无误。3.档案存储是否安全，存储环境是否符合要求，数据备份是否及时有效。4.档案利用是否合规，利用权限是否得到严格控制，利用记录是否完整。5.档案安全管理制度是否落实到位，人员安全、网络安全、数据安全、保密管理等方面是否存在隐患。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.各部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真组织整改，并按时提交整改报告。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。对整改不力的部门，进行通报批评，并追究相关人员的责任。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定档案采集智能化管理培训计划，定期组织档案管理人员、各部门相关人员参加培训。2.培训内容包括档案管理法律法规、智能化系统操作技能、档案业务知识等方面，提高人员的业务水平和综合素质。（二）培训方式1.采用集中授课、在线学习、实地操作等多种培训方式相结合，满足不同人员的学习需求。2.邀请行业专家、技术人员进行授课，分享先进的档案管理经验和技术方法。（三）宣传推广1.加强对档案采集智能化管理工作的宣传推广，提高公司员工对档案管理工作的认识和重视程度。2.通过内