市排球协会档案管理制度

PAGE市排球协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强市排球协会（以下简称“本协会”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：协会档案由综合部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映协会各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理协会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合部综合部为本协会档案管理的职能部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本协会档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计、鉴定和销毁协会各类档案。3.建立健全档案管理工作流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定提供档案信息。5.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高协会工作人员的档案意识。（二）各部门各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.定期将整理好的档案移交综合部统一保管。3.配合综合部做好档案的查阅、借阅和利用工作，提供必要的协助。三、档案分类及归档范围（一）文书档案1.上级文件：包括党和国家有关部门、上级主管单位下发的与协会工作相关的文件、通知、指示等。2.协会文件：协会制定的章程、制度、规定、办法、计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、领导讲话等各类文件材料。3.会议文件：协会召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.人事档案：协会工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资福利材料、奖惩材料等。5.财务档案：协会的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。（二）业务档案1.赛事档案：协会组织举办的各类排球赛事的相关文件材料，包括赛事策划方案、竞赛规程、报名信息、比赛成绩、获奖名单、赛事总结等。2.培训档案：协会开展的排球培训活动的相关文件材料，包括培训计划、课程安排、学员名单、培训教材、考核成绩等。3.会员档案：协会会员的基本信息、入会申请表、会员证、会费缴纳记录、会员活动参与情况等。（三）声像档案1.照片档案：协会组织的各类活动、赛事、会议等形成的照片，包括活动现场照片、参赛队员照片、获奖照片等。2.音像档案：协会活动的录像、录音等资料，如赛事直播录像、培训讲座录音等。（四）实物档案协会获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于重要活动、赛事等形成的文件材料，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内收集齐全并移交综合部。3.综合部应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、完整。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。3.业务档案应根据不同业务类型进行分类整理，建立相应的档案目录。4.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并刻录成光盘保存。5.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。五、档案保管（一）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年）。2.业务档案的保管期限根据业务性质和实际需要确定，一般不少于[X]年。3.声像档案、实物档案的保管期限与相关业务档案一致。（二）保管条件1.综合部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保档案保管安全。（三）档案登记1.建立档案总登记簿，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细登记。2.对每一份档案建立卷内目录和备考表，记录档案的基本信息、整理情况、保管期限等。3.定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.协会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合部查阅。2.综合部应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经协会领导批准。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅协会档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经协会领导批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。逾期未还的，综合部应及时催还。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，不得擅自更改、涂抹、污损档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合部，并承担相应责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.综合部应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合部负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁1.《档案销毁清册》经协会领导批准后，由综合部负责组织销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或作为废品处理。八、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库综合部应逐步建立档案信息数据库，将各类档案信息录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（二）档案信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置