国企办公室档案归档制度

PAGE国企办公室档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位办公室档案的归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一原则公司办公室负责统一管理公司各类档案，所属各单位办公室应按照本制度要求，将档案集中归档至公司档案室。2.真实准确原则归档的档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实、数据准确、手续完备。3.分类科学原则根据档案的形成规律和特点，按照一定的标准进行分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司年度工作计划、总结、报告等综合性文件。3.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司领导重要讲话、批示、指示等文件。5.公司规章制度、办法、细则等规范性文件。6.公司人事任免、奖惩、考核等文件。7.公司行政事务管理文件，如公文处理、印章管理、办公用品管理等。8.公司对外联络文件，包括与上级主管部门、政府部门、其他企事业单位的往来文件。（二）党群工作类档案1.公司党组织建设文件，如党委工作计划、总结、报告，党组织设置、换届选举等文件。2.公司党员管理文件，如党员发展、教育、管理、处分等文件。3.公司思想政治工作文件，如宣传教育计划、总结，精神文明建设等文件。4.公司工会工作文件，如工会工作计划、总结，职工代表大会文件等。5.公司共青团工作文件，如共青团工作计划、总结，青年活动等文件。（三）经营管理类档案1.公司年度经营计划、预算、决算等文件。2.公司市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、客户资料等。3.公司财务管理文件，如财务报表、审计报告、税务文件等。4.公司人力资源管理文件，如招聘、培训、薪酬、福利等文件。5.公司物资采购与管理文件，如采购计划、合同、库存管理等文件。6.公司生产管理文件，如生产计划、调度、质量控制等文件。7.公司技术研发文件，如科研项目立项、成果鉴定、专利申请等文件。8.公司企业管理文件，如战略规划、风险管理、内部控制等文件。（四）项目建设类档案1.项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等。3.项目招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目合同文件，如工程承包合同、设备采购合同、监理合同等。5.项目施工文件，如施工组织设计、施工日志、工程变更通知等。6.项目监理文件，如监理规划、监理月报、监理通知单等。7.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、质量检验报告、竣工图等。（五）其他类档案1.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.公司重要活动的照片、录像、录音等声像档案。3.在公司工作中形成的具有保存价值的其他文件、资料。三、档案归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够反映公司各项工作的全貌。对于文件材料不完整的，应及时补充收集。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实准确，不得伪造、篡改。文件材料上的签字、盖章等手续应完备。（三）文件材料整理规范有序1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，同一类别的文件材料应集中在一起。2.文件材料应按照形成时间顺序排列，时间在前的排在前面，时间在后的排在后面。3.每份文件材料应编写页码，页码应编写在文件材料的右下角。4.文件材料应去除金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴。（四）文件材料装订牢固整齐1.归档的文件材料应采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固整齐，不得散页。2.装订时应注意保持文件材料的原貌，不得遮盖文件材料上的字迹、印章等。（五）文件材料编目清晰准确1.归档的文件材料应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。2.卷内目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹应清晰工整。3.归档的文件材料应编制案卷封面，案卷封面应包括全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、密级、档号等内容。4.案卷封面应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹应清晰工整。四、档案归档流程（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应进行初步整理，按照分类方案进行分类，剔除重复、无用的文件材料。（二）整理1.各部门收集的文件材料应定期移交至公司办公室档案室，由档案室工作人员进行统一整理。2.档案室工作人员应按照档案归档要求，对文件材料进行进一步整理，包括分类、排序、编目、装订等。3.整理过程中发现文件材料不完整、不准确的，应及时与相关部门沟通协调，进行补充、修正。（三）鉴定1.档案室工作人员应会同公司有关部门，对整理好的文件材料进行鉴定，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期、短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。3.对于保管期限已满的档案，应按照规定进行销毁或继续保存。（四）编目1.档案室工作人员应根据整理和鉴定结果，对档案进行编目，编制卷内目录、案卷封面、档号等。2.档号应按照全宗号、目录号、案卷号的顺序编制，确保档号的唯一性和系统性。（五）装盒上架1.编目完成后，档案室工作人员应将档案装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，如全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。2.档案盒应按照规定的排列顺序上架存放，便于档案的查阅和管理。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案保管方式1.档案应按照分类方案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.档案应采用密集架或档案柜进行存放，便于档案的查阅和管理。3.档案存放应整齐有序，标识清晰，便于查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案。保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.检查周期为每年一次，检查结果应记录在案。3.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复、更换档案盒等。（五）档案安全保密1.档案室应建立健全档案安全保密制度，加强对档案工作人员的安全教育和培训。2.档案工作人员应严格遵守档案安全保密制度，不得泄露档案内容。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。4.档案查阅应严格履行审批手续，查阅人员不得擅自复制、摘抄档案内容。六、档案查阅利用（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要，可以查阅公司档案。2.外单位人员因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司办公室负责人签字同意后，到档案室查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司分管领导批准。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案室进行，查阅人员不得将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.如需复制档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理复制手续。（四）利用反馈1.档案利用部门应在档案利用完毕后，及时将档案归还档案室，并填写《档案归还登记表》。2.档案室工作人员应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用效果，为档案管理工作提供参考依据。七、档案销毁（一）销毁范围及鉴定1.对保管期限已满、确无保存价值的档案，由档案室提出销毁意见，会同公司有关部门进行鉴定。2.鉴定工作应形成鉴定报告，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。（二）销毁审批1.鉴定报告经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称称、数量、保管期限、销毁原因等，经公司办公室负责人签字同意后，报公司分管领导审批。（三）销毁实施1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。2.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式