档案管理制度及流程介绍

PAGE档案管理制度及流程介绍一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责档案管理的日常工作。档案管理中心配备专业的档案管理人员，明确各岗位的职责分工。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度和工作流程。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。6.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的编研和开发利用工作，为公司/组织的决策和发展提供参考依据。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等档案材料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司/组织在生产、经营、管理等业务活动中形成的各类档案，如合同协议、项目文档、市场调研资料、客户信息等。5.科技档案：公司/组织在科研、技术开发、工程建设等活动中形成的档案，包括科研项目档案、技术图纸、工艺文件、设备档案等。6.声像档案：照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动和事件的声像资料。7.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：为本公司/组织的档案代号，由档案管理部门统一编制。3.目录号：根据档案分类设置，每一类档案编制一个目录号。4.案卷号：按照档案整理的顺序，每一案卷编制一个案卷号。5.件号：在案卷内，每一份文件或资料编制一个件号。6.编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的查找和管理。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.档案形成部门应在工作活动结束后，按照档案管理的要求，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，整理分类，移交档案管理部门。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束后[X]个工作日内，将相关档案材料移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类、排序、编目，装订成册。3.人事档案应按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案卷。4.财务档案应按照会计档案管理的要求进行整理，分类存放。5.业务档案应根据业务活动的特点和档案管理的需要，进行分类整理，建立项目档案卷或业务档案册。6.科技档案应按照项目或专业进行整理，建立项目档案卷或专业档案册。7.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，编制目录，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。8.电子档案应按照电子文件管理的要求进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。3.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，纸质档案应存放在档案架或档案柜中，声像档案、电子档案应按照相关规定进行存储。3.档案库房应设置明显的标识牌，标明档案类别、存放位置等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，保管期限为[X]年。5.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，确保档案的有效利用和安全保管。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整档案存放位置等。4.档案管理部门应建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报经公司/组织领导批准后予以销毁。（二）档案销毁1.档案销毁工作应严格按照审批程序进行，未经批准不得擅自销毁档案。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将档案销毁清单归档保存。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上签字，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案信息。2.对于重要的档案利用需求，档案管理部门应组织相关人员进行专题研究，提供有针对性的档案资料和参考意见。3.鼓励员工充分利用档案资源，开展业务研究和创新工作，提高公司/组织的工作效率和管理水平。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务水平，为公司/组织的决策和发展提供及时、准确的档案信息支持。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统建设1.公司/组织应根据档案管理的实际需求，选择合适的档案信息化管理软件，建立档案数据库。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。3.档案管理部门应负责档案信息化管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照国家有关电子文件管理的标准和要求进行收集、整理、存储和保管。2.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.电子档案应进行备份存