档案工作清单制度汇编范本

PAGE档案工作清单制度汇编范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案工作清单制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司各类档案，确保无遗漏。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查询、借阅等利用效率。二、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事档案，资质证书等。2.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证，审计报告，税务资料等。3.业务经营类：市场营销文件，合同协议，项目资料，产品研发文档，客户资料等。4.技术研发类：技术方案，实验报告，专利文件，技术标准等。5.党群工作类：党组织建设文件，工会活动资料，企业文化建设文档等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.一级分类用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务审计类等。3.二级分类在一级分类字母后用两位数字表示，如“A01”表示行政办公文件，“A02”表示人事档案等。4.具体档案编号在二级分类编号后按顺序依次编号，如“A01001”表示某一份行政办公文件。三、档案形成与收集（一）文件形成要求1.各部门及员工应按照公司相关规定和业务流程及时形成各类文件，确保文件内容准确、完整、清晰。文件起草应使用规范的格式和字体，注明日期、起草人、审核人等信息。2.涉及多个部门的文件，主办部门应负责组织协调相关部门共同起草，并确保文件内容符合各部门职责和要求。（二）收集职责1.各部门负责人为本部门档案收集的第一责任人，应指定专人负责档案收集工作，确保本部门形成的各类文件及时、完整地收集齐全。2.对于公司重大活动、项目等形成的档案，相关牵头部门应负责组织收集，并及时移交档案管理部门。3.员工离职时，应将个人保管的公司档案全部移交所在部门，由部门统一整理后移交档案管理部门。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件，应在文件办理完毕后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.对于定期形成的文件，如月度报表、季度总结等，应在规定时间后的[X]个工作日内收集。3.公司重大活动、项目结束后，相关部门应在[X]个工作日内将档案收集整理完毕并移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则按照档案分类方案，遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案：按文件性质、时间顺序进行排列，同一性质的文件按重要程度排列。2.财务审计类档案：按会计年度、类别进行整理，会计凭证应按月装订成册。3.业务经营类档案：按项目、合同等分类整理，同一项目或合同的相关文件应集中在一起。4.技术研发类档案：按技术类别、项目阶段进行整理，确保技术资料的完整性和连贯性。5.党群工作类档案：按活动类型、时间顺序进行整理。（三）编目1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查询。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁，并具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年等）。2.具体保管期限按照国家相关法律法规和公司实际情况确定，如涉及公司重大权益、历史沿革等文件应永久保存；一般性业务文件可根据实际需要确定保管期限。（三）档案上架1.按照档案编号顺序将档案上架存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用档案盒内，档案盒应标明档案编号、名称、保管期限等信息。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。六、档案利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因法律法规规定或工作需要，经公司批准后可查阅相关档案。（二）利用流程1.查阅流程查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人等信息。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等。申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门办理档案借阅手续，借阅人签字确认，并收取一定的押金（如需要）。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，严禁对外提供或泄露。2.档案查阅、借阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出公司。3.查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核确认后，予以销毁。（三）销毁流程1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、名称、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定工作小组组长签字确认后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责监督销毁档案，销毁过程应进行记录，并由监销人签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入1.对已整理好的档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.将扫描后的档案数据录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.具备档案录入、查询、借阅、统计等基本功能，方便用户使用。2.能够对档案的利用情况进行统计分析，为公