小企业人事档案管理制度

PAGE小企业人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强本企业人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业人事档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映员工的实际情况，不得弄虚作假。3.保密原则：严格遵守国家有关保密规定，确保员工档案信息不泄露。4.及时更新原则：随着员工工作变动、个人信息变更等情况，及时更新档案内容。二、人事档案内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件：确保复印件清晰可辨，与原件一致。3.学历证书复印件：从最高学历开始，依次提供相关学历证书复印件。4.学位证书复印件：如有学位，提供相应学位证书复印件。5.专业技术资格证书复印件：如员工具有专业技术资格，提供相应证书复印件。6.职业资格证书复印件：根据员工所从事职业，提供相关职业资格证书复印件。（二）工作经历1.入职登记表：详细记录员工入职时间、岗位、薪资等信息。2.劳动合同：包括与企业签订的所有劳动合同文本。3.工作变动记录：记录员工在企业内部的岗位调动、晋升、降职等情况。4.离职证明：员工离职时，提供的离职证明文件。（三）培训与考核1.培训记录：包括参加企业内部培训、外部培训的记录，培训内容、时间、考核结果等。2.绩效考核记录：定期的绩效考核结果，包括考核时间、考核成绩、评价意见等。（四）薪酬福利1.工资发放记录：每月工资发放明细，包括基本工资、绩效工资、奖金、补贴等。2.福利享受记录：如社保、公积金缴纳记录，带薪年假、病假等福利享受情况。（五）奖惩情况1.奖励记录：企业对员工的奖励情况，包括奖励名称、时间、奖励原因等。2.惩罚记录：员工受到的惩罚情况，如警告、罚款、辞退等，记录惩罚原因、时间、处理结果等。（六）其他1.体检报告：员工入职时及定期的体检报告。2.个人述职报告：员工定期提交的个人述职报告。3.其他与员工相关的重要资料。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其人事档案相关资料，要求员工如实填写入职登记表，并提供必要的证明文件。2.员工工作期间，各部门应及时将涉及员工的各类文件、资料提交给人力资源部门，如培训记录、绩效考核结果、奖惩通知等。3.员工离职时，所在部门应在离职手续办理完毕后，将员工的离职证明等相关资料交至人力资源部门。（二）整理1.人力资源部门收到员工档案资料后，应及时进行整理。按照档案内容分类，将各类资料进行排序，确保资料的完整性和逻辑性。2.对每份资料进行编号，建立档案索引，方便查找和管理。3.对于破损、褪色的资料，应进行修复或复印，确保档案质量。四、人事档案的保管（一）保管部门企业人事档案由人力资源部门指定专人负责保管，设立专门的档案保管室，确保档案存放安全。（二）保管环境1.档案保管室应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案发霉、变质。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门等。（三）档案存放1.按照员工类别和档案内容，将档案分类存放于档案柜中，每个档案柜应标明存放类别和范围。2.建立电子档案备份，将人事档案内容录入电子系统，定期进行数据备份，确保数据安全。（四）档案查阅1.严格限制档案查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅档案。查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，经相关领导批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案完好无损。五、人事档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对人事档案进行更新，一般每半年或一年进行一次全面梳理。2.根据员工的工作变动、个人信息变更等情况，及时更新档案中的相应内容。如员工岗位晋升，应更新其工作经历；员工结婚、生育等，应更新其个人基本信息。（二）动态维护1.在日常工作中，发现档案内容存在错误或不完整的，应及时进行核实和更正。2.对于新产生的与员工相关的重要资料，如获得新的专业技术资格证书、受到新的奖励或惩罚等，应及时补充到档案中。六、人事档案的保密与安全（一）保密制度1.人力资源部门工作人员应严格遵守保密规定，不得泄露员工档案信息。2.对涉及员工隐私的信息，如工资收入、健康状况等，应严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露。（二）安全措施1.加强档案保管室的安全管理，定期检查防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，确保设施正常有效。2.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。七、人事档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其人事档案保存[X]年后，如无特殊需要，可进行销毁。2.档案内容存在虚假、无效或已失去保存价值的，经相关领导批准后，可进行销毁。（二）销毁程序1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，经部门负责人和企业领导审批。2.审批通过后，由人力资源部门会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案准确无误。3.采用合适的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4