文化传媒档案制度汇编表

PAGE文化传媒档案制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司文化传媒档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在文化传媒业务活动中形成的各类档案，包括但不限于策划方案、宣传资料、影视作品、音频视频资料、合同协议、客户资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文化传媒档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映文化传媒业务活动的真实情况，不得擅自篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，涵盖业务活动的各个环节和方面。4.保密性原则：对涉及公司机密和商业秘密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文化传媒档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司文化传媒档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，不断改进档案管理工作。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，按照规定做好档案利用登记工作。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文化传媒档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续。4.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、准确。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司策划的各类文化活动方案、策划书、宣传推广计划等。2.制作的宣传海报、宣传单页、广告视频、音频等宣传资料。3.拍摄的电影、电视剧、纪录片、短视频等影视作品及其相关素材。4.签订的文化传播服务合同、合作协议、版权转让协议等。5.客户信息资料，包括客户基本情况、合作项目记录、反馈意见等。6.公司参与的文化交流活动资料，如活动照片、会议纪要、成果报告等。7.公司内部关于文化传媒业务的会议记录、工作汇报、请示批复等文件。8.其他与文化传媒业务相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在业务活动中形成的档案资料，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质可靠，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，可分为策划类、宣传类、影视类、合同类、客户类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.对档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案整齐、规范。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员按照整理要求，将本部门整理好的档案定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行核对、验收，确保档案符合归档要求。3.对验收合格的档案进行归档，按照分类编号顺序将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。4.将档案上架存放，建立档案存放索引，便于快速查找档案。（二）保管期限1.文化传媒档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案包括公司重要的文化活动策划方案、具有重大影响力的影视作品、涉及公司核心利益的合同协议等。3.定期保管的档案期限分为3年、5年、10年等，具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并在档案查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。5.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅档案。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。（二）鉴定方法1.对保管期满的档案，鉴定小组应逐卷、逐件进行审查，根据档案的重要性、保存价值等因素，确定档案的存毁。2.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并进行妥善保管。3.对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁工作应指定专人负责，在指定的场所进行。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的文化传媒档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平。（二）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等。2.档案检索功能：支持多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.档案统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限管理，确保档案信息的安全性和保密性。（三）数据管理1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.加强对系统数据的维护和管理，