物业公司档案归档管理制度

PAGE物业公司档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强物业公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业公司总部及各下属项目管理处，涵盖公司在物业管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和检索利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司档案。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，积极参与公司的重大决策和业务活动。5.负责对各部门档案管理工作进行监督检查和业务指导，组织档案管理人员的培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门在业务活动中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作，并定期移交公司综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合管理部门做好档案的整理、归档、查阅等工作。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议文件，公司规章制度、工作计划、总结、报告等文件，人事档案、劳动合同、薪酬福利等文件，行政公文、函件、通知等文件。2.财务管理类包括财务预算、决算报告，财务报表、审计报告，会计凭证、账簿，税务文件，资金管理、成本核算等文件。3.客户服务类包括业主档案、客户投诉记录、服务协议、回访记录，社区文化活动资料，物业服务合同、招投标文件等文件。4.工程管理类包括工程建设项目立项、规划、设计文件，工程施工图纸、技术资料，工程竣工验收报告、质量检验文件，设备采购合同、安装调试记录，工程维修保养记录、安全检查文件等文件。5.安全管理类包括安全管理制度、应急预案，安全检查记录消防设施设备档案，安全事故报告、处理文件等文件。6.环境管理类包括环境卫生管理制度、绿化养护记录，环保检测报告、垃圾处理文件等文件。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号年度类别顺序号”的结构。2.全宗号：暂定为“[公司名称首字母缩写]”。3.年度：采用公元纪年，如“2023”。4.类别：按照档案分类设置，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类，“02”表示财务管理类等。5.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。6.例如，一份2023年行政管理类的第5份文件，其编号为“[公司名称首字母缩写]202301005”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、招投标文件等。3.公司收到的上级文件、通知、函件等。4.公司内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案，并确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时移交综合管理部门，不得积压或延误。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁或损毁。（三）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应集中在一起。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。（四）整理方法1.纸质档案去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。按照文件的大小、厚薄进行分类排序，采用A4纸规格的档案盒进行装订，每盒厚度不宜超过5厘米。在档案盒脊背处填写档案编号、类别、年度、起止日期等信息。编制档案目录，目录应包括序号、编号、文件题名、日期、页数、备注等栏目。2.电子档案按照档案分类方案建立电子文件夹，文件夹名称应与档案类别一致。将电子文件按照日期、名称等顺序进行排序，文件名应规范准确，反映文件的主要内容。对电子文件进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子文件的安全。建立电子档案目录数据库，记录电子档案的编号、名称、存储位置、日期等信息，便于检索利用。五、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体日期]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交公司综合管理部门。2.对于重大项目或特殊业务活动形成的档案，应在项目结束或业务活动完成后的[具体日期]内及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交公司综合管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.核对无误后，档案管理人员将档案按照编号顺序放入档案柜或存储设备中，并在档案管理信息系统中进行登记。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年，如一般的业务合同、工作计划、总结等。短期保管的档案：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限为[具体年限]年，如一般性的文件、报表等。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况进行综合判断，并在档案整理时予以标注。（四）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经综合管理部门负责人批准，并进行登记。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到综合管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅登记本上记录查阅时间、档案名称、编号、查阅内容等信息，并签字确认。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处和用途，并加盖公司档案专用章。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人和档案管理人员为成员，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。2.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案的保存价值，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，充分考虑档案对公司工作的查考利用价值和历史研究价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导批准