小型设计院档案管理制度

PAGE小型设计院档案管理制度一、总则（一）目的为加强小型设计院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，充分发挥档案在设计院各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小型设计院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则设计院档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映设计院各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整，不得随意篡改、删减或遗漏。3.保密性原则对涉及设计院商业秘密、技术秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，满足设计院各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以设计院院长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和监督全院档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部门综合管理部门作为设计院档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善设计院档案管理制度。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。8.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并协助综合管理部门做好档案管理的其他相关工作。兼职档案员应接受综合管理部门的业务指导和培训，认真履行档案管理职责。三、档案的分类与编号（一）档案分类设计院档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括设计院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、资质证书、荣誉证书等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。3.经营管理类：包括市场调研、项目投标、合同管理、财务管理、审计报告、税务资料等。4.生产技术类：包括设计项目的任务书、设计方案图、施工图、技术交底、设计变更、技术总结等。5.质量安全类：包括质量管理体系文件、质量检查记录、安全管理制度、安全检查记录、事故处理报告等。6.设备仪器类：包括设备仪器的购置合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录、报废处理等。7.基本建设类：包括设计院的基本建设项目的立项文件、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、工程预算、工程决算、竣工验收报告等。8.科研项目类：包括科研项目的立项申请书、研究计划、实验记录（含原始数据）、研究报告、成果鉴定证书、专利申请等。9.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。10.声像电子类：包括设计院在各项活动中形成的照片、录音、录像、电子文档等。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体编号方法如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别：按照档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为“2023010001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.设计院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.设计院员工个人在工作中形成的重要业务资料、技术成果等。4.设计院获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门的档案材料，确保档案的完整和及时归档。2.对于重要的文件材料，应一式两份或多份，分别保存于不同的载体上，如纸质、电子等，以防止档案损坏或丢失。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案整理的要求。（三）整理方法1.分类：按照档案分类的标准，将收集到的档案材料进行分类。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应与档案编号一致。3.装订：对纸质档案材料进行装订，去除金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期来源、保管期限等内容，以便于查阅和管理。5.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（二）档案上架排列1.档案应按照类别、年度、编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，以便于通风和检查。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映设计院主要职能活动和历史面貌的，对设计院有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如设计院的重要规章制度、重大项目的设计文件、重要的技术成果等。2.长期保管：凡是在较长时间内对设计院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性的设计项目文件、年度工作计划与总结等。3.短期保管：凡是在较短时间内对设计院工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的文件材料、一般性的业务往来信函等。（四）档案定期检查1.综合管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等。2.检查中发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理，并做好记录。3.对档案的检查情况应进行总结分析，针对存在的问题，提出改进措施，不断提高档案管理水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门的专家组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限划分标准，结合设计院的实际情况，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。鉴定时应重点考虑档案的历史价值与现实利用价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。2.档案销毁清册经档案管理领导小组审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本院员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案应在指定的查阅地点进行，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，由档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.本院员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如因特殊需要复印、拍照、摘录档案内容，应经综合管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整无损，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅本院档案，应提前向本院提出申请，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等，并提交单位介绍信及查阅或借阅人员的有效身份证件。2.外部单位查阅或借阅档案的申请，经本院档案管理领导小组审批同意后，方可进行查阅或借阅。3.外部单位查阅或借阅档案时，应在本院档案管理人员的陪同下进行，查阅或借阅人员不得擅自复制、拍照、摘录档案内容。如需复制、拍照、摘录档案内容，应经本院档案管理领导小组批准，并签订保密协议。4.外部单位查阅或借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员归还档案时应确保档案的完整无损，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案的信息化管理（一）档案数字化1.对具有重要保存价值的档案，应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。3.数字化档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、安全保密等工作。2.电子档案应按照档案分类的标准进行分类管理，建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。3.对电子档案应进行加密存储，设置不同的访问权限，确保电子档案的安全保密。4.定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的完整性和准确性。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案