工程项目材料(设备)采购管理制度及流程

工程项目材料(设备)采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范工程项目材料（设备）采购管理工作，确保所采购的材料（设备）符合工程项目质量、进度和成本要求，保障工程项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目材料（设备）的采购活动，包括但不限于建筑材料、装饰材料、机电设备、仪器仪表等。（三）采购原则1.质量优先：所采购的材料（设备）必须符合国家相关标准、行业规范以及工程项目设计要求，确保工程质量。2.成本控制：在保证质量的前提下，通过合理的采购方式和有效的成本管理，降低采购成本，提高资金使用效率。3.进度保障：根据工程项目进度计划，及时、准确地采购所需材料（设备），确保工程施工的连续性。4.公开透明：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作和不正当竞争行为。二、职责分工（一）项目管理部门1.负责编制工程项目材料（设备）需求计划，明确材料（设备）的规格、型号、数量、质量要求和进场时间等。2.参与材料（设备）供应商的考察和评估，对采购的材料（设备）进行现场验收和使用过程中的质量监督。3.及时反馈材料（设备）在使用过程中出现的问题，并提出处理建议。（二）采购部门1.负责制定材料（设备）采购计划，根据项目需求计划和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案，与合格供应商签订采购合同。3.负责采购合同的执行和跟踪，协调解决采购过程中出现的问题，确保材料（设备）按时、按质、按量供应。4.办理材料（设备）的结算和付款手续，做好采购成本的核算和控制。（三）质量控制部门1.参与材料（设备）采购标准的制定，对采购的材料（设备）进行质量检验和检测，确保其符合质量要求。2.对供应商的质量管理体系进行评估和监督，对不合格材料（设备）提出处理意见。（四）财务部门1.负责审核采购预算和采购合同，提供资金支持和财务监督。2.办理材料（设备）采购的付款手续，进行采购成本的核算和分析。三、采购流程（一）需求计划编制1.项目管理部门根据工程项目设计文件、施工进度计划和现场实际情况，编制材料（设备）需求计划。需求计划应包括材料（设备）的名称、规格、型号、数量、质量要求、进场时间等详细信息。2.需求计划编制完成后，经项目负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到项目管理部门提交的需求计划后，结合库存情况和市场供应情况，制定材料（设备）采购计划。采购计划应明确采购的材料（设备）名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核、分管领导审批后，作为采购工作的依据。（三）供应商选择与评估1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商初步筛选采购部门根据收集到的供应商信息，对供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。初步筛选的标准包括供应商的资质证书、生产许可证、业绩情况等。3.供应商实地考察对初步筛选合格的供应商，采购部门组织项目管理部门、质量控制部门等相关人员进行实地考察。实地考察的内容包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、人员素质等方面。考察结束后，考察人员应撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价。4.供应商评估采购部门根据供应商的信息收集、初步筛选和实地考察情况，对供应商进行综合评估。评估的指标包括质量、价格、交货期、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。5.合格供应商确定采购部门根据供应商的评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。合格供应商名单应定期进行更新和调整。（四）采购方式选择1.公开招标对于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的材料（设备）采购项目，应采用公开招标的方式进行采购。公开招标应按照国家相关法律法规和公司的招标管理办法进行操作，确保招标过程的公开、公平、公正。2.邀请招标对于采购金额较大、技术要求较高，但市场供应商数量有限的材料（设备）采购项目，可以采用邀请招标的方式进行采购。邀请招标应向至少三家合格供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判对于技术规格不明确、市场价格波动较大的材料（设备）采购项目，或者因紧急需要无法进行招标的采购项目，可以采用竞争性谈判的方式进行采购。竞争性谈判应邀请至少三家合格供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的材料（设备），或者因发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的材料（设备），可以采用单一来源采购的方式进行采购。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的合理性和合法性。（五）采购合同签订1.采购部门根据采购方式确定成交供应商后，应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料（设备）的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司的利益。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分别送项目管理部门、质量控制部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购合同执行与跟踪1.采购部门应按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪供应商的生产进度和交货情况。如发现供应商不能按时交货或产品质量存在问题，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。2.项目管理部门应根据工程项目进度计划，提前做好材料（设备）的接收准备工作。材料（设备）到货后，项目管理部门应组织质量控制部门、采购部门等相关人员进行现场验收。验收内容包括材料（设备）的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，相关人员应在验收报告上签字确认。3.对于需要进行安装调试的设备，采购部门应协调供应商及时安排技术人员进行安装调试，并对安装调试过程进行监督。安装调试合格后，应组织相关人员进行验收。（七）采购结算与付款1.采购部门根据验收报告和采购合同的约定，办理材料（设备）的结算手续。结算时应提供发票、验收报告、采购合同等相关资料。2.财务部门收到采购部门提交的结算资料后，应进行审核。审核无误后，按照采购合同的约定办理付款手续。付款方式应根据采购合同的约定执行，一般采用银行转账的方式进行付款。四、采购风险管理（一）市场风险1.采购部门应密切关注市场价格波动情况，及时调整采购策略。对于价格波动较大的材料（设备），可以采用签订长期合同、套期保值等方式进行风险控制。2.加强与供应商的合作，建立稳定的供应关系，降低因市场供应短缺导致的采购风险。（二）质量风险1.质量控制部门应加强对采购材料（设备）的质量检验和检测，严格执行质量标准和验收程序。对于不合格材料（设备），应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。2.对供应商的质量管理体系进行监督和评估，促使供应商不断提高产品质量。（三）交货期风险1.采购部门应与供应商签订明确的交货期条款，并对供应商的生产进度进行跟踪和监督。如发现供应商可能不能按时交货，应及时采取措施，如要求供应商加快生产进度、调整交货时间等。2.制定应急预案，应对因供应商交货延迟导致的工程进度延误问题。（四）合同风险1.采购合同签订前，应经公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司的利益。2.加强对采购合同的管理，严格按照合同约定执行，及时处理合同纠纷。五、采购档案管理（一）采购档案内容采购档案包括采购需求计划、采购计划、供应商信息、采购招标文件、投标文件、采购合同、验收报告、结算凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）采购档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。档案保管期限应按照公司的档案管理规定执行。（三）采购档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案时，应填写查阅或借阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅或借阅。2.查阅或借阅人员应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、丢失档案资料。借阅档案应按时归还。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对工程项目材料（设备）采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本的控制情况等。2.公司纪检监察部门应加强对采购人员的廉洁自律监督，防止采购过程中出现腐败行为。（二）考核指标1.采购部门的考核指标包括采购计划完成率、采购成本降低率、供应商交货及时率、采购质量合格率等。2.项目管理部门的考核指标包括材料（设备）需求计划的准确性、材料（设备）现场验收的及时性和准确性等。3.质