公检法系统档案管理细则

公检法系统档案管理细则一、总则为规范公检法系统档案管理，保障司法、执法活动中形成的档案完整、安全、有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》《人民检察院档案管理办法》《公安机关档案管理规定》等法律法规，结合公检法工作实际，制定本细则。本细则适用于各级人民法院、人民检察院、公安机关（含派出机构）在履行司法审判、法律监督、行政执法职责过程中形成的各类档案的管理活动。档案管理应遵循以下原则：依法依规：严格遵守法律法规和行业规范，确保档案管理行为合法合规，维护档案的法律凭证效力。安全保密：建立健全保密制度，严防档案失泄密、损毁或篡改，保障国家秘密、工作秘密和个人隐私安全。高效利用：优化档案管理流程，为司法办案、法律监督、社会服务等工作提供便捷、准确的档案支撑。集中统一：实行档案集中管理，维护档案的系统性、完整性，避免分散管理导致的档案流失或混乱。二、管理职责（一）档案管理部门职责各级公检法机关应设立专门档案管理机构（如档案科、档案处），统筹本单位档案管理工作：制定档案管理制度、业务规范及分类方案，指导各业务部门开展档案工作；负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计及利用服务，定期开展档案安全检查；组织档案数字化建设，推进电子档案与纸质档案的一体化管理；开展档案业务培训、学术研究及宣传工作，提升全员档案管理意识。（二）业务部门职责办案部门、综合部门等业务单位是档案形成的责任主体：负责本部门业务文件材料的形成、积累和整理，确保材料真实、完整、规范；按规定时间和要求向档案管理部门移交档案，配合开展档案利用、鉴定等工作；对本部门形成的档案质量负责，明确专人对接档案管理工作。（三）档案人员职责档案工作人员应具备档案管理或司法、执法相关专业知识，熟悉业务流程：严格遵守档案管理和保密制度，履行档案收集、整理、保管、利用等职责；定期参加业务培训，提升数字化管理、风险防控等能力；对档案管理中的违规行为及时报告，协助查处档案失泄密、损毁等事件。三、档案分类与整理（一）档案分类结合公检法工作特点，档案分为四类：案件档案：含刑事、民事、行政案件卷宗（如法院诉讼档案、检察院检察档案、公安机关治安/刑侦档案），记录案件办理全过程的法律文书、证据材料、调查笔录等。文书档案：含政策文件、会议记录、工作计划总结、人事管理、财务管理等综合性文件，反映单位整体工作运行情况。声像档案：含照片、录音、录像、电子数据（如现场勘查影像、讯问同步录音录像、新闻报道素材），以视听形式记录工作场景。专业档案：含户籍档案、出入境档案、司法鉴定档案、涉案财物管理档案等，体现特定业务领域的管理成果。（二）整理要求1.立卷规则：案件档案原则上“一案一卷”，复杂案件可“一案多卷”，按案件办理流程（如立案、侦查、审查、判决）整理材料，确保证据链完整；文书档案按年度、机构、问题等特征分类，保持文件间的有机联系。2.编目规范：卷内文件按形成规律或重要程度排序，逐页编号，编制《卷内文件目录》和《备考表》；案卷封面填写案号、案由、承办人、归档日期等信息，字迹清晰、耐久（推荐使用碳素墨水书写）。3.数字化整理：档案数字化应符合《纸质档案数字化技术规范》，扫描分辨率不低于300dpi，彩色图像采用真彩色模式；电子档案采集完整元数据（如形成时间、责任人、关联案件号），与纸质档案建立一一对应关系；依托电子档案管理系统，实现档案存储、检索、利用、备份一体化。四、收集与归档（一）归档范围公检法机关在工作中形成的以下材料应归档：案件办理材料：法律文书、证据材料、调查笔录、庭审记录、涉案财物清单等；文书材料：制发或收到的公文、会议材料、统计报表、规章制度、荣誉证书等；声像材料：现场勘查照片、讯问/庭审录像、新闻报道视频、电子数据（如电子卷宗、执法记录仪数据）；专业材料：户籍登记、出入境审批、司法鉴定报告、涉案财物处置记录等；其他具有保存价值的材料（如重要调研成果、学术论文）。（二）归档时间案件档案：案件办结（如判决生效、结案审批）后3个月内，由办案人员整理移交；文书档案：次年第一季度完成上一年度文书的收集、整理、归档；声像档案、专业档案：随办随归或按业务周期移交（如户籍档案每年集中归档一次），具体时限由各单位结合业务特点确定。（三）归档要求材料质量：移交的档案材料应完整、准确、系统，无涂改、伪造，字迹材料符合耐久性要求（禁止使用圆珠笔、铅笔书写）；电子归档：电子文件与纸质文件内容一致，格式为通用可识别类型（如PDF、XML），并刻录备份光盘；移交手续：填写《档案移交清册》，列明档案编号、数量、内容等，移交双方签字确认，明确责任。五、保管与利用（一）保管条件档案库房应独立设置，远离易燃、易爆、潮湿、污染源，配备“七防”设施（防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光）：安装温湿度自动调控设备，温度保持14-24℃，相对湿度45-60%；档案装具采用国家标准档案柜，定期检查维护，防止档案霉变、虫蛀；库房实行专人值守，安装视频监控、门禁系统，24小时监控。（二）保管期限案件档案：原则上永久保管；涉及轻微违法、调解结案的案件档案，可定期保管（如30年）；文书档案：根据文件重要程度分为永久、30年、10年（如年度工作报告、重要政策文件永久保管，一般性通知、简报保管10年）；声像档案、专业档案：参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合业务特点确定保管期限。（三）利用规定1.内部利用：办案人员凭工作证和审批手续查阅档案，如需复制、摘录，应经档案管理部门批准，复制件加盖“档案复制件”印章；2.外部利用：律师阅卷、当事人查询、政府信息公开等外部利用，应严格按照《律师法》《政府信息公开条例》等规定办理，涉密档案严禁对外提供；3.电子利用：利用电子档案应通过专用终端，严禁拷贝、篡改档案数据，系统自动记录利用日志，确保可追溯。六、保密与安全（一）保密管理档案按涉密等级分为绝密、机密、秘密和非涉密，实行分级管理：涉密档案单独存放，借阅需经分管领导审批，登记备案，严禁在非涉密网络传输；定期开展保密培训，签订保密责任书，提升工作人员保密意识；档案数字化过程中，涉密档案应在涉密环境下处理，严禁通过互联网传输。（二）安全防护数据备份：档案数据定期备份（至少异地备份一份），建立灾难恢复预案，防止数据丢失；档案修复：对受损档案（如霉变、褪色、破损）及时修复，采用专业技术延长档案寿命，修复过程记录存档；应急处置：制定档案安全应急预案，定期开展演练，提升火灾、水灾、网络攻击等突发事件的应对能力。七、鉴定与销毁（一）鉴定小组由档案管理部门、业务部门、保密部门人员及法律专家组成鉴定小组，每10年对档案进行一次价值鉴定。（二）鉴定流程鉴定小组对照《档案保管期限表》，逐卷（件）审查档案价值，提出“继续保管”或“销毁”意见；鉴定意见经单位领导办公会审议通过后，报上级主管部门备案（涉密档案需报保密部门审批）。（三）销毁方式编制《档案销毁清册》，列明档案编号、内容、数量等，永久保存销毁记录；涉密档案由2名以上专人监销，销毁过程全程录像