共享会议室设备维护服务合同

共享会议室设备维护服务合同本共享会议室设备维护服务合同（以下简称“合同”）由以下双方于____年____月____日签订：

甲方（服务接受方）：[甲方全称]

乙方（服务提供方）：[乙方全称]

鉴于甲方拥有或运营共享会议室，并希望聘请乙方提供设备维护服务，以保障会议室设备的正常运行和良好使用体验；乙方拥有提供此类服务的专业能力、技术和资源。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

**第一条服务范围**

1.1乙方负责为甲方指定的共享会议室提供设备维护服务，确保会议室内所有设备处于良好工作状态。服务范围包括但不限于：

(1)会议室音频设备：如麦克风、音箱、调音台、功放、录播系统等；

(2)会议室视频设备：如投影仪、显示屏、摄像机、视频会议终端、录播主机等；

(3)会议室照明设备：如主照明、辅助照明、调光系统等；

(4)会议室控制设备：如中央控制系统、触摸屏、遥控器等；

(5)会议室网络设备：如网络交换机、路由器、无线接入点等（如双方另有约定，则除外）；

(6)其他与会议相关的辅助设备：如白板、翻页笔、打印机、投影幕布等。

1.2除非本合同另有约定，乙方提供的维护服务应覆盖甲方共享会议室内所有列出的设备。

**第二条服务内容**

2.1日常巡检：乙方应按照约定频率（例如：每周/每月）对服务范围内的设备进行外观及运行状态检查，及时发现并记录潜在问题。

2.2故障维修：当设备发生故障或无法正常工作时，乙方应在接到甲方通知后，按照本合同约定的响应时间进行维修，直至设备恢复正常功能。

(1)响应时间：乙方应在接到甲方故障通知后____小时内响应（或：____个工作小时内响应）。

(2)维修时间：对于一般性故障，乙方应在响应后____小时内（或：____个工作小时内）完成修复；对于复杂故障，应协商确定合理的维修时间。

2.3预防性维护：乙方应定期（例如：每季度/每半年）对设备进行预防性维护保养，包括清洁、紧固、检查关键部件等，以降低设备故障率，延长设备使用寿命。

2.4软件更新与支持：对于设备固件或相关软件的更新，乙方应及时提供支持，并在不影响会议使用的前提下进行更新。

2.5备品备件：乙方应确保维修所需的原厂或兼容备品备件的质量，并合理储备，以保证维修工作的及时性。备品备件的费用通常由乙方承担（如因设备本身老化或非乙方责任造成的损坏除外，具体由双方协商确定）。

2.6技术支持：乙方应为甲方提供必要的技术支持，解答甲方在使用设备过程中遇到的问题。

**第三条服务时间与响应**

3.1日常巡检时间：____（例如：工作日____:00至____:00，或：根据实际情况约定）。

3.2故障维修服务时间：除法定节假日和休息日外，提供全天候服务。紧急故障（可能导致会议无法进行或严重影响的故障）应立即响应。

3.3非工作时间故障处理：在非工作时间（指工作日的正常工作时间之外）或法定节假日、休息日发生的故障，乙方应根据故障的紧急程度，在下一个工作开始后____小时内响应处理。

**第四条服务费用与支付**

4.1服务费用：乙方提供本合同约定的服务内容，甲方应向乙方支付服务费用。费用标准如下：

(1)年度维护费：人民币____元/年。该费用包含日常巡检、一般故障维修、预防性维护、软件更新支持等基础服务。

(2)或：按次收费。对于超出约定范围的维修或紧急处理，双方应协商确定费用。

(3)或：以上两者结合的其他方式，具体为____。

4.2费用调整：本合同项下的服务费用在合同有效期内保持不变，但如遇设备重大更新、服务范围显著扩大或减少，或发生不可预见的重大成本变动时，双方可友好协商调整费用。

4.3支付方式：甲方应于每年____月____日前向乙方支付当年度的服务费用；或按照双方约定的其他周期支付。支付方式为银行转账，乙方账户信息如下：

开户行：____

账户名称：____

账号：____

4.4付款条件：甲方应在收到乙方开具的等额发票后____日内支付相关费用。

**第五条双方权利与义务**

5.1甲方权利与义务：

(1)有权要求乙方按照合同约定提供服务，并对服务质量进行监督。

(2)有义务及时向乙方通报设备故障情况，提供必要的维修便利（如提供操作权限、备份数据说明等）。

(3)应妥善保管和使用会议室设备，避免人为损坏。因甲方使用不当造成的设备损坏，维修费用由甲方承担。

(4)应指定联系人，负责与乙方沟通服务相关事宜。

(5)有义务配合乙方进行预防性维护工作。

5.2乙方权利与义务：

(1)有权按照合同约定收取服务费用。

(2)应确保所派出的技术人员具备相应的资质和经验。

(3)应按照合同约定的服务范围、内容和时间要求提供及时、有效的维护服务。

(4)应对服务过程中知悉的甲方商业秘密承担保密义务。

(5)维修过程中如需更换备品备件，应事先征得甲方同意（紧急情况除外），并告知更换部件的品牌、型号和费用（如适用）。

(6)应妥善保管在维修过程中接触的甲方资料和物品。

**第六条保密条款**

6.1双方应对在本合同履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户信息等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。

6.2本保密义务不因本合同的终止而失效。

**第七条故障责任**

7.1因乙方提供的服务不到位（如未能按时响应、未能有效修复故障）导致甲方会议无法正常进行，经核实后，乙方应承担相应的赔偿责任，具体赔偿方式为____（例如：减免当次服务费、支付违约金____元等）。

7.2因设备本身的质量问题或不可抗力因素导致的故障，乙方仍应提供维修服务，但可免于承担由此产生的维修费用（如更换部件的费用）。

7.3因甲方原因（如使用不当、未按要求操作）导致的设备损坏，乙方有权拒绝提供免费维修，并要求甲方承担相应的维修费用。

**第八条合同期限**

8.1本合同有效期为____年，自____年____月____日起至____年____月____日止。

8.2合同期满前____月，如双方均有意续约，应另行签订书面续约协议。若双方未在期限届满前达成续约协议，本合同到期自动终止。

**第九条合同解除**

9.1经双方协商一致，可以书面形式解除本合同。

9.2发生以下情况之一，守约方有权书面通知违约方解除本合同，并要求违约方承担相应的违约责任：

(1)一方严重违反本合同约定，经守约方书面催告后____日内仍未纠正的；

(2)乙方持续无法提供合格的服务，严重影响甲方正常运营的；

(3)甲方无正当理由长期拖欠服务费用的；

(4)任何一方进入破产、清算程序的。

**第十条违约责任**

10.1任何一方违反本合同约定，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿因此给对方造成的直接经济损失。

10.2若因一方违约导致合同解除，违约方应赔偿守约方因此遭受的损失。

**第十一条不可抗力**

11.1因地震、台风、洪水、战争、政府行为等不可抗力事件，导致任何一方无法履行本合同义务的，受影响方应立即通知对方，并在合理期限内提供证明文件。

11.2不可抗力事件发生后，双方应根据事件影响程度，协商决定是否暂停履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，双方各自承担。

**第十二条争议解决**

12.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。

12.2协商不成的，任何一方均有权向____（选择：甲方所在地人民法院提起诉讼/提交____仲裁委员会仲裁）解决。

**第十三条其他**

13.1本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

13.2本合同的所有通知应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或邮箱。

13.3本合同一式____份，甲方执____份，乙方执____份，具有同等法律效力。

13.4本合同自双方签字盖章之日起生效。

（以下无正文）

甲方（盖章）：____________________

法定代表人或授权代表（签字）：

日期：____年____月____日

乙方（盖章）：____________________

法定代表人或授权代表（签字）：

日期：____年____月____日

**一、所需附件列表（示例性，具体根据实际情况增减）**

1.**《服务设备清单及配置表》**：详细列出每个会议室内包含的设备型号、数量、品牌、序列号等信息。

2.**《服务范围详细说明》**：对合同第二条“服务内容”中提到的服务范围进行更具体的界定，例如明确哪些网络设备、辅助设备包含在内，哪些不包含。

3.**《备品备件清单》**：列出乙方承诺储备的常见备品备件及其规格、数量。

4.**《收费标准明细》（如适用）**：如果服务费用不是单一的年度固定费，可以提供更详细的收费项目、计算方式和价格明细。

5.**《应急联系方式清单》**：虽然合同中未要求电话，但可以提供乙方主要技术支持或联系人名单及方式（如邮箱、即时通讯账号等）。

6.**《预防性维护计划表》**：详细列出预防性维护的具体项目、执行频率、执行标准等。

7.**《服务报告样本》**：提供乙方提交的日常巡检报告、故障维修报告、预防性维护报告等的格式样本。

8.**《保密协议》（如需要）**：如果需要更严格的保密措施，可以单独签订针对本合同项下信息的保密协议。

**二、违约行为罗列及认定**

|序号|违约行为描述|认定依据/情形|

|:---|:---------------------------------------------------------------|:-----------------------------------------------------------------------------|

|1|**乙方未能按时响应故障维修请求**|超过合同第三条约定的响应时间（如工作日故障超过X小时未响应，非工作日故障超过X小时未响应）。|

|2|**乙方未能按时完成故障维修，导致设备长时间无法使用**|超过合同第三条约定的维修时间，且该延误对甲方造成了实际影响（如耽误了预定会议）。|

|3|**乙方提供的维修服务效果不佳，设备反复出现同类故障**|在合理期限内（如维修后X日内或X个月内），同个设备因相同原因再次发生故障，经甲方指出后乙方未能有效解决。|

|4|**乙方提供的服务不符合合同约定的服务质量标准**|如设备清洁不彻底、软件更新导致新问题、预防性维护未能有效降低故障率等，经甲方指出或检验确认。|

|5|**甲方未能及时通知乙方故障，或拒绝配合维修工作**|甲方在设备故障发生后超过合理时间（如X小时）未通知乙方，或无正当理由拒绝乙方进入现场、操作设备、获取必要信息等。|

|6|**甲方因使用不当导致设备损坏，未承担相应费用**|经乙方鉴定或双方确认，设备损坏是由于甲方违反操作规程、故意损坏等非正常使用行为造成的。|

|7|**甲方无正当理由拖欠服务费用**|甲方超过合同约定的付款期限（如合同约定X日内付款，实际超过X天仍未支付）。|

|8|**任何一方单方面无故解除合同**|在没有符合合同解除条款（第九条）约定的情形下，擅自终止合同。|

**三、文档所涉及的法律名词及解释**

1.**合同（Contract）**：当事人之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同受法律保护。

2.**服务范围（ScopeofServices）**：指合同约定乙方需要提供服务的具体内容和界限。

3.**服务内容（ServiceContent）**：指为达成服务范围而具体实施的服务项目，如巡检、维修、维护等。

4.**维护（Maintenance）**：为保持设备处于良好状态或恢复其功能而进行的技术操作，包括预防性维护和故障维修。

5.**预防性维护（PreventiveMaintenance）**：定期进行的维护活动，旨在预防设备故障的发生。

6.**故障（Malfunction/Failure）**：设备无法正常工作或性能下降的状态。

7.**响应时间（ResponseTime）**：从接到服务请求到开始采取行动（如派出人员）之间的时间。

8.**维修时间（RepairTime）**：从开始维修到设备恢复功能之间的时间。

9.**服务费用（ServiceFee）**：甲方为获得乙方提供的维护服务而支付的费用。

10.**不可抗力（ForceMajeure）**：指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等。

11.**保密条款（Non-DisclosureClause）**：合同中约定的保护商业秘密，禁止一方向第三方泄露对方信息的条款。

12.**争议解决（DisputeResolution）**：指合同履行过程中发生争议时，当事人选择的处理方式，如协商、诉讼、仲裁。

13.**违约责任（BreachofContractLiability）**：当事人一方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定的，应承担的继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

14.**合同解除（TerminationofContract）**：指合同有效成立后，因出现法定或约定的事由，由当事人一方或双方将合同的权利义务终止的行为。

**四、合同实际执行过程中的问题及注意事项及解决办法**

**问题及注意事项：**

1.**服务范围界定不清：**

***注意：**合同中“设备”和“服务”的边界可能模糊，如网络连接、特定软件应用支持等。

***解决办法：**在附件中详细列出设备清单和配置；在合同中明确哪些服务是必须提供的（如硬件维修），哪些是可选或需额外付费的（如软件定制支持、网络优化）。

2.**响应和维修时间争议：**

***注意：**“及时”、“合理时间”等表述可能存在主观性，导致双方在延误时产生争议。

***解决办法：**尽量使用可量化的时间标准（如“4小时响应”、“24小时修复”），并明确不同故障等级对应的时间要求。约定在发生争议时，可通过第三方机构评估或参照行业标准来确定时间是否“合理”。

3.**备件费用承担与原厂备件：**

***注意：**维修中使用原厂备件还是兼容备件？备件费用由谁承担？特别是对于非乙方责任造成的损坏。

***解决办法：**在合同中明确约定备件的来源（原厂优先或双方协商）、费用承担原则（如维修费中包含、甲方承担、或区分非因乙方责任造成的损坏由甲方承担备件费等）。

4.**人为损坏的责任界定：**

***注意：**甲方员工使用不当造成的设备损坏，责任难以界定。

***解决办法：**在合同中明确甲方的使用责任，要求提供必要培训；制定设备使用规范并要求甲方遵守；约定人为损坏的维修费用由甲方承担。

5.**服务效果难以量化：**

***注意：**对于预防性维护的效果（如是否真的降低了故障率）难以衡量。

***解决办法：**约定乙方定期（如每季度/半年）提交服务报告，包含设备运行状态、故障统计、用户反馈等信息；设定关键绩效指标（KPI），如年度故障停机时间不超过X小时。

6.**数据安全和隐私保护：**

***注意：**维护过程中可能接触到甲方的会议记录、客户信息等敏感数据。

***解决办法：**签订保密协议；在合同中明确乙方对甲方数据的保密义务和合规性要求（如遵守相关数据保护法规）。

7.**合同期限届满前的续约：**

***注意：**可能因价格、服务满意度等问题导致续约谈判陷入僵局。

***解决办法：**在合同中约定续约的默认条件（如到期自动续约，除非一方提前X个月提出书面不续约意向），并提前开始续约谈判。

**五、合同适用的所有场景**

本《共享会议室设备维护服务合同》适用于以下场景：

1.**商业地产运营方：**为出租的办公室、联合办公空间、写字楼里的共享会议室配备的设备（如投影仪、麦克风、白板等）提供维护服务。

2.**酒店/会议中心：**为其提供的宴会厅、多功能厅、小型会议室等公共或可预订会议室的设备提供维护保障。

3.**企业总部或分支机构：**对于集团内多个地点共享使用的会议室，由总部统一采购设备并委托第三方或指定地点进行维护，或由各分支机构自行管理设备但委托外部维护。

4.**会展中心/活动场馆：**为临时搭建或长期设置的活动/会议区域内的设备提供日常维护支持。

5.**教育机构/培训机构：**为教室、报告厅等公共教学场所的设备（如多媒体设备）提供维护服务，保障教学活动的顺利进行。

6.**医疗机构：**为诊室、会议室等区域使用的特定或通用设备提供维护（需注意行业特殊性）。

7.**非营利组织/社区中心：**为其公共空间内的共享设备提供维护，服务于会员或公众。

8.**任何拥有多个、需要对外或对内提供会议服务的场所或组织：**只要其会议室配备了需要专业维护的电子设备，均可使用此合同框架作为参考，进行定制化签订。

**一、特殊应用场合及应增加的条款**

1.**特殊应用场合：大型国际会议中心**

***说明：**场所规模宏大，设备种类繁多且专业性强（如大型舞台灯光、专业音响系统、多格式视频切换台、高速网络系统），对可靠性和应急响应能力要求极高，且可能有多个不同供应商的设备。

***应增加条款：**

***《应急预案与演练》条款：**

***内容：**约定在发生重大故障或灾难性事件（如供电中断、核心设备宕机）时的详细应急处理流程、沟通机制、人员协调方案。要求乙方定期（如每年）组织应急演练，并向甲方提交演练报告。

***《多供应商协调》条款：**

***内容：**明确乙方在维护过程中，如需协调其他设备供应商（如灯光、视频供应商），应负责及时、有效地进行沟通和协调，确保整体系统的正常运行。甲方应向乙方提供各子系统供应商的联系方式。

***《核心设备专人负责制》条款：**

***内容：**对于特别关键的核心设备（如主视频矩阵、舞台调光台），可以要求乙方指定专门的技术专家负责，并保持该专家的稳定性和可用性。

***《备件库共建/共享（可选）》条款：**

***内容：**考虑到备件成本和获取难度，双方可以协商建立关键备件的共享库或由乙方代为管理甲方自备的关键备件，明确双方在管理、使用、费用分摊上的责任。

2.**特殊应用场合：医疗机构（手术室/特殊诊室）**

***说明：**对设备的可靠性、安全性、洁净度有极高要求，且可能涉及医疗法规和患者隐私。

***应增加条款：**

***《合规性保证》条款：**

***内容：**要求乙方保证其维护服务、使用的备件及操作流程符合国家及地方关于医疗设备（特别是用于无菌或高风险环境的设备）的相关法律法规和标准。乙方需提供相关资质证明。

***《数据隐私保护（增强）》条款：**

***内容：**在通用保密条款基础上，明确乙方在维护涉及患者信息显示或记录的设备（如带屏幕的检查设备）时，必须采取严格的物理和技术措施保护患者隐私，禁止无关人员窥视，维护后清除临时存储的敏感数据。

***《特殊环境操作规范》条款：**

***内容：**对进入洁净室或特殊诊疗区域维护时的着装（如需穿戴洁净服）、行为规范、清洁要求等作出具体规定。

***《报告制度（增强）》条款：**

***内容：**要求乙方在完成每次维护（尤其是关键设备）后，提交包含操作详情、设备状态评估、潜在风险提示的详细书面报告，并可能需要经甲方现场确认。

3.**特殊应用场合：高校/研究机构实验室**

***说明：**设备通常具有高精度、专业化、连续运行的特点，且可能涉及科研数据的安全。

***应增加条款：**

***《精度校准与记录》条款：**

***内容：**约定对需要定期校准的精密仪器，乙方应按照仪器说明书或相关标准进行校准，并保留详细的校准记录，需甲方或其指定人员签字确认。

***《科研数据保护》条款：**

***内容：**明确在维护存储科研数据的计算机或相关设备时，如需恢复出厂设置或更换硬盘等，必须先与甲方科研人员沟通，确保所有未备份的重要科研数据已安全备份。

***《备件兼容性认证》条款：**

***内容：**对于科研专用设备，要求乙方提供的备件必须是通过原厂认证或经过甲方书面同意的兼容件，以保证实验结果的准确性和设备的长期稳定性。

4.**特殊应用场合：金融机构总部（交易室/指挥中心）**

***说明：**对系统的实时性、稳定性、安全性要求极高，任何中断都可能造成巨大经济损失。

***应增加条款：**

***《零中断维护窗口（ZTP-ZeroDowntimeMaintenance）》条款：**

***内容：**对于核心系统设备，约定在业务高峰时段或关键会议期间，只能进行影响最小的维护（如远程配置更新、不影响运行的部件更换），并需采用热备、双机切换等方案，力求实现维护零中断。

***《安全审计与保密（增强）》条款：**

***内容：**要求乙方对维护过程中的所有操作（尤其是涉及系统配置、软件更新的操作）进行详细记录，并提供操作日志供甲方审计。乙方人员需通过甲方的安全背景审查，并遵守甲方的严格保密规定。

***《冗余系统与切换测试》条款：**

***内容：**如果系统采用冗余设计，要求乙方定期（如每月）进行冗余切换演练，确保切换流程顺畅，并向甲方提交演练报告。

5.**特殊应用场合：主题公园/大型娱乐场所**

***说明：**设备（如游乐设施配套影院、舞台灯光音响、互动装置）需要承载大量人流，运行时间长，且对外观效果要求高。

***应增加条款：**

***《高负荷运行适应性维护》条款：**

***内容：**约定乙方需针对设备的高强度、长时间运行特点，制定专项维护计划，重点关注设备磨损和疲劳状态，提前预防故障。

***《外观维护与清洁》条款：**

***内容：**在常规维护之外，增加对设备外观、指示灯、操作界面等部分的清洁和整理要求，保持设备良好的视觉效果。

***《夜间巡检》条款：**

***内容：**约定在夜间或非工作时间增加巡检频次，特别是对于舞台灯光、音响等影响场内氛围的设备，确保其处于良好状态，及时发现故障。

**二、附件条款增加**

**1.当有第三方介入时，需要增加的第三方的款项（责权利）及具体内容。**

这通常体现在合同中关于服务范围、费用承担、沟通协调等方面的条款中，而不是一个独立的附件。需要在合同正文中明确：

***第三方角色：**明确合同中可能涉及哪些第三方（如其他设备供应商、甲方内部IT部门、系统集成商）。

***第三方责权利：**

***沟通协调责任：**乙方负责作为甲方与第三方之间的主要联络点，负责协调因第三方设备问题引发的故障处理，但甲方仍保留直接联系第三方的权利。

***费用承担：**明确因第三方设备本身问题导致的维修费用由谁承担（通常由设备所有权方或原供应商承担），乙方仅提供必要的协调服务。如果乙方需要投入额外资源协助第三方解决问题，其费用应由责任方承担，或根据合同约定由甲方承担。

***信息共享（在授权范围内）：**乙方在获得甲方授权后，可以向必要的第三方共享为解决问题所需要的信息（如设备日志、故障现象），但需保护甲方商业秘密。

***示例性条款（可加入合同正文）：**

>**第X条第三方协调**

>X.1乙方应负责协调处理服务范围内的设备故障。对于因服务范围外设备（以下简称“第三方设备”）故障，乙方应积极协助甲方联系相关第三方进行维修。

>X.2乙方有义务向必要的第三方提供为诊断和解决故障所必需的信息（包括但不限于设备运行状态、故障现象描述），但甲方保留直接与任何第三方沟通的权利。

>X.3因第三方设备故障处理产生的第三方服务费用，由____（例如：该第三方设备的所有权方/甲方）承担。如乙方因协助第三方处理该故障而付出了额外的合理成本（如差旅费、额外工时），有权向甲方主张，具体费用标准为____。

**2.当以上合同是以甲方为主导时，需要额外增加的甲方主动性（责权利）合同条款及具体内容。**

这意味着甲方在合同中扮演更积极的角色，需要承担更多责任或拥有更多控制权。

***甲方主动性条款示例：**

***《甲方指定管理员与权限管理》条款：**

***内容：**甲方负责指定一名或多名设备管理员，并负责维护甲方用户对设备的操作权限。乙方人员上门维护时，需与管理员对接，并可能需要管理员协助进行某些操作或提供特定权限。

***《甲方备件储备与共享》条款：**

***内容：**甲方可以自行决定储备哪些关键设备的备件，并在合同中明确乙方在维护时可以优先使用甲方储备的备件。约定备件借用规则、费用分摊（如乙方使用甲方备件需支付象征性费用或从服务费中抵扣）以及备件的所有权归属。

***《甲方内部培训与考核》条款：**

***内容：**甲方有权要求乙方提供针对甲方管理或使用人员的设备操作、基础维护或应急处理培训。乙方应配合提供培训资料和师资。甲方可以考核培训效果，乙方应配合。

***《服务验收与确认》条款（增强）：**

***内容：**对于重要的维修或改造，增加甲方现场验收确认的环节，甲方需在服务报告上签字确认表示服务合格，否则乙方服务未完成。

**3.当以上合同是以乙方为主导时，需要额外增加的乙方主动性（责权利）合同条款及具体内容。**

这意味着乙方在合同中承担更多主动履行的责任。

***乙方主动性条款示例：**

***《主动远程监控与预警》条款：**

***内容：**在获得甲方同意和必要的技术接口后，乙方可以主动对服务范围内的部分关键设备进行远程监控，并在发现异常或潜在故障前向甲方发出预警，以便提前安排维护。

***《主动知识库建设与共享》条款：**

***内容