标准化采购申请与审批流程

标准化采购申请与审批流程工具模板一、适用范围与业务场景本流程适用于企业各部门在日常运营、项目执行或专项工作中，因工作需要采购各类物资（如办公用品、生产设备、原材料）、服务（如咨询、维修、外包）或固定资产时，从需求提出到最终付款的全过程管理。通过标准化流程，保证采购行为合规、高效，同时实现成本可控与资源优化配置。常见场景包括：行政部门采购办公文具及耗材；生产部门采购生产原料及零部件；项目组采购专用设备及技术服务；各部门采购低值易耗品或维修服务。二、标准化操作流程详解（一）需求提出与预算确认需求识别：申请人根据部门工作计划或实际需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预估单价，填写《采购申请单》基础信息。预算核对：申请人需提前确认采购事项是否在部门年度/月度预算范围内，核对预算科目及可用余额。若预算不足，需按预算调整流程申请追加预算，待审批通过后启动采购。（二）采购申请单提交填写申请单：申请人通过企业OA系统或指定表单，完整填写《采购申请单》（详见模板部分），相关附件（如技术参数、比价依据、需求说明等）。提交审批：申请单提交至部门负责人处进行初审。（三）部门初审审核内容：部门负责人重点审核采购需求的合理性、必要性及预算匹配度，确认是否符合部门工作目标。处理结果：审核通过后流转至财务部门；若需修改，退回申请人补充说明；若不符合需求，驳回并注明原因。（四）财务复审审核重点：财务审核人核对预算科目准确性、预估价格的合理性（参考历史采购数据或市场行情），检查附件完整性。风险把控：对超预算或大额采购（如单笔超5万元），要求提供至少3家供应商的比价记录或询价证明。流转结果：审核通过后提交至对应审批层级；若预算不足或价格异常，退回部门调整。（五）分级审批根据采购金额及事项类型，按以下层级审批：小额采购（预估金额≤2万元）：由部门负责人及采购部门负责人联合审批；中额采购（2万元＜预估金额≤10万元）：需分管副总审批；大额采购（预估金额＞10万元）：提交总经理审批，涉及重大固定资产或战略采购需经总经理办公会审议。（六）采购执行任务分配：采购部门收到审批通过的申请单后，由采购经办人根据采购需求选择采购方式（公开招标、询价、单一来源等）。供应商选择：优先选择企业合格供应商名录中的合作方，新供应商需经过资质审核（营业执照、相关资质证书等）。合同签订：采购金额超5万元需签订正式采购合同，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款，合同需经法务部门（若有）审核。（七）验收与入库到货验收：物品送达后，由申请人所在部门联合仓库管理员（或使用部门）共同验收，核对数量、规格、质量是否与申请单一致，填写《验收单》并签字确认。不合格处理：若验收不符，及时通知采购部门联系供应商退换货，直至合格为止。入库登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账，同时将《验收单》反馈至财务部门。（八）付款结算单据整理：采购经办人收集《采购申请单》《审批单》《采购合同》《验收单》《供应商凭证》等全套资料，提交财务部门。付款审核：财务部门核对单据一致性，确认无误后按合同约定付款方式（如银行转账、支票等）办理付款，并更新台账。资料归档：采购部门将全套资料分类存档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。三、采购申请单模板及填写说明（一）采购申请单模板基本信息内容申请部门申请人*某某申请日期年月日联系方式（内部分机号，禁止对外公开）采购详情序号物品/服务名称12预算信息预算科目（如：行政办公费、原材料采购费等）预算编号预算余额（元）审批流程审批人部门审核*某某财务审核*某某分管领导审批*某某总经理审批*某某执行信息采购方式（□询价□招标□单一来源□其他）最终供应商合同编号（若有）实际采购金额（元）验收人*某某验收日期年月日付款状态（□未付款□部分付款□已付款）（二）填写说明基本信息：申请部门需填写全称，申请人需为实际需求提出人，联系方式保证内部可联系即可。采购详情：物品/服务名称需准确，规格型号、数量、单位需与需求一致，预估单价需参考市场价或历史数据，用途说明需简明扼要（如“行政部日常办公用”“A项目生产原料”）。预算信息：预算科目需符合企业财务制度，预算编号需与年度预算表一致，预算余额需为可用额度。审批流程：各审批人需在规定时限内完成审批，不得无故拖延，审批意见需明确“同意”或注明修改要求。执行信息：采购方式需根据金额及采购政策选择，最终供应商需与合同一致，实际采购金额需与凭证金额匹配，验收人需为使用部门或仓库指定人员。四、流程执行关键要点预算优先原则：无预算或超预算采购需提前走预算调整流程，严禁“先采购后补预算”。紧急采购处理：如遇突发紧急需求（如设备故障维修），可先电话请示部门负责人及分管领导，事后3个工作日内补全申请单及审批手续，并注明“紧急采购”原因。价格管控要求：单笔采购金额超5万元，必须提供至少2家供应商的报价单；超10万元需公开招标或邀请招标，保证价格公允。验收责任明确：验收人需对采购物品/服务的质量、数量负直接责任，严禁“走过场”验收，不合格物品不得入