技师学院采购内控制度

PAGE技师学院采购内控制度一、总则（一）目的为了加强技师学院采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学院各项教学、科研及日常工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于技师学院各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，明确各部门职责权限，规范采购操作流程，加强对采购全过程的监督和管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院设立采购领导小组，由学院领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学院重大采购项目计划、采购政策和制度，对采购项目的必要性、可行性、预算等进行决策。（二）采购执行部门学院设立专门的采购部门（如采购中心），负责具体采购业务的执行。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）需求部门各教学系部、职能部门等为采购需求部门，负责根据教学、科研及日常工作需要，提出采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量进行跟踪和验收。（四）监督部门学院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购过程是否合规，对违规行为进行调查处理，确保采购活动廉洁、公正。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后，报财务部门和采购部门汇总。财务部门负责对采购预算的合理性、资金来源等进行审核，采购部门负责对采购项目的可行性、采购方式等进行审核。3.采购部门会同财务部门根据学院年度预算安排和各部门采购需求，编制学院年度采购预算方案，报采购领导小组审议通过后，提交学院预算管理部门纳入学院年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照学院预算调整程序办理审批手续。2.采购部门在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购价格不高于预算金额。如因市场变化等原因导致采购价格超过预算的，应及时向采购领导小组报告，并说明原因和解决方案。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期分析采购预算执行情况，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.采购部门应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，接受采购领导小组的监督和指导。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据教学、科研及日常工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。如审核通过，采购部门将采购申请提交相关领导审批。（二）采购审批1.采购申请经采购部门审核后，根据采购金额大小和性质，分别提交学院相关领导审批。采购金额较小（具体金额标准由学院自行确定）的采购项目，由采购部门负责人审批。采购金额较大的采购项目，由采购领导小组审批。涉及重大采购项目或特殊采购事项的，需经学院党委会议或院长办公会议审议通过。2.审批通过后的采购申请，采购部门应及时组织实施采购活动。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标评标，确定中标供应商。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购方式的选择应严格按照相关法律法规和学院规定执行，并在采购文件中明确说明采购方式及理由。（四）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购需求书应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务要求等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的实际需求，为供应商提供清晰的报价依据。3.采购合同条款应明确双方的权利义务、采购价格、付款方式、交货时间、质量验收标准、违约责任等内容，确保采购合同的合法性、完整性和可操作性。（五）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书及业绩情况、联系方式等内容，并定期进行更新和维护。2.根据采购项目需求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布采购公告，邀请潜在供应商报名参加投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，应向符合条件的供应商发出采购邀请。3.采购部门应组织对供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。4.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据，对于评价不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除。（六）采购实施1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点和方式组织采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应组织开标评标会议，由评标委员会按照评标标准进行评标，确定中标候选人或中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，应与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应做好记录工作，包括采购文件的发放、投标文件或报价文件的接收、开标评标过程、谈判询价过程等记录，确保采购过程可追溯。3.采购部门应及时向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购价格、付款方式、交货时间、质量验收标准、违约责任等内容，确保采购合同的合法性、完整性和可操作性。（七）验收管理1.在采购项目交货或服务提供后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门相关人员、技术专家等，必要时可邀请质量检测机构参与验收。2.验收人员应按照采购合同和采购需求书的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行逐一核对验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，需求部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（八）付款管理1.采购部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。2.财务部门对付款申请进行审核后，按照学院财务管理制度和资金支付流程办理付款手续。付款时应严格核对供应商名称和银行账号等信息，确保付款安全。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照采购合同约定的分期付款时间和金额进行付款管理，确保采购资金的合理使用。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.市场风险主要包括市场价格波动、市场供应短缺等风险；供应商风险主要包括供应商违约、供应商破产、供应商提供不合格产品或服务等风险；质量风险主要包括采购项目质量不符合要求、质量验收不严格等风险；合同风险主要包括合同条款不完善、合同执行不严格、合同纠纷等风险；法律风险主要包括采购活动违反法律法规、采购文件和合同无效等风险。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对各类风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵等工具进行评估。2.根据风险评估结果，将风险分为高风险、中风险和低风险。对于高风险事项应重点关注，采取有效措施进行防范和控制；对于中风险事项应加强管理，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险事项应进行适当监控，确保风险处于可控状态。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过签订长期采购合同、套期保值等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理、增加供应商选择数量、要求供应商提供担保等方式进行应对；对于质量风险，可加强质量验收管理、要求供应商提供质量保证承诺等方式进行应对；对于合同风险，可加强合同审核管理、建立合同执行跟踪机制等方式进行应对；对于法律风险，可加强法律法规学习培训、聘请法律顾问等方式进行应对。2.在采购活动中，采购部门应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购过程是否合规，对违规行为进行调查处理。纪检监察部门可通过参与采购项目开标评标活动、查阅采购文件和记录、受理举报投诉等方式进行监督。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，确保采购活动的廉洁、公正。采购部门应定期