项目合约管理内控制度

PAGE项目合约管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司项目合约管理，规范合约签订、履行、变更、终止等行为，防范合约风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目合约的管理，包括但不限于工程建设、采购、服务等各类项目合约。（三）基本原则1.合法性原则：合约的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.全面性原则：涵盖项目合约管理的各个环节，包括合约的起草、审核、签订、执行、监督、结算、归档等。3.风险防范原则：识别、评估和控制合约管理过程中的风险，确保公司利益不受损失。4.流程规范原则：明确各环节的操作流程和职责分工，确保合约管理工作有序进行。5.协作沟通原则：合约管理涉及多个部门，需加强部门间的协作与沟通，共同推进合约管理工作。二、合约管理组织与职责（一）合约管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责：审议重大合约事项，包括合约的签订、变更、终止等。协调解决合约管理过程中的重大问题。监督合约管理制度的执行情况。（二）合约管理部门1.职责：负责制定和完善合约管理制度及流程。参与合约的起草、审核、谈判等工作。对合约的签订、履行、变更、终止等进行全过程跟踪管理。建立和维护合约档案，定期进行合约统计分析。协调处理合约纠纷，维护公司合法权益。（三）业务部门1.职责：负责本部门项目合约的前期调研、需求分析等工作。配合合约管理部门进行合约的起草、审核、谈判等工作。负责本部门项目合约的具体履行，及时反馈合约履行过程中的问题。协助合约管理部门进行合约结算和归档工作。三、合约的起草与审核（一）合约起草1.业务部门根据项目需求，负责起草合约文本。合约文本应明确双方的权利义务、工作内容、质量标准、价格条款、付款方式、违约责任等主要条款。2.合约文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起争议的表述。（二）合约审核1.业务部门将起草好的合约文本提交至合约管理部门进行审核。2.合约管理部门收到合约文本后，应组织相关部门对合约进行审核，审核内容包括：合法性审核：检查合约是否符合国家法律法规及相关行业标准规定。合规性审核：审查合约是否符合公司内部管理制度和流程要求。条款完整性审核：核对合约条款是否完整，是否涵盖了项目的主要内容和风险防范措施。风险评估审核：评估合约履行过程中可能存在的风险，并提出相应的防范建议。3.合约管理部门审核后，应出具审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合约文本进行修改完善，直至审核通过。四、合约的签订（一）签约主体资格审查1.在签订合约前，合约管理部门应会同业务部门对合约对方的主体资格进行审查，包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等。2.审查合约对方的信用状况、经营业绩、财务状况等，评估其履约能力。（二）签约流程1.经审核通过的合约文本，由业务部门负责人签字确认后，提交至公司法定代表人或其授权代表签字。2.合约签订后，业务部门应及时将合约副本交至合约管理部门进行备案。（三）授权委托管理1.如需委托代理人签订合约，应办理书面授权委托手续。授权委托书应明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限和期限等内容。2.合约管理部门应对授权委托书进行审核，确保授权委托的合法性和有效性。五、合约的履行（一）履行计划制定1.业务部门应根据合约约定，制定详细的合约履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.合约履行计划应提交至合约管理部门备案。（二）履行过程跟踪1.合约管理部门应定期对合约履行情况进行跟踪检查，及时掌握合约履行进度和存在的问题。2.业务部门应按照合约履行计划组织实施工作，及时向合约管理部门反馈合约履行过程中的进展情况和遇到的问题。（三）变更管理1.在合约履行过程中，如需变更合约内容，业务部门应提出书面变更申请，说明变更的原因、内容和对合约履行的影响。2.合约管理部门应组织相关部门对变更申请进行审核，审核通过后，签订书面变更协议。变更协议作为原合约的补充文件，与原合约具有同等法律效力。（四）争议解决1.在合约履行过程中，如发生争议，业务部门应及时与合约对方进行沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，可根据合约约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。合约管理部门应协助业务部门做好相关证据收集、整理和诉讼应对等工作。六、合约的结算（一）结算申请1.合约履行完毕后，业务部门应及时提交合约结算申请，说明合约履行情况、结算金额及依据等。2.结算申请应附相关证明材料，如验收报告、发票、付款凭证等。（二）结算审核1.合约管理部门收到结算申请后，应组织相关部门对结算金额进行审核。审核内容包括：合约条款执行情况审核：检查合约双方是否按照合约约定履行了各自的义务。结算金额准确性审核：核对结算金额是否与合约约定及实际履行情况相符。证明材料完整性审核：审查提交的证明材料是否齐全、有效。2.合约管理部门审核后，出具审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见进行调整，直至审核通过。（三）结算支付1.经审核通过的结算申请，报公司财务部门进行支付。财务部门应按照合约约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。2.支付款项时，应严格审核相关凭证，确保支付金额准确无误。七、合约的归档与保管（一）档案整理1.合约管理部门应负责合约档案的整理工作，将合约签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料进行分类、编号、装订。2.合约档案应包括合约文本、附件、审批文件、往来函件、会议纪要、验收报告、结算文件等。（二）档案保管1.合约档案应妥善保管，建立专门的档案库或使用电子档案管理系统进行存储。2.档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般不少于[X]年。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合约档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合约管理部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。如需复印档案资料，应经合约管理部门负责人批准。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对项目合约管理情况进行监督检查，检查内容包括合约管理制度的执行情况、合约签订与履行的合规性、风险防范措施的落实情况等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.合约管理部门应建立合约管理工作考核评价机制，对各业务部门的合约管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合约签订的及时性、准确性，合约履行的