公司制度执行与遵守自查手册

公司制度执行与遵守自查手册前言本手册旨在为公司各部门、各岗位提供制度执行与遵守自查的标准化工具，通过规范自查流程、明确自查内容、强化问题整改，推动公司制度落地生根，保障经营管理合规有序。手册内容涵盖自查启动时机、操作步骤、工具表单及关键注意事项，可根据公司规模、业务特点及制度类型灵活调整使用。一、适用情境与启动时机本手册适用于以下场景，保证自查工作精准覆盖关键节点：（一）常规性全面自查每季度/半年度末，由各部门负责人牵头，对部门职责范围内所有现行制度（含管理规范、业务流程、岗位职责等）的执行情况进行系统性自查，保证制度持续有效落实。（二）新制度落地专项自查新制度发布后1个月内，由制度牵头部门组织，重点检查制度宣贯覆盖率、员工理解程度及初期执行偏差，及时收集反馈并优化制度条款。（三）重点领域风险排查针对合规风险高、业务频次大的领域（如财务管理、采购招标、安全生产等），根据监管要求或公司战略部署，开展不定期专项自查，防范制度执行漏洞。（四）内外部审计配合自查在接受外部审计（如税务、审计局）或内部审计前，由相关业务部门先行对照审计要点开展自查，提前梳理问题并整改，降低审计风险。二、自查工作全流程操作指南（一）第一步：明确自查范围与依据梳理制度清单各部门结合岗位职责，梳理本部门需执行的所有现行制度，填写《部门制度清单》（表1），明确制度名称、文号、生效日期、核心条款及责任岗位。清单需经部门负责人审核后，报人力资源部备案。确定自查重点依据制度重要性、风险等级及近期执行反馈，优先聚焦以下内容：制度是否与最新法律法规、公司战略冲突；关键控制点（如审批权限、数据录入、流程节点）是否严格执行；员工对制度的知晓率（可通过笔试、访谈抽查）；历次自查/审计发觉问题的整改落实情况。（二）第二步：成立自查工作小组小组构成组长：部门负责人（或指定副职），负责自查统筹及结果审核；执行成员：各模块业务骨干（如制度接口人、内勤专员），负责具体自查实施；支持人员：人力资源部/合规部对接人，提供制度解读及流程指导。职责分工组长需明确成员自查范围（如A岗负责考勤制度，B岗负责费用报销制度），保证“事事有人查、件件有着落”。（三）第三步：制定自查实施计划小组结合部门实际，制定《自查工作计划表》（表2），明确以下要素：自查时间：起止日期，避开业务高峰期，保证自查工作不受干扰；检查方式：文件查阅（如制度文本、执行记录、审批单据）、现场观察（如操作流程合规性）、员工访谈（随机抽取3-5名员工，知晓制度执行认知）；人员分工：执行成员的具体检查任务及完成时限；输出要求：自查报告、问题清单、整改计划提交时间。计划需报部门负责人审批后执行，人力资源部留存备案。（四）第四步：开展自查实施文件查阅调取制度执行相关记录（如考勤表、报销凭证、会议纪要、审批流程电子档案），核对是否符合制度规定的时限、权限、格式要求；检查制度版本有效性，保证使用最新生效版本（避免旧制度未废止导致执行偏差）。现场观察针对现场操作类制度（如安全生产操作规范、设备使用流程），实地观察员工操作是否与制度要求一致，记录违规行为及潜在风险。员工访谈采用结构化提问，例如：“您清楚本岗位核心制度的具体要求吗？”“执行中遇到过哪些困难？”“是否发觉他人违反制度的情况？”；对访谈内容做好记录，由访谈对象签字确认（或通过录音/录像留存，需提前告知被访谈者）。（五）第五步：问题汇总与分析整理问题清单执行成员将自查中发觉的问题分类汇总，填写《制度执行问题清单》（表3），明确：问题所属制度及条款；问题描述（具体违规行为、发生频次、涉及人员/岗位）；问题性质（执行不到位、制度本身不适用、培训缺失等）；风险等级（高：可能导致重大损失/违规处罚；中：影响效率/存在潜在风险；低：轻微偏差可即时整改）。分析问题根源小组召开专题会议，对问题清单进行根因分析，例如：是员工理解偏差？需加强培训；是制度流程繁琐？需优化简化；是监督机制缺失？需增加检查频次。（六）第六步：整改落实与跟踪制定整改方案针对每个问题，由责任部门/岗位制定整改措施，明确：整改目标（如“100%完成报销单据规范填写”）；整改措施（如“组织专题培训+增加初审环节”）；责任人及完成时限（一般问题不超过7个工作日，重大问题不超过30个工作日）。跟踪整改效果整改期限届满后，自查小组需对整改结果进行复核，填写《问题整改跟踪表》（表4），确认问题是否彻底解决，避免“纸上整改”。（七）第七步：形成自查报告自查工作完成后，小组需撰写《制度执行自查报告》，内容包括：自查概况（范围、时间、方法、参与人员）；制度执行总体评价（合规率、主要成效）；存在问题及根因分析；整改落实情况；工作建议（如制度修订、流程优化、培训需求等）。报告经部门负责人签字后，提交人力资源部及公司分管领导，作为制度管理及绩效考核的依据。三、配套工具表单（可根据实际调整）表1：部门制度清单序号制度名称文号生效日期核心条款摘要责任岗位备注1《考勤管理制度》企字〔2023〕15号2023-01-01迟到早退界定、请假流程行政专员2024年修订版已发布2《费用报销管理办法》财字〔2023〕28号2023-07-01报销时限、审批权限各部门内勤需补充电子发票要求表2：自查工作计划表部门：自查小组组长：日期：自查阶段时间安排检查内容负责人输出成果准备阶段2024-03-01-03-03梳理制度清单、确定自查重点张*《部门制度清单》实施阶段2024-03-04-03-08文件查阅（考勤表、报销单）、员工访谈（3人）李、王检查记录、访谈纪要分析整改2024-03-11-03-15汇总问题、制定整改方案全体《问题清单》《整改方案》报告输出2024-03-18撰写自查报告、提交审核张*《制度执行自查报告》表3：制度执行问题清单序号所属制度问题条款问题描述问题性质风险等级涉及人员/岗位发觉方式1费用报销管理办法第5.2条报销单缺少部门负责人签字，共5笔执行不到位中销售部、市场部文件查阅2考勤管理制度第3.1条3名员工迟到未填写《异常情况说明》监督缺失低生产车间、现场观察表4：问题整改跟踪表序号问题描述整改措施责任人计划完成时限实际完成情况验证结果备注1报销单缺少部门签字1.组织报销专题培训；2.增加内勤初审环节李*2024-03-20已完成培训，初审环节已执行抽查10单，均签字完整持续监督2员工迟到未说明重申《异常情况说明》填写要求，班组长每日提醒王*2024-03-16已张贴提醒标识，班组长口头督促连续3日无未说明情况长效机制四、关键要点与风险规避（一）坚持客观公正，避免形式主义自查需以事实为依据，如实记录问题，不得隐瞒、篡改检查结果。可采取“交叉检查”方式（如部门间互查），减少主观偏差。（二）聚焦问题整改，强化闭环管理“发觉问题—整改落实—效果验证”需形成闭环，对未按期完成整改的，需纳入部门绩效考核，并追溯责任人。（三）注重制度宣贯，提升合规意识自查中发觉员工对制度理解不足的，需及时组织培训（可结合案例教学），保证“人人懂制度、人人守制度”。（四）动态更新制度，适配业务发展若自查中发觉制度与实际业务冲突（如流程繁琐、条款滞后），需及时向制度牵头部门反馈，推动制度修订，避免“僵尸制度”影响