档案管理工作实施详细方案

档案管理工作实施详细方案一、工作原则依规管理：严格遵循《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及行业规范，确保档案管理全流程合法合规。安全保密：强化档案实体与信息安全防护，严守保密纪律，建立分级管控机制，防止档案失泄密或损毁。高效利用：优化档案检索、借阅、共享流程，通过信息化手段提升利用效率，满足业务追溯、决策支撑及研究需求。动态更新：建立“形成-归档-利用-鉴定-销毁”全周期管理机制，确保档案随业务发展动态更新，剔除无保存价值的材料。二、实施步骤（一）筹备启动阶段（第1-2个月）1.组建专项工作组成立由分管领导任组长、档案管理部门牵头、业务部门骨干参与的工作组，明确“统筹协调、业务指导、执行落实”三级职责分工，制定《工作组任务清单》。2.开展现状调研全面梳理现有档案资源，统计纸质/电子档案数量、类型、存储位置、管理短板（如归档不及时、检索困难等），形成《档案管理现状调研报告》。调研行业先进经验，结合单位业务特点（如科研、工程、行政等），明确管理优化方向。3.制定实施计划结合调研结果，细化“梳理-建设-优化”各阶段目标、任务、时间节点，形成《档案管理实施计划表》，报单位领导审批后发布执行。（二）档案梳理阶段（第3-5个月）1.档案分类与鉴定按“文书、科技、会计、人事、业务专项”等类别划分档案，制定《档案分类细则》（如工程档案按“项目立项-设计-施工-验收”阶段分类）。组织档案员、业务骨干及外聘专家，依据《档案保管期限表》鉴定档案价值，区分“永久、30年、10年”等保管期限，形成《档案鉴定意见书》，无保存价值的材料按规定程序销毁。2.档案整理与编目纸质档案：排序、编号、装订，编制《案卷目录》《卷内文件目录》；修复破损档案，复制字迹模糊的材料，确保实体完整。电子档案：按“格式（PDF/TIFF/XML）、元数据（创建者、时间、密级）”要求整理，建立《电子档案索引表》，与纸质档案形成“一一对应”关系。（三）管理体系建设阶段（第6-9个月）1.制度体系完善制定《档案管理制度》，涵盖“归档范围、流程、保管、利用、保密、鉴定销毁”等内容，明确业务部门“谁产生、谁归档”的主体责任。配套出台《电子档案管理办法》，规范电子文件“形成-收集-归档-存储-利用”全流程管理，明确电子签名、元数据采集要求。2.档案管理系统搭建选型或定制档案管理系统，实现“录入-检索-借阅-统计”信息化管理，支持PC端、移动端多终端访问，具备“权限分级、操作留痕、数据加密”功能。对接OA、财务、业务系统，设置“自动归档触发条件”（如合同审批完成后1个工作日内归档），减少人工干预。3.档案数字化处理对永久、30年保管的纸质档案（如历史合同、重要凭证）进行数字化扫描，分辨率≥300dpi，格式为PDF或TIFF，建立电子副本。采用“本地+云端”双备份机制，本地备份存储于专用服务器，云端备份选择合规云服务商，定期验证备份有效性。（四）优化提升阶段（第10个月起）1.人员培训与能力提升开展“分层分类”培训：对档案员培训“系统操作、鉴定规则”，对业务部门培训“归档流程、保密要求”，每季度组织1次实操演练。建立“以干代训”机制，抽调业务骨干参与档案整理，增强全员档案管理意识。2.监督检查与持续改进每季度开展自查：重点检查“归档及时性、系统运行稳定性、安全保密措施落实情况”，形成《档案管理自查报告》，限期整改问题。每年组织综合评估：邀请行业专家或同行评审，结合业务发展需求优化《档案管理制度》《分类细则》，持续提升管理水平。三、保障措施（一）组织保障成立档案管理工作领导小组，由单位主要领导任组长，定期召开会议研究解决“系统建设、人员配置、经费投入”等重大问题；明确档案管理部门为牵头单位，业务部门指定专人负责本部门档案工作，形成“一级抓一级、层层抓落实”的工作格局。（二）制度保障将档案管理纳入单位绩效考核体系，对“归档及时、管理规范”的部门和个人予以表彰；对“档案丢失、泄密、违规利用”的，依规追究责任，确保制度刚性执行。（三）技术保障投入专项资金用于“档案管理系统升级、硬件设备（服务器、扫描仪、存储设备）更新”，采用“加密技术+防火墙+杀毒软件”组合防护，保障电子档案信息安全；定期开展系统漏洞扫描与数据灾备演练。（四）人员保障配齐配强档案管理专职人员，优先选拔“熟悉档案业务、掌握信息技术”的复合型人才；建立