企业文件归档标准化管理流程清单

企业文件归档标准化管理流程清单一、适用范围与场景说明本流程清单适用于企业各部门在日常运营、项目实施、合规管理、审计检查等过程中形成的各类纸质及电子文件的标准化归档管理，具体场景包括但不限于：年度文件归档：各部门需在每年12月31日前完成本年度各类文件的整理归档；项目文件归档：项目完成后30日内，由项目负责人组织整理项目全周期文件并提交归档；专项工作文件归档：如审计、认证、整改等专项工作结束后15日内完成文件归档；日常文件即时归档：重要合同、制度、会议纪要等文件形成后3个工作日内完成初步归档。二、标准化操作流程步骤步骤1：文件收集与初步筛选收集范围：明确需归档的文件类型，包括但不限于：行政类：通知、制度、会议纪要、工作总结、请示批复等；业务类：合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件、验收报告等；财务类：凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告等；人事类：劳动合同、入职离职材料、培训记录、绩效考核表等；其他：资质证书、知识产权文件、外部往来函件等。责任分工：各部门指定专人（如“部门归档联系人”）负责本部门文件收集，档案管理员定期（每月）对收集情况进行督促。筛选要求：剔除重复件、草稿件（除非有最终审批痕迹）、与业务无关的临时性文件，仅保留具有保存价值的最终版本文件。步骤2：文件分类与标识分类依据：参照《企业文件分类编码规则》（如：一级分类按部门/职能，二级分类按文件类型，三级分类按年度/项目）。示例：行政类（XZ）→会议文件（HY）→2024年度（2024）→XZ-HY-2024-001；业务类（YW）→项目合同（HT）→“项目”（PM）→YW-HT-PM-005。分类操作：按一级分类将文件分组（如行政类、业务类）；在各组内按二级分类细分（如行政类下分会议文件、制度文件等）；按三级分类（年度/项目）对文件排序，保证同类文件集中存放。标识要求：在文件首页右上角用铅笔标注分类编号，电子文件需在文件名中体现分类编号（如“XZ-HY-2024-001_2024年度工作总结会纪要”）。步骤3：文件整理与装订整理要求：纸质文件：检查页码完整性、去除金属夹、按顺序排列（如正件在前、附件在后，批复在前、请示在后）；电子文件：保证格式统一（如Word、PDF、Excel），扫描件分辨率不低于300DPI，图像清晰无歪斜。装订规范：纸质文件：左侧装订，使用不锈钢夹或装订机装订，厚度不超过2cm；超过2cm的需拆分多册并标注分册号（如“共2册第1册”）；电子文件：按分类编号建立文件夹层级，同一文件夹内文件按形成日期排序，禁止存放与文件无关的其他内容。步骤4：文件审核与登记审核内容：由部门负责人*审核文件完整性、分类准确性及归档范围合规性，签字确认后提交档案管理部门。登记操作：填写《文件归档登记表》（详见模板），录入文件名称、分类编号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、归档人、归档日期等信息；档案管理员*核对登记信息与实物文件一致性，确认无误后在登记表“接收人”栏签字，并返还一份登记联给归档部门备查。步骤5：档案入库与保管入库要求：纸质档案：按分类编号顺序放入档案盒，盒面标注“大类-小类-年度-起止编号”（如“XZ-HY-2024001-010”），档案盒内附《档案盒内文件清单》；电子档案：至企业档案管理系统（如OA系统或专用档案库），设置访问权限（仅授权人员可查看/），并定期（每季度）进行备份（刻录光盘或异地存储）。保管环境：纸质档案库房需保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；电子档案存储介质需远离磁场、强光，定期检查备份文件的可读性。步骤6：档案利用与归还借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板），注明文件名称、分类编号、借阅用途、归还期限；部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）；档案管理员*核对借阅权限，登记借阅信息后提供档案（涉密档案需在指定区域查阅，不得带出）。归还要求：借阅期满后3个工作日内归还，档案管理员*检查文件完整性，确认无误后在《文件借阅登记表》中标记“已归还”；如需续借，需重新申请。步骤7：档案鉴定与销毁鉴定流程：档案管理员会同相关部门负责人对到期档案（如保管期限届满的临时文件）进行鉴定，确认是否具有继续保存价值；对无保存价值的档案，填写《文件销毁审批表》（详见模板），列明销毁文件清单、数量、销毁原因，经分管领导*审批后实施销毁。销毁执行：纸质档案：采用碎纸机销毁，保证无法识别；销毁时需有2人以上监销（档案管理员及监销人），并在《文件销毁审批表》签字确认；电子档案：彻底删除存储介质文件，并覆盖删除痕迹，防止数据恢复。三、配套管理工具模板模板1：文件归档登记表归档日期文件名称分类编号形成部门形成日期页数保管期限（年）归档人接收人备注2024-12-202024年度工作总结XZ-ZD-2024-008行政部2024-12-151210**含附件3份模板2：文件借阅申请表借阅日期文件名称分类编号借阅部门借阅人借阅用途归还期限审批人备注2024-12-22项目合同YW-HT-PM-005市场部*客户对接2024-12-29赵六*涉密文件，现场查阅模板3：文件销毁审批表申请日期文件名称分类编号数量（页/份）保管期限销毁原因申请人部门负责人意见档案管理员意见分管领导意见监销人销毁日期2024-12-252022年临时会议通知XZ-HY-2022-015-02062保管期限已满，无保存价值钱七*同意同意同意孙八*2024-12-28四、执行关键要点提示责任到人：各部门需明确归档联系人，档案管理员负责统筹指导，保证每份文件“有人收、有人管、有人查”；动态更新：企业若新增业务部门或文件类型，需同步修订《企业文件分类编码规则》，并向各部门宣贯；保密管理：涉密文件（如未公开合同、财务数据）需单独标识、专柜存放