供应商信息管理模板风险控制版

供应商信息管理模板风险控制版一、适用业务场景新供应商引入：对首次合作的供应商进行资质审核、风险画像及准入决策；现有供应商复评：定期（如每年度/半年度）对合作中的供应商进行风险等级重估；重大风险应对：供应商出现经营异常、合规问题或合作纠纷时的风险处置；供应商退出管理：终止合作时的风险清算、档案封存及后续跟踪。二、标准化操作流程步骤1：前期准备与职责分工责任部门：采购部牵头，联合法务部、财务部、质量部、业务部门成立供应商风险管理小组；资料准备：明确供应商需提交的基础资料清单（含营业执照、资质证书、财务报表、过往合作案例等），通过邮件/供应商门户发送给潜在供应商；工具准备：配置风险评级模型（参考附件1《供应商风险评估指标体系》），准备信息核查渠道（如“信用中国”、行业协会数据库等）。步骤2：供应商信息收集与初步筛选信息录入：通过《供应商基础信息表》（见附件2）收集供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、主营业务、核心产品/服务、联系人（姓名、职位、电话）等基础信息，保证必填项无遗漏；资质核验：法务部核查供应商资质证书（如行业许可证、ISO体系认证等）的真实性与有效性，重点核对证书有效期、发证机关及范围是否与业务匹配；初步筛选：对存在资质过期、信用异常（如失信被执行人）、业务范围不符等问题的供应商，直接标记为“暂不合作”，终止后续流程。步骤3：风险评估与等级划分多维度评估：风险管理小组依据《供应商风险评估指标体系》，从“经营能力”（如营收规模、资产负债率、客户集中度）、“合规风险”（如历史违法违规记录、环保/税务合规性）、“合作风险”（如交货准时率、质量合格率、售后服务响应速度）、“财务风险”（如应收账款逾期率、现金流状况）四大维度进行量化评分（满分100分）；等级划分：根据评分结果将供应商分为三级：低风险（85分及以上）：推荐优先合作，可简化监控频率；中风险（60-84分）：有条件合作，需制定风险整改计划并加强跟踪；高风险（60分以下）：拒绝合作，或启动退出流程。步骤4：审核批准与信息建档分级审批：低风险供应商：采购部经理审批；中风险供应商：风险管理小组集体评审，报分管副总审批；高风险供应商：提交总经理办公会审议。建档归档：审批通过后，由采购部将供应商信息、评估报告、审批文件等资料录入供应商管理系统，唯一供应商编码，同步更新《供应商名册》（见附件3），并设置风险等级标签。步骤5：合作期动态监控与风险预警定期复评：每季度/半年度由采购部组织相关部门对供应商进行复评，更新风险等级（如经营数据变化、新发风险事件等）；即时预警：通过系统或人工监控触发预警信号（如供应商法人变更、重大诉讼、媒体负面报道、财务数据异常等），风险等级自动上调一级，并启动《风险应对处置单》（见附件4）；整改跟踪：对中风险及以上供应商，要求其提交《风险整改方案》，明确整改措施、责任人及时限，采购部每周跟踪整改进度，整改完成后重新评估风险等级。步骤6：风险处置与退出管理高风险处置：对合作中出现重大风险（如产品质量、违约行为）的供应商，立即暂停订单下达，法务部牵头启动调查，根据合同约定追究责任；退出流程：决定终止合作的，采购部向供应商发出《终止合作通知书》，财务部完成账款清算，质量部完成尾期产品验收，档案管理员将供应商信息转为“历史供应商”并加密保存，保存期限不少于合作结束后5年。三、核心模板表格设计附件1：供应商风险评估指标体系（示例）评估维度具体指标权重评分标准（0-10分）经营能力近3年营收平均增长率15%＞10%：10分；5%-10%：7分；＜5%：3分核心客户集中度（最大客户占比）10%＜20%：10分；20%-40%：6分；＞40%：2分合规风险历史违法违规记录（近3年）20%无：10分；1次轻微违规：5分；2次及以上：0分行业特殊资质有效性15%齐全且有效：10分；部分缺失：5分；缺失：0分合作风险交货准时率（近6个月）15%＞98%：10分；95%-98%：7分；＜95%：3分质量合格率（近6个月）10%＞99%：10分；97%-99%：7分；＜97%：3分财务风险资产负债率10%＜50%：10分；50%-70%：6分；＞70%：2分应收账款逾期率（近12个月）5%＜5%：10分；5%-10%：5分；＞10%：0分附件2：供应商基础信息表基本信息内容补充说明供应商全称与营业执照一致统一社会信用代码18位编码注册地址需注明省、市、区（县）实际经营地址若与注册地址不同，需提供租赁合同等证明法定代表人姓名、证件号码号证件号码号仅用于内部核查，不对外公开联系人姓名、职位、电话、邮箱*电话/邮箱用于业务沟通，需保证畅通主营业务详细描述核心产品/服务范围成立时间年/月/日注册资本万元（币种）企业性质□国企□民企□外企□其他开户行及账号用于合同款项支付是否为关联方□是□否如是，需说明关联关系附件清单□营业执照□资质证书□财务报表□其他需加盖公章，扫描件作为附件附件3：供应商名册（节选）供应商编码供应商名称风险等级合作品类入库日期最近复评日期负责人（姓名*）状态S2024001科技有限公司低风险电子元器件2024-01-152024-06-30张*正常合作S2024002YY制造厂中风险机械配件2024-02-202024-07-15李*整改中S2023005ZZ贸易公司高风险原材料供应2023-05-102024-06-15王*已终止合作附件4：风险应对处置单供应商信息名称：科技有限公司编码：S2024001风险事件描述2024年7月10日，因供应商上游原材料断供，导致订单交付延迟3天，客户投诉1次风险等级由“低风险”调整为“中风险”处置措施1.要求供应商提交《供应链风险整改方案》（含备选供应商清单、库存备货计划）；2.临时启用备用供应商ZB2024，保证后续订单交付；3.下单量临时下调20%整改期限2024年8月10日前完成整改并提交证明材料跟踪责任人采购部专员：刘（电话）审批意见风险管理小组组长签字：_________________日期：_______四、关键风险控制要点信息真实性控制：对供应商提供的营业执照、法人证件号码明等核心文件，需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道交叉验证，避免虚假信息录入；资质有效性控制：设置资质到期预警机制（如提前3个月提醒供应商更新），未按期更新的供应商自动暂停合作资格；评估客观性控制：风险评估指标需量化、可追溯，避免主观判断，重要评估结论需由多部门会签确认；保密管理控制：供应商信息仅对风险管理小组成员及必要业务人员开放，严禁泄露供