行政办公文件归档制度规范文档保存与检索版

行政办公文件归档制度规范文档保存与检索版一、适用范围与典型应用场景本制度适用于各类行政办公过程中产生或接收的需长期保存的文件资料，涵盖但不限于以下场景：日常收发文管理：上级单位来文、本单位发文（含通知、函件、批复等）；会议活动记录：各类会议纪要、会议议程、参会人员名单、会议决议事项；人事与合同管理：员工档案、劳动合同、入职离职材料、合作协议、采购合同；财务与资产类文件：预算报告、费用报销单据、固定资产台账、审计报告；项目与专项工作文件：项目立项书、实施方案、进度报告、验收总结；内部管理规范：公司制度、流程文件、岗位职责说明、培训资料。二、文件归档全流程操作指南（一）文件收集与初步筛选责任主体：各部门文件形成人/部门负责人为第一责任人，需在文件办结后3个工作日内完成初步整理；行政部定期（每月末）对各部门归档文件进行统一收集。收集范围：正式文件（含纸质版+电子版，电子版需为最终定稿）；支撑性材料（如会议签到表、附件、审批单等）；拒绝归档的情形：草稿、重复文件、临时性便签、与工作无关的私人文件。示例：行政部李*在收到市场部“2024年Q3营销活动方案”最终版（含领导审批页、活动预算表）后，需在10月1日前提交至行政部归档专员处。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-部门-文件类型-流水号”四级分类法，保证类别清晰、无交叉。年度：文件形成年份（如“2024”）；部门：文件形成或接收部门（如“行政部”“财务部”）；文件类型：按用途分为“收文”“发文”“会议”“人事”“合同”“项目”“其他”7类；流水号：每类文件按形成顺序从“001”开始编号。编号规则：格式为“–X-X”，示例：2024-行政-收文-001（2024年行政部收文第1号）；2024-市场-项目-015（2024年市场部项目文件第15号）。操作说明：归档专员使用《文件分类与编号对照表》（见模板1）统一编号，避免部门自行编号导致混乱。（三）文件整理与装订纸质文件整理：按编号顺序排序，去除订书针、回形针等金属夹，使用无酸纸袋或文件夹封装；多页文件需在左侧装订，超过50页的需加装封面（含文件编号、标题、形成日期、部门、责任人信息）；文件破损或字迹模糊的，需复印后归档原件，复印件标注“复印件”并加盖部门公章。电子文件整理：存储至公司指定服务器（如“行政归档-2024”文件夹），按分类建立子文件夹；电子文件命名规则与纸质编号一致，后缀注明格式（如“2024-行政-收文-001.pdf”）；重要电子文件需备份至云端存储（如企业网盘），备份频率为每月1次。（四）信息录入与系统登记系统平台：使用公司OA系统“文件归档管理模块”，录入以下核心信息：文件编号、标题、形成日期、文件类型、页数、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（纸质档案柜编号/电子文件路径）；责任人（文件形成人）、归档人、归档日期。操作要求：电子文件需在归档后24小时内完成系统录入，纸质文件需在封装后同步登记系统，保证“账实一致”。示例：归档专员张在收到“2024-人事-入职-005”（员工王入职材料）后，需在10月5日前在OA系统中填写完整信息，并关联电子扫描件。（五）移交与保管纸质文件移交：部门向行政部移交时，需填写《文件归档移交清单》（见模板2），双方签字确认；行政部按编号顺序存入专用档案柜，柜面张贴“年度-部门-文件类型”标签，如“2024-财务-合同”；存放环境：温度18-22℃，湿度45-60%，防火、防潮、防虫、防鼠，定期（每季度）检查档案柜状态。电子文件移交：行政部在服务器中设置“只读”权限，仅归档专员、部门负责人有查阅权限；电子文件不得随意修改，确需修改的需提交《文件修改申请表》（由部门负责人签字审批），修改后重新编号并记录变更历史。（六）借阅与归还借阅流程：纸质文件借阅：借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板3），注明文件编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人审批后，由归档专员登记《文件借阅台账》并发放文件；电子文件借阅：借阅人通过OA系统提交申请，审批通过后在线查阅，禁止（经分管领导批准可，文件需加密）。归还要求：借阅人需在到期当日归还，归档专员检查文件完整性（无缺页、无涂改），在《文件借阅台账》中记录归还日期；逾期未还的，由行政部发送催还通知，超过10个工作日的，暂停该借阅人3个月借阅权限。（七）定期清理与销毁清理周期：每年度末对档案进行全面清查，核对系统登记与实物/电子文件的一致性，剔除失效文件。销毁范围：超过保管期限的文件（如普通合同保管10年，内部通知保管5年）；已被新文件替代的旧版文件；无保存价值的临时性文件（如会议草稿、未通过的方案）。销毁流程：部门提出销毁申请，填写《文件销毁审批表》（见模板4），经行政部负责人、分管领导审批；纸质文件由2人以上监督销毁（使用碎纸机），电子文件由IT部进行彻底删除（恢复数据覆盖3次）；销毁后，审批表及销毁记录由行政部保存2年。三、关键表格模板模板1：文件分类与编号对照表文件类型子类（示例）编号前缀备注收文上级单位来文收文含批复、函件发文本单位通知发文含红头文件、通知会议纪要会议按年份+会议类型编号人事员工档案人事含入职、离职、合同合同合作协议合同含采购、服务类合同模板2：文件归档移交清单移交部门移交人接收部门接收人移交日期市场部赵*行政部张*2024-10-08文件编号文件标题页数密级备注2024-市场-项目-0152024年Q3营销活动方案25内部含附件3份2024-市场-发文-008关于举办客户答谢会的通知3公开-移交部门负责人签字：_________行政部负责人签字：_________模板3：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期王*财务部56782024-10-10文件编号文件标题借阅事由借阅期限2024-财务-合同-003与A公司采购服务合同审计核对2024-10-15审批意见：部门负责人：_________日期：_________归档专员登记：发放日期_________归还日期_________文件状态_________（完好/破损）模板4：文件销毁审批表申请部门申请日期文件类型人事部2024-09-30人事文件编号文件标题形成日期2022-人事-入职-012员工李*入职材料2022-03-15审批意见：部门负责人：_________行政部负责人：_________分管领导：_________监销人：_________销毁方式：_________销毁日期：_________四、执行过程中的关键注意事项责任明确：各部门负责人需监督本部门文件归档工作，保证无遗漏；归档专员需定期向行政部负责人汇报归档进度，每季度提交《归档工作汇总表》。保密要求：秘密级文件需单独存放，查阅需经分管领导审批，借阅人需签署《保密承诺书》；电子文件加密存储，密码每季度更换一次。系统维护：IT部需每月检查OA系统归档模块运行状态，保证数据安全；服务器备份需异地存放，防止因硬件故障导致数据丢失。特殊情况处理：跨部门形成的文件，由主办部门负责归档，协办部门提供复印件；外部单位移交的文件（如合作方提供的资质文件），需在接收后1周内完成归档；文件遗失需填写《文件遗失