公司文档档案管理体系

公司文档档案管理体系工具模板一、适用场景与价值本体系适用于企业各类文档的全生命周期管理，覆盖日常办公文件（如通知、会议纪要）、项目文件（如立项报告、验收文档）、合同文件（如采购合同、合作协议）、人事文件（如员工档案、培训记录）、财务文件（如预算表、报销凭证）等类型。通过标准化管理，可实现文档分类清晰、存储安全、检索高效，满足合规审计、业务追溯、知识复用等需求，同时降低信息丢失风险，提升团队协作效率。二、全流程操作指引（一）文档创建与分类创建规范：文档需明确标题（包含“部门-主题-日期”格式，如“行政部-2024年度办公采购计划-20240115”）、编制人（**）、版本号（V1.0/V2.0），并根据内容标注密级（公开/内部/秘密/机密）。分类标准：采用“一级分类+二级分类”结构，一级分类包括综合管理（如行政、人事）、业务管理（如研发、销售）、项目管理（如项目、YY项目）、财务管理（如预算、核算）、档案管理（如长期保存、定期销毁）5类；二级分类在一级分类下细化，如“综合管理-行政事务”“业务管理-销售合同”。操作示例：**编制的“研发部-2024年Q1产品迭代方案-20240320”，密级为“内部”，归入“业务管理-研发管理”二级分类。（二）审批与流转审批流程：根据文档密级和类型确定审批层级，如公开级文档由部门负责人（**）审批即可；秘密级及以上需分管领导（赵六）审批，涉及重大事项需总经理（钱七）最终审批。电子流转：通过OA系统文档并选择审批路径，审批人需在2个工作日内完成审批（注明“同意/修改后同意/不同意”意见，不同意需说明理由）。审批通过后，文档自动流转至档案管理员（孙八）处待归档。纸质流转：打印文档并由审批人签字确认，扫描件OA系统，纸质版暂存部门，待归档时统一移交档案室。（三）归档与存储归档时机：日常文档：每月最后一个工作日由部门归档员（周九）整理上月文档，移交档案室；项目文档：项目结束后15个工作日内，项目经理（吴十）整理完整项目文件（含立项、执行、验收各阶段材料）移交；合同文件：签订后3个工作日内，法务专员（郑十一）将原件及扫描件同步归档。存储要求：电子文档：按“一级分类/二级分类/年份/月份”路径存储（如“业务管理/研发管理/2024/03”），命名规则与创建时一致，定期（每月）由档案管理员备份至企业云盘；纸质文档：使用档案盒统一存放，盒外标注“部门-分类-年份-文档数量”（如“行政部-行政事务-2024-15份”），按时间顺序排列，存放于防潮、防火、防虫的档案柜中。（四）借阅与利用借阅申请：员工需填写《档案借阅申请表》，注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人（**）审批后，提交档案管理员（孙八）。借阅流程：电子文档：审批通过后，档案管理员在OA系统中开通借阅权限，借阅人仅可在公司内网查看，禁止或外传；纸质文档：借阅人持签字申请表至档案室，档案管理员核对无误后借出，借阅人需在《档案借阅登记表》签字登记。归还与续期：借阅到期后2个工作日内归还，逾期需说明原因；如需续期，需提前1天提交续期申请，经部门负责人审批后可延长3个工作日。（五）到期处置鉴定与销毁：档案管理员每年12月组织档案鉴定小组（由部门负责人、法务专员、档案管理员组成），对到期档案进行鉴定：仍有保存价值的（如涉及核心业务的合同），延长保存期限；无保存价值的（如日常通知、临时会议纪要），填写《档案销毁审批表》，经部门负责人（**）、分管领导（赵六）审批后，方可销毁。销毁执行：电子文档由IT部门（冯十二）彻底删除，纸质文档由档案管理员监督销毁（使用碎纸机），销毁后需在《档案销毁记录表》中注明销毁日期、文档名称、销毁人、监销人签字。三、核心管理工具模板（一）文档分类表（示例）一级分类二级分类包含内容示例密级参考综合管理行政事务通知、会议纪要、办公设备台账公开/内部综合管理人事管理员工档案、招聘记录、培训计划内部/秘密业务管理研发管理产品方案、测试报告、技术文档内部/秘密业务管理销售管理销售合同、客户资料、业绩报表内部/秘密项目管理项目立项报告、进度计划、验收文档内部/秘密财务管理预算管理年度预算表、预算调整申请内部/秘密档案管理长期保存公司章程、重大合同、审计报告秘密/机密档案管理定期销毁过期通知、临时性会议材料公开/内部（二）档案归档登记表（示例）归档日期部门文档编号文档标题密级页数归档人档案盒编号存放位置2024-03-31研发部YFB-2024-0012024年Q1产品迭代方案内部25吴十YFB-2024-03A柜-3层-2号2024-03-31行政部XZB-2024-0152024年度办公采购计划公开8周九XZB-2024-03B柜-1层-5号（三）档案借阅申请表（示例）申请人部门联系方式借阅日期归还日期**研发部2024-04-102024-04-17借阅文档信息文档编号文档标题用途YFB-2024-0012024年Q1产品迭代方案新项目需求参考审批意见部门负责人签字：**日期：2024-04-09档案管理员签字：孙八日期：2024-04-09（四）档案销毁审批表（示例）申请部门申请日期销毁原因行政部2024-12-15保存期满无价值待销毁文档清单文档编号文档标题密级XZB-2023-0202023年第三季度部门例会纪要公开XZB-2023-045临时办公设备借用申请表内部审批意见部门负责人签字：**日期：2024-12-16分管领导签字：赵六日期：2024-12-17总经理签字：钱七日期：2024-12-18销毁执行记录销毁日期销毁人监销人2024-12-20孙八冯十二四、关键执行要点分类标准统一：文档分类需严格按照《文档分类表》执行，各部门不得擅自调整分类名称或层级，新增分类需提交档案管理员审核备案。密级管控严格：秘密级及以上文档的借阅需经分管领导审批，电子文档需加密存储，纸质文档需存放于带锁档案柜，借阅时需全程登记。权限管理清晰：OA系统中不同岗位需设置差异化权限（如普通员工仅能查看本部门文档，档案管理员可管理所有文档），严禁越权操作。定期盘点与备份：档案管理员每季度对档案室纸质文档进行盘点，保证账实相符；电子文档每月备份一次，重要文档