行政流程审批管理流程标准化作业手册

行政流程审批管理流程标准化作业手册前言为规范公司行政审批流程，提高审批效率，明确各环节职责，保证行政管理工作有序开展，特制定本手册。本手册旨在统一审批标准、简化操作步骤、降低沟通成本，为各部门及员工提供清晰、可执行的行政流程指引，保障行政事务处理的及时性与合规性。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册适用于公司各部门、全体员工的行政类流程审批，涵盖但不限于：日常办公用品申领、固定资产申购、会议室使用申请、印章使用申请、文件资料借阅、行政服务支持（如快递、维修）等行政相关事项。（二）典型应用场景新员工入职支持：行政部为新员工准备办公用品时，需通过流程审批办公用品清单及预算。部门会议筹备：各部门需提前申请会议室使用权限，并同步申请会议设备支持（如投影仪、麦克风）。固定资产添置：因业务扩展需新增办公设备（如电脑、打印机）时，使用部门需提交申购申请。印章外用管理：对外签订合同、出具证明等需使用公司印章时，需通过流程审批使用范围及权限。二、行政审批流程核心步骤（一）第一步：申请人发起申请操作主体：需求部门员工或指定申请人操作内容：登录公司OA系统（或行政管理系统），进入“行政审批”模块，选择对应审批类型（如“办公用品申领”“会议室使用”等）。填写申请信息，包括但不限于：基础信息：申请人姓名*、所属部门、联系方式、申请日期；事项详情：申请事由、具体需求（如办公用品名称、规格、数量；会议室使用时间、参会人数等）；附件材料：根据事项类型必要附件（如固定资产申购需附《固定资产需求评估表》，印章使用需附用印文件扫描件）。确认信息无误后，提交至部门负责人审批。注意事项：申请内容需真实、准确，避免模糊描述（如“申领一批办公用品”应明确具体名称及数量）；附件材料需完整、清晰，保证审批人能充分知晓事项背景；提前1-3个工作日发起申请，预留充足审批时间（紧急事项需标注“加急”并同步电话通知审批人）。（二）第二步：部门负责人审核操作主体：申请人所在部门负责人操作内容：登录OA系统接收审批任务，核对申请信息及附件材料的完整性、合理性。重点审核：事项是否符合部门工作需求及年度预算；数量、规格是否与实际工作匹配，是否存在浪费；附件材料是否齐全（如申购设备是否附技术参数说明）。审核通过后，“同意”并流转至下一环节（如行政部、分管领导）；审核不通过时，“驳回”并注明驳回理由（如“超出部门预算”“规格不符需求”），退回申请人修改。时限要求：常规事项1个工作日内完成审核，紧急事项4小时内完成。（三）第三步：行政部复核（仅限特定事项）操作主体：行政部指定专员适用事项：办公用品申领、固定资产申购、会议室使用、印章使用等需行政部统筹协调的事项。操作内容：接收流转至行政部的审批任务，核对申请事项与行政管理制度的一致性。重点复核：办公用品申领：是否在公司《常用办公用品库存清单》范围内，库存是否充足，不足时是否需启动采购流程；固定资产申购：是否符合公司固定资产配置标准，是否需进行技术可行性评估；会议室使用：申请时间是否与已占用会议室冲突，所需设备是否可调配；印章使用：用印文件是否符合公司《印章管理办法》，是否涉及法律风险。复核通过后，流转至分管领导审批；复核不通过时，注明理由（如“该型号打印机超出配置标准”“会议室已被占用”）并退回申请人或部门负责人。时限要求：常规事项1个工作日内完成复核，紧急事项8小时内完成。（四）第四步：分管领导审批操作主体：分管行政工作的副总经理/总监操作内容：接收审批任务，审核事项的必要性、预算合规性及跨部门协调需求（如涉及多个部门协作的事项）。重点审批：预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算事项是否附专项说明；事项是否符合公司整体行政规划（如大型固定资产申购是否与年度采购计划一致）；涉及资源调配的事项（如跨部门会议室使用）是否合理。审批通过后，系统自动审批结果；审批不通过时，退回至申请人或部门负责人，并说明调整方向。时限要求：常规事项2个工作日内完成审批，紧急事项1个工作日内完成。（五）第五步：结果反馈与执行操作主体：行政部、申请人操作内容：审批通过后，系统自动通知申请人及行政部。行政部根据审批结果执行后续操作：办公用品申领：从库存调配或启动采购，采购完成后通知申请人领取；会议室使用：在系统中锁定会议室权限，并提前准备所需设备；固定资产申购：协调采购部门执行采购，到货后组织验收并登记入账；印章使用：核对用印文件无误后加盖印章，并登记《印章使用台账》。申请人收到通知后，及时到行政部办理领用、使用或登记手续，并在系统中确认“事项完成”。（六）第六步：归档管理操作主体：行政部专员操作内容：每月5日前，将上月审批完成的行政流程申请表、附件材料、审批记录等整理成册，电子版备份至服务器，纸质版按类别归档保存。归档资料至少保存2年，涉及固定资产、印章等重要事项的资料需保存5年以上。三、审批流程模板表格（一）通用行政审批申请表申请基础信息申请人姓名*所属部门*申请日期*联系方式*申请事项类型*□办公用品申领□会议室使用□固定资产申购□印章使用□其他______事项详情申请事由*（请简要说明申请原因，如“新员工入职需配置办公文具”“部门周例会需申请301会议室”）具体需求*（请列明名称、规格、数量、时间等，如：签字笔（0.5mm黑色）10支、A4纸（500张/包）2包；2024年X月X日14:00-16:00301会议室）预算金额（元）（如无预算可不填）附件材料□需求评估表□用印文件□技术参数说明□其他______（请附件名称）审批流程审批人意见部门负责人行政部复核分管领导申请人备注（如需说明其他事项，可在此填写）（二）办公用品申领明细表示例（作为附件）物品名称规格型号单位申领数量单价（元）总价（元）用途说明签字笔0.5mm黑色支102.525.00日常办公A4纸500张/包包225.0050.00文件打印合计————————75.00——四、操作规范与风险提示（一）时效性管理各环节审批人需在规定时限内完成审批，无正当理由逾期未处理的，系统将自动提醒至上一级负责人；紧急事项（如突发设备故障需维修）需在申请时标注“加急”，审批人需优先处理，行政部需启动应急响应流程。（二）材料完整性要求申请时需根据事项类型必要附件，缺失附件可能导致审批被退回（如固定资产申购未附《需求评估表》）；附件材料需保证清晰可辨，关键信息（如用印文件内容、设备参数）不得模糊或遮挡。（三）信息准确性规范申请人需对填写信息的真实性、准确性负责，虚报、瞒报申请事项将按公司相关规定处理；审批过程中发觉信息有误，需及时与申请人沟通确认，避免因信息错误导致执行偏差。（四）特殊情况处理审批驳回后，申请人需根据驳回理由修改申请内容，重新发起流程（修改后无需重复已审核通过的附件）；跨部门协作事项（如多个部门联合使用会议室），需由主办部门发起申请，附上协办部门确认意见。（五）保密与安全审批过程中涉及的敏感信息（如未公开的会议内容、涉密文件），需通过公司内部加密系统流转，严禁截图、外传；印章使用、固定资产申领等涉及公司财产安