公共机构档案管理制度范文

一、总则为规范公共机构档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，充分发挥档案在机构运行、决策服务及历史研究中的价值，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本机构实际，制定本制度。本制度适用于本公共机构及所属各单位（部门）的档案管理活动，涵盖文书、科技、会计、人事、声像、实物等各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。档案管理工作遵循“集中统一、分级管理”原则，坚持真实、完整、安全、便捷利用的要求，实行部门协同、专人负责、全程管控的管理机制。二、档案管理体制与职责（一）管理部门职责本机构设立档案管理部门（如办公室/综合管理部），作为档案工作的归口管理部门，履行以下职责：1.贯彻执行档案法律法规及上级管理要求，制定本机构档案管理制度并组织实施；2.统筹规划档案管理工作，指导、监督各部门（单位）的档案形成、收集、整理工作；3.负责档案的集中保管、鉴定、统计、利用及信息化建设；4.组织档案工作人员参加业务培训，提升专业能力。（二）部门（单位）职责各部门（单位）应明确专（兼）职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理与移交，配合档案管理部门开展档案检查、利用等工作，确保本部门档案资料的完整性与时效性。（三）档案人员要求档案工作人员应具备相应的专业知识或技能，熟悉档案管理规范，严格遵守保密制度；发生人员变动时，须做好工作交接，确保档案管理工作的连续性。三、档案的收集与整理（一）收集范围本机构在履行职能过程中形成的具有保存价值的各类资料，均应纳入档案收集范围，主要包括：1.文书档案：政策文件、会议纪要、请示批复、工作计划总结、合同协议等；2.科技档案：基建工程、设备仪器、科研项目等相关设计、施工、验收资料；3.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等；4.人事档案：干部任免、考核、奖惩、工资调整等材料（按人事管理规定执行）；5.声像档案：照片、录音、录像、电子文件等；6.实物档案：荣誉证书、奖杯、印章等具有纪念或凭证价值的实物。（二）整理要求1.档案整理应遵循“分类科学、组卷合理、编目规范”的原则，按照档案类型、年度、保管期限等维度进行分类；2.纸质档案需进行编号、装订、编目，电子档案应确保格式规范、元数据完整，与纸质档案形成对应关系；3.档案整理过程中，需剔除重复、无保存价值的材料，确保档案内容准确、精炼。（三）移交程序各部门（单位）应在每年固定月份前，将上一年度形成的档案按要求整理完毕，填写《档案移交清单》，与档案管理部门办理移交手续；重大活动、专项工作形成的档案，应在活动结束或项目完成后规定时间内完成移交。四、档案的保管（一）保管条件档案管理部门应设置专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设施设备，定期检查库房温湿度，确保档案保管环境安全、稳定。（二）保管期限档案保管期限分为永久和定期（30年、10年），具体划分标准按《机关档案管理期限表》执行；档案管理部门应定期对档案保管期限进行复核，确保划分准确。（三）鉴定与销毁1.档案管理部门每数年组织一次档案鉴定工作，成立由档案人员、业务部门代表、法律人员等组成的鉴定小组，对保管期满的档案进行价值评估；2.经鉴定无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，报机构负责人审批后实施销毁；3.档案销毁时，须有两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字确认，销毁过程应全程记录。五、档案的利用与开发（一）利用规定1.本机构工作人员因工作需要查阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理场所查阅；如需借阅纸质档案，应在指定时间内归还，不得涂改、损毁；2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信及有效证件，经本机构分管领导批准后方可查阅，原则上不提供档案原件借阅。（二）开发与服务档案管理部门应结合工作需求，开展档案编研工作，编制《大事记》《组织机构沿革》《专题档案汇编》等资料；同时，建立档案检索系统（如目录数据库、全文数据库），提升档案利用效率，为决策咨询、历史研究等提供支持。六、安全与保密（一）安全管理1.档案库房应实行专人值守或安装监控设备，非档案工作人员未经批准不得进入；2.定期对档案进行清点、核对，发现档案损毁、丢失等情况，应及时报告并采取补救措施；3.加强电子档案的安全管理，定期备份数据，采用加密、权限控制等技术手段，防止数据泄露或损坏。（二）保密要求1.档案工作人员应严格遵守保密制度，对涉密档案的查阅、复制、传递等环节进行严格管控；2.借阅涉密档案须经保密管理部门审批，借阅人应签订保密承诺书；3.发生档案