中职学校采购内控制度

PAGE中职学校采购内控制度一、总则（一）目的为了加强中职学校采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中职学校各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.不相容职务分离原则：采购业务的决策、执行、审核、监督等环节应相互分离，避免权力集中和舞弊行为。5.归口管理原则：明确采购归口管理部门，对采购活动进行统一管理和协调。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购政策、采购重大事项等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购归口管理部门学校指定[具体部门名称]为采购归口管理部门，负责采购活动的组织实施、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。其主要职责包括：1.制定采购管理制度和工作流程。2.编制采购预算，审核采购申请。3.组织采购招标、谈判、询价等采购活动。4.建立供应商库，对供应商进行评估和管理。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.协调处理采购过程中的争议和问题。（三）采购需求部门各教学系部、职能部门等为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购评审等工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购申请。2.对采购需求进行详细描述，提供技术参数、规格要求等资料。3.参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作。4.配合采购归口管理部门做好采购验收等工作。（四）采购监督部门学校纪检监察部门为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购归口管理部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务等，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行申报。3.采购需求部门应配合采购归口管理部门做好采购预算编制工作，提供准确的采购需求信息。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，经采购归口管理部门负责人审核，报学校采购领导小组审批。2.采购领导小组应根据学校财力状况、事业发展需求等，对采购预算进行审议，确保预算合理可行。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交相关技术参数、规格要求等资料。2.《采购申请表》经部门负责人签字后，报采购归口管理部门。（二）采购审批1.采购归口管理部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购申请，报采购领导小组审批；金额较小的采购项目，可由采购归口管理部门负责人审批。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，采购归口管理部门确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式；因特殊原因需要采用其他采购方式的，应按照相关规定履行审批手续。（四）采购实施1.公开招标采购归口管理部门委托招标代理机构编制招标文件，发布招标公告。组织潜在供应商报名、资格审查，发售招标文件。开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。2.邀请招标采购归口管理部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。组织供应商投标，开标、评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书。3.竞争性谈判采购归口管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，组织谈判。谈判结束后，要求供应商进行最后报价，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书。4.单一来源采购采购归口管理部门提出单一来源采购申请，说明理由。经采购领导小组批准后进行单一来源采购谈判，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书。5.询价采购归口管理部门成立询价小组，制定询价文件。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书。供应商报价后，询价小组进行评审，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书。（五）采购合同签订1.采购归口管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和学校要求。3.采购合同签订后，应及时报学校财务部门备案。（六）采购验收1.采购需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货、补货等措施，直至验收合格。3.采购归口管理部门应跟踪采购项目的验收情况，督促采购需求部门及时完成验收工作。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，采购需求部门应填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告等资料，报采购归口管理部门审核。2.采购归口管理部门审核通过后，报学校财务部门办理付款手续。学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购归口管理部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。3.采购归口管理部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评估1.采购归口管理部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，在采购活动中可给予优先考虑；对于不合格供应商，应及时清理出供应商库，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励等，如优先采购、增加采购份额等。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，采取扣除保证金、暂停合作、取消准入资格等措施，并依法追究其违约责任。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购归口管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购预算风险、采购质量风险、采购价格风险、采购合同风险、供应商违约风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等多种方式。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式，如采用风险矩阵等工具进行评估。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于风险发生可能性较小且影响程度较低的风险，可采取风险接受策略；对于风险发生可能性较大或影响程度较高的风险，应采取风险规避、风险降低、风险转移等策略。2.例如，对于采购预算风险，应加强预算编制和执行管理，严格控制预算调整；对于采购质量风险，应加强采购验收管理，建立质量反馈机制；对于采购价格风险，应加强市场调研，合理确定采购价格；对于采购合同风险，应加强合同签订和履行管理，明确双方权利义务；对于供应商违约风险，应加强供应商管理，建立供应商信用档案，及时追究供应商违约责任。七、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购归口管理部门负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。采购档案应包括采购申请、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应按照档案管理要求进行分类、编号、装订，妥善保管，保存期限应符