公司行政管理制度标准化文档参考版

公司行政管理制度标准化文档参考版一、总则（一）目的与依据为规范公司日常行政管理，优化办公秩序，提升运营效率，保障各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体在职员工，涵盖办公环境、会议管理、资产使用、考勤假期、档案保存等日常行政事务。二、办公环境管理规范（一）管理要求办公区域需保持整洁、有序，桌面物品摆放整齐，文件资料分类存放。公共区域（走廊、会议室、茶水间等）由各部门轮流清洁，每日下班前30分钟完成整理。禁止在办公区域吸烟、大声喧哗，营造安静、专注的工作氛围。（二）日常维护操作流程个人区域整理：员工每日到岗后10分钟内整理个人工位，下班前关闭电脑、照明及用电设备电源。公共区域清洁：各部门按《公共区域清洁排班表》（见模板1）每日轮值，检查并补充清洁用品（如纸巾、洗手液等）。环境检查与整改：行政部每周五下午组织办公环境检查，对不符合要求的部门下达《整改通知单》，需在2个工作日内完成整改并反馈。（三）模板表格：办公环境检查记录表检查日期检查区域检查内容存在问题整改要求责任部门整改结果2023-10-销售部工位桌面整洁度、电源关闭文件堆放杂乱整理文件并归档销售部已整改三、会议管理制度（一）会议分类与要求例会：部门周会、月度工作会等，固定时间、地点召开，参会人员需提前准备汇报材料。专题会：针对特定项目或事项召开的临时会议，需明确会议主题、议程及参会人员范围。全体会议：公司年度/季度总结会、重要政策宣贯会等，由行政部统一通知，全员参会。（二）会议组织操作流程会议申请：申请人提前1个工作日通过OA系统提交《会议室使用申请表》（见模板2），注明会议名称、时间、人数、设备及需求。会议准备：行政部根据申请确认会议室，提前30分钟调试设备（投影仪、麦克风等）；申请人需提前15分钟到场签到。会议召开：参会人员准时到场，关闭手机静音；会议主持人按议程推进，控制会议时长。会后工作：行政部整理会议室，恢复原状；会议记录人需在1个工作日内完成《会议纪要》（见模板3），经部门负责人审核后分发至相关人员。（三）模板表格：会议室使用申请表会议名称申请部门申请人联系方式项目进度沟通会研发部张*[内线分机号]会议时间2023-10-14:00-16:00参会人数10人会议室需求投影仪、白板、麦克风备注需提前调试设备审批人行政主管*申请日期2023-10-四、资产管理规定（一）资产分类与责任固定资产：包括办公设备（电脑、打印机）、家具（办公桌椅）、电器（空调、冰箱）等，由行政部统一登记、编号管理。低值易耗品：包括文具、纸张、清洁用品等，各部门按需申领，季度盘点。责任划分：个人领用资产由使用人负责保管，部门共用资产由部门经理指定专人管理。（二）资产操作流程申购：部门因工作需要新增资产，需填写《资产申购单》（见模板4），说明用途、规格及预算，经部门经理、行政部、总经理审批后采购。领用：资产到货后，使用人凭《申购单》到行政部办理领用手续，签字确认并粘贴资产标签。保管：使用人需妥善保管资产，避免人为损坏；移动设备（如笔记本电脑）需设置开机密码，下班后锁入抽屉。归还与报废：员工离职或资产闲置时，需将资产交回行政部检查；无法修复或超过使用年限的资产，由行政部评估后填写《资产报废申请表》（见模板5），按流程审批处理。（三）模板表格：资产领用登记表资产名称资产编号规格型号领用日期使用人部门状态联想台式电脑PC-2023001ThinkCentreM7002023-09-15李*市场部正常使用打印机PR-2023005HPLaserJetP11082023-10-01王*行政部正常使用五、考勤与假期管理（一）考勤方式工作时间：周一至周五9:00-17:00（午休12:00-13:00），特殊岗位按部门排班执行。考勤打卡：员工通过企业/钉钉人脸识别打卡，每日上下班各1次，迟到、早退、旷工按《考勤细则》记录。（二）假期申请流程事假：员工因个人事务需请事假，提前2天填写《请假单》（见模板6），说明请假时间及事由，经部门经理审批后提交行政部；紧急情况需电话申请，事后补办手续。病假：员工需提供医院出具的病假证明，请假流程同事假；病假期间工资按公司规定发放。调休：员工因加班申请调休，需提前1周提交《调休申请表》，经部门经理确认后报行政部备案，调休期限为加班后3个月内。（三）模板表格：请假单姓名部门岗位请假类型赵*财务部会计事假请假时间2023-10-09:00-10-17:00共计1天请假事由工作交接人孙*审批人财务部经理*行政部备案已备案备注无六、档案管理规范（一）档案分类与保管文书档案：公司制度、会议纪要、合同协议等，按年度、部门分类存放于档案柜。员工档案：入职资料、劳动合同、培训记录等，由人力资源部统一管理，保密保存。电子档案：重要文件需刻录光盘或存储于公司服务器，定期备份（每月1次），备份介质标注名称及日期。（二）档案操作流程归档：各部门需在每月最后5个工作日内将上月文件整理归档，填写《档案归档清单》（见模板7）移交至档案室。借阅：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅登记表》（见模板8），经部门经理及档案管理员签字同意；借阅期限不超过7天，到期需归还。销毁：超过保存期限的档案，由档案室编制《档案销毁清册》，经总经理审批后，由2人以上监督销毁，并记录销毁过程。（三）模板表格：档案借阅登记表档案名称档案编号借阅部门借阅人2023年第三季度会议纪要MJ-202309市场部刘*借阅日期2023-10-归还日期2023-10-借阅事由项目复盘资料整理档案管理员签字陈*七、应急管理措施（一）常见应急情况处理突发停电：员工需保持冷静，关闭用电设备；行政部立即联系物业知晓原因，启用备用电源（如应急灯、UPS电源）。设备故障：办公设备（电脑、打印机）出现故障，使用人需第一时间报修，行政部协调技术人员处理，记录故障时间及解决结果。安全事件：如发觉可疑人员或安全隐患，员工需立即通知行政部及安保人员，保护现场并配合调查。（二）应急处理操作流程事件报告：发觉应急情况后，当事人需10分钟内直接向部门经理及行政部报告，说明事件类型、地点及影响范围。现场处置：行政部接到报告后，立即启动对应应急预案，组织人员疏散、设备抢修或安全警戒。记录与总结：事件处理完毕后，填写《突发事件报告表》（见模板9），详细记录经过、原因及改进措施，报总经理审阅后存档。（三）模板表格：突发事件报告表事件名称2023年10月办公楼停电事件发生时间2023-10-14:30发生地点公司1-5层办公区域报告人行政部*事件经过因外部线路故障导致突然停电影响范围办公设备无法使用，员工暂时中断工作处理措施启用备用电源，联系物业抢修，15分钟后恢复供电改进建议定期检查UPS电源状态，增加应急照明设备八、附则本制度由行政部负责解释与修订，自发布之日起生效。各部门可根据本制度结合实际情况制定实施细则，报行政部备案。本制度如与国家法律法规冲突，以国家规定为准。模板1：公共区域清洁排班表月份周一周二周三周四周五10月销售部研发部行政部财务部人力资源部模板3：会议纪要模板会议纪要会议名称：项目进度沟通会会议时间：2023-10-14:00-16:00会议地点：301会议室主持人：张*参会人员：研发部李、市场部王、行政部陈*会议议题：研发部汇报项目A当前进度（完成80%，预计11月10日上线）市场部提出宣传需求（需提供产品功能演示视频）讨论并确定下一步工作计划决议事项：研发部于10月20日前完成演示视频制作，提交市场部。市场部于10月25日前完成宣传方案初稿。模板4：资产申购单申购部门研发部申购日期2023-10-资产名称机械键盘数量5规格型号青轴、背光预算金额1500元申购理由现有键盘老化，影响编程效率审批意见部门经理：同意；行政主管：同意；总经理*：同意模板5：资产报废申请表资产名称联想打印机资产编号PR-2020001报废原因使用