业务洽谈会议议程与决策执行记录表

业务洽谈会议议程与决策执行记录表工具说明一、适用业务场景本工具适用于企业内外部各类业务洽谈场景，包括但不限于：新客户合作意向沟通、跨部门项目协作需求对接、供应商合作条款谈判、业务模式优化研讨、客户反馈问题解决方案协商等。通过结构化记录会议流程与决策内容，保证洽谈目标清晰、责任分工明确、执行过程可追溯，提升业务洽谈效率与成果落地率。二、全流程操作指南（一）会前准备：明确目标，夯实基础确定会议核心目标根据洽谈主题（如合作模式、价格条款、资源支持等），明确本次会议需达成的具体目标（例如：确定合作框架、明确双方权责、解决关键分歧等），避免目标模糊导致会议偏离方向。梳理会议议题与优先级围绕核心目标，拆解出需讨论的具体议题（如市场分析、合作周期、交付标准、风险应对等），按重要性排序并预估每个议题的讨论时长，保证重点议题得到充分关注。确定参会人员与分工列出双方参会人员名单（含姓名、职务、联系方式），明确各方主谈人、记录人、决策人角色。内部提前沟通立场，保证参会人员对议题有充分知晓，避免临时表态不一致。准备会议资料与议程整理背景资料（如合作方案、历史数据、需求清单等），提前发送给参会方；制定详细会议议程（含时间节点、议题负责人），并至少提前1天通过邮件或即时通讯工具发送至各方，预留反馈调整时间。（二）会中执行：聚焦讨论，高效决策开场与议程确认（5-10分钟）会议主持人开场，介绍参会人员、重申会议目标及议程，确认各方对议程无异议后按计划推进。若需调整议题，需简要说明原因并重新分配时间。议题逐项讨论（核心环节，按议程时长分配）引导发言：每个议题由负责人先阐述核心观点或提案，其他参会人员围绕提案补充意见、提出疑问。聚焦共识：主持人需控制讨论节奏，避免偏离主题，对分歧点及时梳理（如“关于付款周期，甲方希望30天，乙方建议60天，双方核心诉求是？”），引导各方寻求折中方案。关键记录：记录人实时讨论要点（包括各方观点、数据支撑、分歧点、初步共识），保证信息完整准确。决策事项明确（每个议题讨论后）对达成一致的结论，需明确以下要素：决策内容（具体条款或行动方向）；决策依据（如数据支持、法规要求或双方约定）；决策责任人（负责推动或确认该决策的执行方）。行动项确认（会议结束前15分钟）汇总所有需落地的事项，形成行动清单，明确每项任务的：任务描述（具体做什么）；责任人（直接负责执行的人员）；协作人（提供支持的其他人员或部门）；截止时间（完成节点）；输出成果（如方案报告、合同草案等）。会议总结与后续安排（5分钟）主持人总结本次会议成果（达成的共识、决策事项、行动项），明确下次会议时间（若需）或跟进机制，确认记录内容无误后，各方签字确认。（三）会后跟进：落地执行，闭环管理整理并分发会议记录会议结束后24小时内，记录人整理正式会议记录（含议程、讨论要点、决策事项、行动项），经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关方，要求2个工作日内反馈确认，保证信息同步无遗漏。跟踪行动项执行进度责任人按截止时间推进任务，记录人每周通过邮件或会议同步进度，对逾期未完成的任务及时提醒，分析原因并协调解决（如资源不足、流程卡点等）。归档与复盘会议记录、行动项完成情况、相关资料等统一归档，便于后续查阅；对复杂项目，可在关键节点组织复盘会议，总结经验教训，优化后续洽谈流程。三、会议议程与决策执行记录表模板会议基本信息项目内容会议名称[例如：项目合作洽谈会]会议时间[年月日时分-时分]会议地点[会议室/线上会议]主持人[姓名*]（职务：*）记录人[姓名*]（职务：*）参会人员甲方：[姓名（职务）、姓名（职务）]；乙方：[姓名（职务）、姓名（职务）]会议目标[例如：明确项目合作范围、价格及交付周期]会议议程与讨论记录序号议题名称讨论要点（含各方观点、分歧点、数据支撑）时间分配达成共识/决策事项决策依据决策责任人1合作范围界定甲方提出需包含A、B模块；乙方建议增加C模块试点，后续评估扩展。30分钟双方确认合作范围暂为A、B模块，C模块作为二期需求，待Q3启动评估。甲方资源限制甲方：*2项目报价与付款周期甲方报价100万（含税），期望60天付款；乙方还价85万，要求30天预付。40分钟最终报价92万，付款方式：签约后3个工作日预付30%，验收后7个工作日付清70%。市场均价参考乙方：*3交付标准与验收流程甲方提出需通过第三方测试；乙方建议内部测试+甲方抽检结合。20分钟交付标准：按附件《需求说明书》执行；验收流程：乙方提交交付物→甲方5个工作日内测试→出具验收报告。行业通用规范双方共同确认行动项清单序号任务描述责任人协作人截止时间完成状态（□未开始□进行中□已完成□延期）输出成果1修订《合作框架协议》第3条条款甲方：*乙方：*2024年X月X日□未开始签字版协议草案2提交A、B模块详细需求说明书乙方：*甲方：*（对接）2024年X月X日□进行中需求说明书V1.03组织内部评审会确认报价方案甲方：*财务部：*2024年X月X日□未开始评审会议纪要后续跟进安排下次会议时间：2024年X月X日14:00（线上），议题：协议终稿确认与项目启动计划待解决问题：C模块试点评估标准需由乙方补充方案，于下次会议前提交联系人：[姓名*]，联系方式：[内部通讯号/分机号，不涉及真实隐私]签字确认甲方参会人员签字日期乙方参会人员签字日期四、使用关键提示会前充分沟通，避免信息差提前发送会议资料和议程，保证参会人员对议题有统一认知；对敏感议题（如价格、权责），内部需提前达成一致立场，避免会上临时争论浪费时间。会中聚焦决策，明确责任边界讨论时避免“空泛表态”，每个结论需对应具体责任人、时间节点和输出成果；对未达成共识的议题，明确下次沟通时间或后续处理方式，避免遗留问题。会后及时跟进，保证闭环管理会议记录需在24小时内分发，行动项责任人需主动反馈进度，记