2026年电子档案归档服务合同

2026年电子档案归档服务合同甲、乙双方根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》、《电子签名法》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就电子档案归档服务事宜，经友好协商，达成如下协议：第一条定义1.1本合同所称电子档案，是指在经济活动、社会活动中直接形成的具有保存价值的电子形式的各种文件、资料和实物等的原始记录。1.2本合同所称归档，是指对电子档案进行收集、整理、分类、鉴定、著录、标引、存储、利用和安全管理等活动。1.3本合同所称服务方，是指提供电子档案归档服务的乙方。1.4本合同所称委托方，是指委托乙方提供电子档案归档服务的甲方。第二条服务范围2.1乙方为甲方提供电子档案归档服务，包括但不限于电子档案的采集、传输、存储、维护、利用和安全保护等服务。2.2归档内容：甲方产生的各类电子文件，包括但不限于电子合同、电子发票、电子邮件、电子审批单、电子会议纪要、电子图像、电子音频、电子视频等。2.3归档范围：甲方指定部门的电子档案，具体包括销售部、市场部、技术部、人力资源部等部门产生的电子档案。归档时间范围自2026年1月1日起至服务期限结束。2.4甲方应根据国家相关法律法规及行业规范，向乙方提供归档电子档案的具体要求和标准。第三条服务方式3.1数据采集：甲方负责将需要归档的电子档案按照乙方提供的规范进行整理和分类，并通过网络传输或介质介质的方式提供给乙方。乙方也可根据甲方的需求指派工作人员进行现场数据采集，相关费用由甲方承担。3.2数据传输：甲方和乙方应采取必要的安全措施，确保电子档案在传输过程中的安全性，防止数据泄露、篡改或丢失。双方应使用加密传输通道或安全的物理介质进行数据传输。3.3数据存储：乙方应为甲方提供安全可靠的电子档案存储环境，存储设备应满足国家相关安全标准，并采取数据备份、容灾等措施，确保电子档案的完整性和安全性。存储期限至少为十年，具体可根据甲方的需求进行协商。3.4数据维护：乙方应定期对存储的电子档案进行维护，包括但不限于数据备份、系统升级、安全检查等，确保电子档案的可读性和可用性。乙方应每年向甲方提供至少一次服务报告，报告内容应包括但不限于服务情况、数据维护情况、安全状况等。第四条服务期限4.1本合同服务期限为自2026年1月1日起至2028年12月31日止，共计三年。4.2服务期限届满前三个月，如甲方需要继续使用乙方提供的电子档案归档服务，双方应另行协商签订续服务协议。如甲方未提出续签要求，本合同到期后自动终止。第五条服务费用5.1乙方提供本合同项下的电子档案归档服务的收费标准为：人民币[具体金额]元/年。服务费用包含数据采集、传输、存储、维护、利用和安全保护等相关服务费用。5.2甲方应于每年[具体月份]前向乙方支付当年度的服务费用。支付方式为银行转账，甲方应在支付前将款项汇入乙方指定的银行账户：开户行：[开户行名称]账户名称：[账户名称]账号：[账号]5.3如甲方需要增加归档范围或提高服务标准，双方应另行协商确定费用，并签订补充协议。5.4乙方应向甲方开具合法有效的发票。第六条双方权利义务6.1甲方的权利义务：6.1.1有权要求乙方按照合同约定提供电子档案归档服务，并对服务质量进行监督。6.1.2应向乙方提供真实、完整、准确的电子档案信息，并对电子档案的真实性、完整性、合法性负责。6.1.3应按照合同约定及时足额支付服务费用。6.1.4应配合乙方进行电子档案的采集、传输、存储和维护等工作，并提供必要的便利条件。6.1.5应建立健全内部电子档案管理制度，并教育相关工作人员遵守保密规定。6.1.6对乙方工作人员接触到的甲方商业秘密和隐私信息负有保密义务。6.2乙方的权利义务：6.2.1应按照合同约定，及时、准确、完整地完成电子档案归档服务，确保归档电子档案的完整性、安全性、可用性。6.2.2应采取严格的技术和管理措施，确保电子档案在采集、传输、存储、维护、利用和安全管理等过程中的安全性，防止数据泄露、篡改或丢失。6.2.3应对归档的电子档案进行定期备份和容灾，并保证备份数据的完整性和可恢复性。6.2.4应依法保护甲方的商业秘密和隐私信息，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。6.2.5应建立完善的电子档案管理制度，并配备专业的技术人员进行服务。6.2.6应定期向甲方提供服务报告，并按照甲方的要求提供电子档案的查询、利用等服务。第七条保密条款7.1甲乙双方应对在履行本合同过程中知悉的对方的商业秘密和隐私信息承担保密义务。保密内容包括但不限于电子档案内容、技术秘密、客户信息、财务信息等。7.2保密期限为本合同有效期内及合同终止后[具体年限]年。7.3任何一方未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用其知悉的对方的商业秘密和隐私信息。7.4乙方因提供服务需要接触甲方员工的，应要求其签署保密协议，并监督其履行保密义务。7.5违反本保密约定的，应承担相应的法律责任。第八条知识产权8.1甲方拥有其提供的电子档案的知识产权，乙方在提供归档服务过程中产生的知识产权归乙方所有。8.2乙方应保证其提供的服务不侵犯任何第三方的知识产权，如因乙方原因导致甲方侵犯第三方知识产权的，由乙方承担全部责任。8.3未经甲方书面同意，乙方不得将归档的电子档案提供给任何第三方使用。第九条违约责任9.1甲方未按时支付服务费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的[具体比例]向乙方支付违约金。逾期超过[具体天数]的，乙方有权暂停服务，直至甲方付清欠款及违约金。9.2乙方未按合同约定提供服务的，应向甲方支付违约金，违约金金额为当年度服务费用的[具体比例]。若违约行为导致甲方遭受损失的，乙方还应赔偿甲方的实际损失。9.3任何一方违反保密约定的，应向对方支付违约金[具体金额]元，若违约行为给对方造成损失的，违约金不足以弥补损失的，还应赔偿对方的实际损失。9.4任何一方违反本合同的，守约方有权要求违约方承担违约责任，并有权解除合同。解除合同的，已收取的费用不予退还，并应赔偿对方的损失。第十条不可抗力10.1本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、流行病疫情等。10.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[具体天数]内通知对方，并提供相关证明文件。10.3因不可抗力导致合同无法履行的，双方应根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，并可根据情况变更或解除合同。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。第十一条争议解决11.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。11.2协商不成的，任何一方均可向[具体法院]提起诉讼。第十二条合同生效及其他12.1本合同自双方签字盖章之日起生效。12.2本合同未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。12.3本合同一式[具体份数]份，甲方执[具体份数]份，乙方执[具体份数]份，具有同等法律效力。12.4通知：双方之间的所有通知均应以书面形式，通过专人递送、挂号信、电子邮件等方式送达至本合