2026年口腔医疗管理公司财务保密管理制度

2026年口腔医疗管理公司财务保密管理制度第一章总则第一条为规范公司财务保密管理工作，保护公司核心财务信息安全，防范财务信息泄露风险，保障公司经营管理活动有序开展，维护公司合法权益和商业信誉，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规及行业规范，结合口腔医疗管理公司经营特性，制定本制度。第二条本制度所称财务保密信息，是指公司在财务活动中形成或获取的，不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的各类财务数据、文件资料、系统信息及相关商业秘密，包括但不限于财务收支数据、资产负债信息、利润数据、预算方案、决算报告、纳税信息、员工薪酬福利数据、客户缴费信息、财务系统权限信息等。第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体员工（含正式员工、劳务派遣人员、临时聘用人员），覆盖财务保密信息的生成、传递、存储、使用、销毁等全流程管理；涉及财务审计、税务代理、咨询服务等第三方合作机构（如会计师事务所、税务师事务所、财务软件服务商等）的相关合作行为，亦需遵循本制度相关保密规范。第四条财务保密管理遵循以下基本原则：（一）保密优先原则：将财务保密工作贯穿财务活动全过程，优先采取保密措施，防范信息泄露风险；（二）权责明晰原则：明确各部门及人员的财务保密责任，建立“谁主管、谁负责，谁经手、谁负责”的责任追溯机制；（三）分级管控原则：根据财务信息的重要程度和泄露风险等级，实行分级分类保密管理，精准落实保密措施；（四）全程管控原则：对财务保密信息的生成、传递、存储、使用、销毁等各环节实施全流程管控，确保信息安全；（五）合规合法原则：严格遵守相关法律法规及行业规范，确保财务保密管理工作合法合规，不得侵犯员工、客户等相关方的合法权益。第五条公司成立财务保密管理小组，由总经理担任组长，分管财务的领导担任副组长，成员包括财务部门、审计部门、行政部门、信息管理部门及各下属口腔医疗机构负责人。管理小组统筹决策财务保密管理重大事项，审定保密管理制度及相关方案，协调解决财务保密管理中的重大问题，监督本制度落地执行。财务部门是财务保密管理的归口管理部门，负责牵头制定财务保密管理细则、梳理财务保密信息清单、落实财务保密日常管理措施、组织开展保密培训及检查；审计部门负责对财务保密管理工作进行内部审计监督，核查保密措施落实情况，查处违规泄密行为；信息管理部门负责提供财务系统安全技术支撑，保障财务信息系统的保密性、完整性和可用性；行政部门负责协助开展保密宣传教育、保密物资配备及涉密文件归档管理；各下属口腔医疗机构及职能部门负责配合落实本单位财务保密管理工作，加强本部门人员保密教育；全体员工需严格遵守本制度，自觉履行财务保密义务。第二章财务保密信息范围与分级第六条财务保密信息核心范围：（一）财务数据类：公司及下属机构的年度/季度/月度财务收支数据、资产负债表数据、利润表数据、现金流量表数据、成本费用明细数据、药品耗材采购及销售价格数据、医疗服务收费明细数据、纳税申报数据、退税信息、财政补贴资金相关数据等；（二）财务文件类：年度预算方案及编制依据、年度决算报告及分析资料、利润分配方案、财务管理制度及细则、内部审计报告、财务专项调研报告、税务筹划方案、银行授信资料、融资方案及相关协议等；（三）人员薪酬类：员工工资标准、奖金发放数据、社会保险及公积金缴纳明细、福利补贴方案及发放记录、离职人员薪酬结算数据等；（四）客户财务类：客户缴费记录、欠费信息、医保结算明细、客户个性化收费协议等涉及客户隐私的财务信息；（五）系统与权限类：财务软件系统账号密码、数据库访问权限、财务数据备份信息、系统操作日志、财务办公设备（电脑、打印机、U盘等）存储的涉密信息等；（六）其他涉密类：涉及公司商业秘密的财务合作协议、财务人员岗位涉密信息、未公开的重大财务决策信息等。第七条财务保密信息分级标准：根据信息重要程度和泄露风险，将财务保密信息分为绝密级、机密级、秘密级三个等级：（一）绝密级：泄露后将给公司造成特别重大经济损失或严重损害公司商业信誉的财务信息，包括但不限于公司年度/季度核心财务数据、利润分配方案、融资方案及核心协议、未公开的重大财务决策信息、核心客户医保结算核心数据等；（二）机密级：泄露后将给公司造成重大经济损失或损害公司商业信誉的财务信息，包括但不限于月度财务收支数据、成本费用明细数据、预算方案、决算报告、内部审计报告、员工薪酬福利核心数据、普通客户缴费明细等；（三）秘密级：泄露后将给公司造成一定经济损失或不良影响的财务信息，包括但不限于日常费用报销凭证、财务管理制度通用条款、非核心财务办公设备操作信息、普通财务文件归档目录等。第八条财务保密信息分级动态管理：财务部门牵头建立财务保密信息分级清单，明确各等级信息的具体范围和管理要求，报财务保密管理小组审批后执行；根据公司业务发展、政策调整等实际情况，定期对分级清单进行更新优化，确保分级准确、管控有效。第三章财务保密责任分工第九条公司管理层保密责任：总经理对公司财务保密管理工作负总责，负责审批财务保密管理制度及重大保密事项；分管财务领导负责统筹协调财务保密日常管理工作，监督保密措施落实；其他管理层成员负责分管领域内的财务保密管理工作，督促分管部门落实保密义务。第十条财务部门保密责任：财务部门负责人是财务保密管理直接责任人，负责组织制定财务保密管理细则、开展保密培训、落实保密检查；财务人员对经手的财务保密信息负直接保密责任，严格按照保密规范开展账务处理、报表编制、数据传递等工作，妥善保管涉密文件资料和系统权限。第十一条各业务部门保密责任：各职能部门及下属口腔医疗机构负责人对本部门涉及的财务保密信息负管理责任，组织本部门人员学习财务保密制度，规范本部门财务信息传递和使用流程；部门员工需配合财务部门落实保密要求，不得擅自获取、传播非本岗位所需的财务保密信息。第十二条信息管理部门保密责任：负责财务信息系统的安全防护，搭建安全的财务数据存储和传输环境，定期开展系统安全检测和漏洞修复；严格管控财务系统权限分配，建立权限申请、变更、注销流程；协助财务部门做好财务数据加密、备份及恢复工作，保障财务信息系统安全。第十三条第三方机构保密责任：与公司合作的第三方机构（如审计、税务、财务软件服务商等）需签订正式的保密协议，明确保密义务和违约责任；第三方机构工作人员仅能在授权范围内获取和使用财务保密信息，不得超出合作范围传播、使用或泄露；财务部门负责监督第三方机构履行保密义务。第十四条员工个人保密责任：全体员工需自觉学习并遵守本制度，树立财务保密意识；不得擅自获取、查阅、复制、传播非本岗位工作所需的财务保密信息；不得在公共场合、社交媒体、私人通讯中谈论或泄露财务保密信息；发现财务保密信息泄露风险或疑似泄露行为，需及时向财务部门或保密管理小组报告。第四章财务保密管理规范第十五条涉密文件资料管理规范：（一）生成与标识：财务涉密文件资料生成时，需明确标注保密等级（绝密级、机密级、秘密级），绝密级和机密级文件需加盖保密专用章；电子涉密文件需设置加密保护和保密标识，明确存储路径和访问权限；（二）收发与传递：涉密文件资料收发需建立专门台账，记录收发时间、文件名称、份数、传递人员等信息；内部传递需由专人负责，实行“点对点”传递，严禁通过普通邮件、即时通讯工具（非加密）传递绝密级和机密级财务信息；外部传递（如提交审计、税务部门）需经财务部门负责人审批，采取加密、密封等防护措施，并签订保密协议；（三）存储与保管：涉密文件资料需存储在专用保密柜或加密存储设备中，绝密级文件需由专人专柜保管，钥匙实行双人分管；电子涉密文件需存储在公司内部加密服务器或专用加密存储设备中，严禁存储在私人电脑、手机、U盘等非公司授权设备中；（四）使用与借阅：使用涉密文件资料需在授权范围内进行，绝密级文件使用需经总经理审批，机密级文件需经分管财务领导审批，秘密级文件需经财务部门负责人审批；借阅涉密文件需办理借阅登记手续，明确借阅期限，到期及时归还；借阅期间需妥善保管，不得转借他人或复制；（五）销毁与清理：涉密文件资料销毁需由两人共同监督，纸质文件使用碎纸机彻底销毁，电子文件需采用专业数据销毁工具彻底清除，确保无法恢复；销毁后需填写《涉密文件销毁记录表》，由监督人员和经办人签字确认，归档保管；对于过期、作废的涉密文件资料，需及时清理，统一销毁，不得随意丢弃。第十六条财务信息系统保密规范：（一）权限管控：财务系统权限实行“最小必要”原则，根据岗位需求精准分配权限，严禁超权限授权；权限申请需经部门负责人、财务部门负责人、信息管理部门负责人审批，建立权限台账，定期核查权限使用情况；员工离职、调岗时，需及时注销或调整其财务系统权限，确保权限回收到位；（二）密码管理：财务系统账号密码需设置复杂密码（包含大小写字母、数字、特殊符号），长度不少于8位，定期（每3个月）更换；严禁共用账号密码、泄露账号密码或使用简单密码；信息管理部门需建立密码定期核查机制，对不符合要求的密码及时提醒整改；（三）安全防护：信息管理部门需为财务系统部署防火墙、入侵检测系统、数据加密软件等安全防护设备，定期开展系统安全扫描和漏洞修复，防范黑客攻击和数据泄露；财务数据需定期备份，备份数据采用加密存储，异地存放，确保数据可恢复；（四）操作规范：财务人员操作财务系统时，需严格遵守操作规程，严禁违规操作、越权操作；操作完成后及时退出系统，离开工作岗位时锁定电脑；严禁在公共网络环境下登录财务系统，确需远程操作的，需使用公司专用VPN，确保传输安全。第十七条日常财务保密行为规范：（一）办公环境保密：财务办公区域需设置门禁或隔离措施，非财务人员未经允许不得进入；财务人员办公电脑需设置开机密码和屏幕保护密码，离开岗位时及时锁屏；涉密文件资料不得随意摆放，下班前需整理归档至保密柜；（二）信息交流保密：严禁在公共场合（如电梯、食堂、会议室走廊）谈论财务保密信息；严禁通过非加密即时通讯工具（如普通微信、QQ）、私人邮箱、社交媒体等传递、分享财务保密信息；内部讨论财务保密信息需在封闭办公区域进行，确保无关人员无法知晓；（三）人员变动保密：财务人员离职、调岗时，需办理财务保密信息交接手续，签订《离职保密承诺书》，明确离职后的保密义务和违约责任；交接过程需由财务部门负责人监督，确保涉密文件资料、系统权限等全部交接到位，无遗漏；（四）外部来访保密：外部人员（如客户、供应商、审计人员）进入财务办公区域需经审批，由专人陪同；洽谈涉及财务保密信息的业务时，需在专用接待室进行，严禁无关人员旁听；提供相关财务资料需经审批，明确提供范围，做好登记记录。第十八条客户财务信息保密规范：严格遵守客户隐私保护相关法律法规，妥善保管客户缴费记录、欠费信息、医保结算数据等客户财务信息；不得擅自向无关人员泄露客户财务信息，不得将客户财务信息用于与业务无关的用途；因业务需要向相关部门提供客户财务信息时，需经客户同意（法律法规另有规定的除外），并采取保密措施。第五章监督考核与奖惩第十九条监督检查机制：（一）日常监督：财务部门联合信息管理部门、行政部门开展财务保密日常监督检查，重点检查涉密文件资料管理、财务系统权限使用、日常保密行为规范等情况，发现问题及时督促整改，做好检查记录；（二）定期检查：财务保密管理小组每季度组织一次财务保密专项检查，结合日常监督情况，对各部门财务保密责任落实、保密措施执行等情况进行综合评估，形成专项检查报告，通报检查结果；（三）专项审计：审计部门每年开展一次财务保密管理专项审计，核查财务保密管理制度执行情况、涉密信息安全状况，排查泄密风险隐患，出具审计报告，提出改进建议；（四）举报受理：公司设立财务保密举报渠道（如举报电话、举报邮箱），鼓励员工举报违规泄密行为；行政部门负责受理举报，对举报信息严格保密，及时组织核查处理，反馈处理结果。第二十条考核评价：公司将财务保密管理工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，考核指标包括保密责任落实情况、保密措施执行情况、泄密事件发生情况、问题整改及时性等；考核结果与部门绩效奖金、个人评优评先、岗位晋升直接挂钩。第二十一条奖励措施：对在财务保密管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予通报表扬及相应奖励：（一）部门奖励：严格落实财务保密责任、全年无泄密事件、积极配合保密检查及整改的部门，授予“财务保密管理优秀部门”称号，发放团队奖金；（二）个人奖励：严格遵守保密制度、自觉履行保密义务、及时发现重大泄密风险并有效处置、积极提出财务保密合理化建议的员工，给予通报表扬、发放个人奖金或荣誉证书。第二十二条惩处措施：对违反本制度规定，存在违规获取、传播、泄露财务保密信息等行为的部门及个人，公司视情节轻重给予相应惩处；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）情节较轻的：存在未按规定标注保密标识、违规借阅涉密文件、未及时锁定办公设备等轻微违规行为，未造成信息泄露的，给予通报批评、扣减个人绩效考核分数；部门存在同类问题的，扣减部门绩效奖金；（二）情节较重的：存在擅自复制、传播机密级以下财务保密信息、超权限访问财务系统、泄露普通客户财务信息等行为，造成一定经济损失或不良影响的，给予经济处罚、取消评优评先资格、岗位调整；部门负责人未履行管理责任的，连带追究责任；（三）情节严重的：存在泄露绝密级或核心机密级财务信息、故意传播涉密信息谋取私利、违规向第三方泄露财务保密信息等行为，造成重大经济损失或严重损害公司商业信誉的，给予纪律处分或开除；部门存在重大泄密问题的，追究