2026年口腔医疗管理公司合同起草与审核管理制度

2026年口腔医疗管理公司合同起草与审核管理制度第一章总则1.1制定目的：为规范公司合同起草与审核管理工作，建立“全流程管控、权责明晰、风险可控”的合同管理体系，明确合同起草、审核、修订、定稿等各环节的操作标准与责任要求，有效防范合同法律风险、经济风险及品牌风险，保障公司合法权益，提升合同管理效率与履约质量，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《医疗器械监督管理条例》等相关法律法规及行业标准，结合公司口腔医疗管理业务实际，特制定本制度。1.2适用范围：本制度适用于公司及下属所有口腔机构对外签订的各类合同、协议、补充协议、承诺书等具有法律约束力的法律文书，包括但不限于设备采购合同、耗材供应合同、医疗合作合同、房屋租赁（诊疗场地）合同、劳动合同、广告宣传合同、物业服务合同、融资贷款合同等。本制度约束对象为公司各职能部门、下属口腔机构及所有参与合同起草、审核、审批、执行的相关人员。1.3核心原则：坚持“依法合规、预防为主、权责统一、全程管控、高效便捷”的核心原则。所有合同的起草与审核必须严格遵循相关法律法规规定，确保合同内容合法有效；强化合同事前风险预防，规范起草标准，严格审核流程；明确各部门及岗位在合同起草与审核中的职责，确保责任到人；对合同起草、审核、履行全流程实行闭环管理，及时发现并化解风险；优化管理流程，在保障风险可控的前提下提升合同流转效率。1.4体系目标：建立健全标准化的合同起草与审核管理体系，实现合同起草规范率100%、审核覆盖率100%、法律风险识别率100%、合同合规率100%，有效降低合同纠纷发生率，保障合同履约率≥98%，推动公司业务活动依法合规开展，维护公司经营秩序稳定。第二章组织架构与职责分工2.1组织架构：公司设立合同起草与审核管理工作领导小组，由公司总经理担任组长，分管法务工作副总经理担任副组长，成员包括法务部门负责人、财务部门负责人、采购部门负责人、医疗质量管理部门负责人、各口腔机构主任及相关业务部门负责人。领导小组下设执行办公室（挂靠法务部门），配备专职合同管理员，负责合同起草与审核的日常统筹协调、制度落实、档案管理及成果汇总等工作。2.2核心职责2.2.1工作领导小组：负责审定合同起草与审核管理制度及相关实施细则，审批重大合同（如标的额较大、风险较高的合同）的起草方案与审核结果；定期召开合同管理专题会议，听取工作进展报告，协调解决合同起草与审核过程中的重大问题（如复杂合同的风险处置、跨部门审核争议等）；统筹合同管理资源配置，推动合同管理体系持续完善。2.2.2执行办公室：负责制定合同起草与审核实施细则、标准模板、年度培训计划，建立合同管理台账与风险追溯体系；组织开展合同管理相关培训，提升全员合同风险意识与起草审核能力；负责合同起草与审核的日常统筹协调，跟踪监督各环节工作落实情况；收集整理合同管理数据，开展合同风险分析评估，定期向工作领导小组提交工作报告。2.2.3各部门职责法务部门：作为牵头执行部门，负责合同起草与审核的核心工作；制定并动态更新各类合同标准模板，规范合同起草格式与核心条款；负责所有合同的法律审核，重点审核合同主体资格、内容合法性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等；为合同起草提供法律支持，指导业务部门规范起草合同；参与重大合同的谈判与起草工作，提出法律风险防控建议；负责合同纠纷的法律处置，协助相关部门处理合同履约过程中的法律问题；负责合同管理相关档案的归档审核与管理。业务部门（含各口腔机构、采购部门、市场部门等）：作为合同起草的责任部门，负责本部门业务相关合同的起草工作，严格按照制度要求及标准模板撰写合同；核实合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等信息，收集相关证明材料；明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心业务条款，确保条款符合业务实际需求；完成合同起草后的内部初审，核对条款准确性、完整性，形成初审意见后提交审核；负责合同履行过程的跟踪落实，及时向法务部门反馈履约过程中的风险与问题。财务部门：负责合同财务相关条款的审核，重点审核合同价款、支付方式、结算周期、税务处理、票据要求等条款的合理性与合规性；评估合同财务风险，核查公司资金实力与付款能力，确保合同财务条款符合公司财务管理制度；协助业务部门核实合同相对方的财务信用状况；参与重大合同的财务风险评估与谈判工作。医疗质量管理部门：负责医疗相关合同（如医疗设备采购、耗材供应、医疗合作等合同）的专业审核，重点审核合同标的（设备、耗材等）的质量标准、技术参数、验收要求等条款是否符合口腔医疗诊疗规范及行业标准；评估医疗相关合同的专业风险，提出质量管控相关建议；协助业务部门核实医疗类合同相对方的专业资质（如医疗器械生产经营许可证等）。人力资源部门：负责劳动合同及人事相关合同（如劳务派遣、培训服务等合同）的起草与审核，重点审核合同条款是否符合劳动法律法规要求，保障员工合法权益；协助法务部门完善人事类合同标准模板；跟踪劳动合同履行情况，处理人事类合同相关纠纷。合同管理员：负责合同起草与审核的日常协调工作，建立并更新合同管理台账，详细记录合同流转各环节信息；负责合同文本的收发、传递、归档等工作，确保合同档案完整安全；协助法务部门开展合同风险排查与培训组织工作；及时向执行办公室反馈合同管理过程中发现的问题。第三章合同起草规范3.1起草依据与前提：合同起草必须以相关法律法规、行业标准及公司管理制度为依据，确保合同内容合法合规；起草前，业务部门需充分调研合同相对方的主体资格（如营业执照、相关资质证书等）、信用状况（如无重大违法违规记录、无不良信用信息等）、履约能力（如资金实力、供货能力、服务水平等），收集并核实相关证明材料，形成《合同相对方资质审核表》，作为合同起草的前提条件。3.2起草原则与要求：合同起草需遵循“条款完整、表述准确、权利义务对等、风险可控”的原则；合同语言需严谨规范，避免使用模糊、歧义的表述，明确各条款的具体含义；合同内容需围绕业务实际需求，确保条款具有可操作性；优先使用法务部门制定的标准模板，无标准模板的，需参照同类合同模板起草，必要时征求法务部门意见。3.3必备条款规范：所有合同必须包含以下必备条款，确保内容完整：（1）当事人的姓名或者名称和住所，需明确合同相对方的全称、统一社会信用代码、地址、联系方式等；（2）标的，需明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量标准等，医疗设备、耗材等标的需注明医疗器械注册证号等相关资质信息；（3）数量，需明确具体数量及计量单位，避免模糊表述；（4）质量，需明确质量标准（如国家标准、行业标准、双方约定标准等）、验收方式及验收标准；（5）价款或者报酬，需明确金额、货币种类、支付方式、支付期限、结算方式等；（6）履行期限、地点和方式，需明确合同履行的具体起止时间、履行地点、交付方式、运输方式等；（7）违约责任，需明确双方违约情形及对应的违约责任（如违约金计算标准、赔偿范围、补救措施等），违约责任需具有可操作性；（8）解决争议的方法，需明确争议解决方式（如协商、调解、仲裁、诉讼）及管辖机构，优先选择对公司有利的管辖方式。3.4行业特殊条款规范：针对口腔医疗行业特性，相关合同需增加特殊条款：（1）医疗设备、耗材采购合同：需明确设备耗材的医疗器械注册证要求、质量保证期、售后服务（如安装调试、维修保养、技术培训等）、不合格产品退换货机制、紧急供货保障条款等；（2）医疗合作合同：需明确合作范围、双方权利义务、医疗质量管控责任、患者隐私保护条款、纠纷承担机制等；（3）房屋租赁（诊疗场地）合同：需明确租赁用途符合医疗执业要求、装修改造相关规定、消防验收要求、租赁期间的维修责任、医疗污水处置要求等；（4）广告宣传合同：需明确宣传内容符合医疗广告管理相关规定，严禁虚假宣传、夸大宣传，明确广告内容审核机制及违规宣传的违约责任。3.5起草流程与时限：业务部门确定起草需求后，先完成合同相对方资质审核，再依据标准模板起草合同；起草过程中，涉及其他部门职责的，需提前沟通确认相关条款；合同起草完成后，业务部门负责人进行内部初审，审核通过后形成《合同起草初审意见表》，连同合同草案一并提交执行办公室流转审核；普通合同起草时限一般不超过3个工作日，复杂合同起草时限不超过7个工作日。第四章合同审核流程4.1审核层级与范围：合同审核实行“业务部门初审→相关部门联审→法务部门终审→领导审批”的层级审核机制。所有合同必须经过法务部门终审，涉及财务、医疗质量、人事等相关内容的，需经过对应部门联审；标的额较大（如超过XX万元）、风险较高（如长期合作、涉及重大权益）的合同，需提交工作领导小组审批。4.2各环节审核要求与时限4.2.1业务部门初审：业务部门负责人对合同草案进行全面审核，重点审核合同条款是否符合业务需求、标的描述是否准确、履行方式是否可行、相对方信息是否核实等，审核通过后签署初审意见，提交执行办公室；初审时限为1个工作日。4.2.2相关部门联审：执行办公室将合同草案及初审意见分发给相关联审部门，各联审部门根据职责开展审核：财务部门审核财务相关条款，医疗质量管理部门审核医疗专业相关条款，人力资源部门审核人事相关条款等；各联审部门需在1个工作日内完成审核，签署审核意见，审核通过的提交法务部门，审核不通过的说明修改意见并退回业务部门修改。4.2.3法务部门终审：法务部门对合同草案及各部门审核意见进行全面法律审核，重点审核合同主体合法性、内容合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等；审核过程中，需与业务部门、联审部门充分沟通，提出修改建议；审核通过的签署终审意见，提交领导审批；审核不通过的，出具《合同审核修改意见通知书》，退回业务部门修改后重新提交审核；终审时限为普通合同2个工作日，复杂合同3个工作日。4.2.4领导审批：根据合同重要程度及标的额大小，分别由分管领导、总经理或工作领导小组审批：普通合同由分管领导审批，审批时限1个工作日；重大合同由总经理或工作领导小组审批，审批时限2个工作日；审批通过的，合同草案定稿；审批不通过的，退回相关部门修改后重新提交审批。4.3审核争议处理：审核过程中，各部门对合同条款存在争议的，由执行办公室组织召开协调会议，召集相关部门充分沟通，提出协调方案；协调无法达成一致的，提交工作领导小组审议决策，确保审核工作顺利推进。4.4合同修订规范：合同草案经审核需要修改的，业务部门需根据审核意见逐条修改，修改完成后重新履行审核流程；修改过程中，需保留修改痕迹，便于追溯；重大修改的，需重新开展合同相对方资质审核及风险评估。第五章合同履行与归档管理5.1合同履行跟踪：合同定稿签署后，业务部门为合同履行的责任部门，负责跟踪合同履行进度，确保双方严格按照合同约定履行义务；履行过程中，需做好履行记录（如供货记录、验收记录、付款记录、服务记录等），收集相关凭证；发现对方存在违约迹象或履行困难的，需及时向法务部门及分管领导报告，采取应对措施防范风险。5.2合同变更与补充：合同履行过程中，需要变更或补充条款的，需由业务部门提出变更申请，说明变更原因及变更内容，经相关部门审核、法务部门终审、领导审批后，与合同相对方签订补充协议；补充协议的起草与审核流程按照本制度相关规定执行，补充协议与原合同具有同等法律效力。5.3合同归档规范：合同签署完成后，业务部门需在3个工作日内将合同正本及相关材料（如相对方资质证明、审核意见表、履行记录等）提交合同管理员归档；合同管理员需对归档材料进行审核，确保材料完整，建立《合同归档台账》，详细记录合同信息；合同档案需分类存放，纸质档案存储在专用档案柜，做好防潮、防火、防盗等防护措施，电子档案存储在公司指定的安全存储设备，设置访问权限；合同档案保管期限为合同履行完毕后至少5年，重大合同档案需永久保管。5.4合同借阅管理：各部门因工作需要借阅合同档案的，需提交《合同借阅申请单》，经部门负责人审核、执行办公室审批后，方可借阅；借阅纸质档案需由档案管理人员陪同，严禁擅自涂改、勾画、抽取合同；借阅期限一般不超过7个工作日，逾期需办理续借手续；涉密合同借阅需严格遵守保密管理规定，限定借阅范围和人员。第六章监督检查与考核评价6.1监督检查机制：建立“日常巡查、月度抽查、年度考核”相结合的监督体系。执行办公室每日对合同起草与审核流程落实情况开展日常巡查，重点核查审核时限、条款规范等；每月联合法务部门、财务部门开展专项抽查，重点核查合同合规性、归档完整性、履行跟踪情况等；工作领导小组每年组织开展全面考核，评估合同管理体系适用性与有效性，提出优化调整建议。6.2考核评价体系：将合同起草与审核管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核，考核指标包括合同起草规范率、审核及时率、合同合规率、归档完整率、履行跟踪到位率、合同纠纷发生率等。考核实行“月度考核、年度总评”的方式，月度考核结果与绩效工资挂钩，年度总评结果作为部门评优、个人晋升的重要依据。6.3奖惩机制：对合同管理工作表现突出的部门及个人，如合同起草规范、审核及时准确、成功防范重大合同风险、提出合理化改进建议并被采