项目管理合同及付款台账

项目管理合同及付款台账一、项目管理合同基本信息1.合同编号：明确每个项目管理合同的唯一编号，便于识别和查询。编号规则可根据公司规定制定，例如以年份、项目类型、序号等组合而成。如“2024-PM-001”，其中“2024”表示合同签订年份，“PM”代表项目管理，“001”为该年份此类合同的序号。2.合同名称：准确描述项目管理合同的具体名称，应与合同内容紧密相关。如“[项目名称]项目管理服务合同”，项目名称要清晰明确，避免产生歧义。3.合同签订日期：记录合同正式签订的日期，该日期对于确定合同生效时间、履行期限等具有重要意义。以书面合同上双方签字盖章的日期为准。4.合同双方信息-甲方（委托方）：详细填写甲方的全称、法定代表人姓名、注册地址、联系电话、电子邮箱等信息。确保信息准确无误，以便在合同履行过程中能够及时有效地进行沟通和联络。-乙方（受托方）：同样详细填写乙方的相关信息，包括全称、法定代表人姓名、注册地址、联系电话、电子邮箱等。同时，还应记录乙方的资质情况，如是否具备相应的项目管理资质证书等。二、项目管理服务内容1.项目范围界定-明确项目的具体范围，包括项目的目标、任务、交付物等。例如，对于一个软件开发项目，项目范围可能包括软件的功能模块、开发平台、用户界面设计要求等。通过详细的范围界定，避免在项目实施过程中出现双方对项目内容理解不一致的情况。-列出项目的边界条件，即哪些工作不属于项目管理服务的范围。例如，某些特定的硬件采购、第三方软件的授权费用等可能不在服务范围内，应在合同中明确说明。2.服务阶段及工作内容-项目启动阶段-协助甲方制定项目章程，明确项目的目标、背景、可交付成果等重要信息。-组建项目团队，确定团队成员的职责和分工。-制定项目管理计划，包括项目进度计划、质量计划、成本计划等。-项目规划阶段-进行详细的需求调研和分析，与甲方相关人员充分沟通，确保对项目需求的准确理解。-制定项目的详细工作分解结构（WBS），将项目分解为可管理的子任务，并确定每个子任务的责任人。-进行风险评估和管理，识别项目可能面临的风险，并制定相应的应对措施。-项目执行阶段-按照项目管理计划组织实施项目，协调各方资源，确保项目按计划推进。-定期召开项目进度会议，及时汇报项目进展情况，解决项目中出现的问题。-对项目的质量进行监控和管理，确保项目交付物符合质量要求。-项目监控阶段-定期对项目的进度、成本、质量等进行监控和分析，与项目计划进行对比，及时发现偏差并采取纠正措施。-对项目的变更进行管理，严格按照变更流程进行审批和执行，确保变更对项目的影响得到有效控制。-项目收尾阶段-组织项目的验收工作，确保项目交付物满足甲方的需求和合同要求。-对项目进行总结和评估，总结项目的经验教训，为后续项目提供参考。-协助甲方进行项目的资料归档和移交工作。三、项目管理服务期限1.起始日期：明确项目管理服务的开始日期，一般以合同生效日期或双方约定的具体日期为准。2.结束日期：确定项目管理服务的结束日期，该日期应根据项目的实际情况合理确定。如果项目有明确的交付时间节点，结束日期应与交付时间相匹配。3.延期条款：考虑到项目实施过程中可能出现的不可预见因素，如不可抗力、甲方需求变更等，合同中应设置延期条款。明确延期的条件、申请程序以及延期后的责任和义务等。例如，因不可抗力导致项目延期，双方应协商确定新的服务期限，且互不承担违约责任。四、合同金额及付款方式1.合同总金额：明确项目管理服务的合同总金额，以人民币（或其他约定货币）表示。金额应清晰准确，避免出现模糊或歧义的表述。2.付款方式及节点-预付款：在合同签订后的一定时间内（如[X]个工作日），甲方向乙方支付合同总金额的一定比例作为预付款，一般为[X]%。预付款的支付有助于乙方开展项目前期的准备工作。-进度款：根据项目的进展情况，按照约定的节点支付进度款。例如，在项目完成[X]%、[X]%、[X]%等关键节点时，甲方向乙方支付相应比例的合同金额。进度款的支付应与项目的实际完成情况挂钩，乙方需提供相应的进度报告和发票等资料。-验收款：项目完成并通过甲方验收后，甲方向乙方支付合同总金额的剩余款项。验收款的支付条件应明确，如验收的标准、验收的程序等。乙方应在验收合格后及时提供完整的项目交付物和相关资料。3.付款时间要求：规定甲方每次付款的时间期限，如在收到乙方的付款申请和相关资料后的[X]个工作日内完成付款。同时，明确逾期付款的违约责任，如甲方逾期付款，应按照一定的利率向乙方支付逾期利息。五、付款台账记录内容1.付款申请记录-申请日期：记录乙方提交付款申请的具体日期。-申请金额：明确乙方申请支付的金额，应与合同约定的付款节点和比例相符。-申请事由：详细说明申请付款的原因，如项目达到某个进度节点、完成某项特定工作等。-附件资料：列出乙方提交的付款申请所附带的相关资料，如进度报告、发票、验收报告等。确保资料的完整性和准确性，以便甲方进行审核。2.审核记录-审核日期：记录甲方对付款申请进行审核的日期。-审核意见：甲方审核后给出的意见，如同意支付、部分同意支付、需要补充资料等。对于不同意支付的情况，应说明具体原因。-审核人：明确负责审核付款申请的人员姓名。3.付款记录-付款日期：记录甲方实际支付款项的日期。-付款金额：实际支付的金额，应与审核通过的申请金额一致。-付款方式：说明甲方采用的付款方式，如银行转账、支票等。-银行信息：记录付款的银行账户信息，包括付款方账户名称、账号、开户行等，以及收款方账户信息。4.发票记录-发票日期：记录乙方开具发票的日期。-发票号码：发票的唯一编号，便于查询和管理。-发票金额：发票上注明的金额，应与申请付款金额和实际支付金额相符。-发票类型：如增值税专用发票、增值税普通发票等。六、合同变更及调整1.变更的条件和程序-明确合同变更的条件，如甲方需求变更、不可抗力、法律法规变化等。当出现符合变更条件的情况时，双方应按照规定的程序进行变更。-变更程序一般包括提出变更申请、双方协商变更内容、签订变更协议等环节。变更申请应以书面形式提出，并说明变更的原因、内容和对项目的影响等。2.费用调整：如果合同变更导致项目管理服务的范围、工作量、时间等发生变化，合同金额应相应进行调整。明确费用调整的计算方法和依据，如根据新增或减少的工作量、市场价格波动等因素进行调整。双方应在变更协议中明确变更后的合同金额和付款方式等条款。七、违约责任1.甲方违约责任-如甲方未按照合同约定的时间和金额支付款项，应按照逾期金额的一定比例（如每日[X]‰）向乙方支付逾期利息。逾期超过一定期限（如[X]天），乙方有权暂停项目工作，直至甲方支付款项及逾期利息。-若甲方违反合同约定，擅自变更或解除合同，应承担乙方因此遭受的损失，包括但不限于已发生的项目成本、预期利润等。2.乙方违约责任-若乙方未按照合同约定的时间和质量要求完成项目管理服务，应按照合同总金额的一定比例（如[X]%）向甲方支付违约金。同时，乙方应采取措施及时整改，确保项目达到合同要求。-如乙方违反合同约定，擅自转包或分包项目管理服务，甲方有权解除合同，并要求乙方承担相应的违约责任，退还已支付的款项，并赔偿甲方的损失。八、争议解决1.协商解决：当双方在合同履行过程中发生争议时，首先应通过友好协商的方式解决。协商过程中，双方应保持理性和客观，积极寻求解决方案。2.仲裁或诉讼：如果协商不成，双方可以选择通过仲裁或诉讼的方式解决争议。合同中应明确约定仲裁机构或管辖法院。例如，双方约定将争议提交[仲裁机构名称]进行仲裁，或向[管辖法院名称]提起诉讼。九、保密条款1.保密信息的定义：明确保密信息的范围，包括但不限于项目相关的技术资料、商业秘密、甲方的业务信息等。双方应对在合同履行过程中知悉的对方保密信息予以保密。2.保密期限：规定保密的期限，一般自合同签订之日起至保密信息成为公开信息或双方同意解除保密义务为止。3.保密责任：双方应采取必要的措施确保保密信息的安全，不得向任何第三方披露保密信息。如一方违反保密条款，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的损失。十、合同的生效、终止及其他条款1.合同生效：明确合同的生效条件和时间，一般自双方签字盖章之日起生效。2.合同终止：规定合同终止的条件，如项目完成并通过验收、双方协商一致解除合同、一方严重违约导致合同无法履行等。合