政府食品采购内控制度

PAGE政府食品采购内控制度一、总则（一）目的为加强政府食品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，确保食品质量安全，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门及所属单位进行的食品采购活动，包括但不限于办公场所的日常食品供应、食堂食材采购、活动餐饮服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促进供应商之间的良性竞争。4.质量优先原则：将食品质量安全放在首位，优先选择优质供应商和产品。5.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购流程（一）需求计划1.需求预测：各部门根据工作安排和实际需求，提前预测食品采购数量和种类。2.计划编制：结合需求预测，编制详细的食品采购计划，明确采购项目、规格、数量、预算等内容。3.审核审批：采购计划提交部门负责人审核，经财务部门审核预算后，报分管领导审批。（二）供应商选择1.供应商库建立：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，建立政府食品采购供应商库。2.供应商筛选：对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格等进行综合评估，筛选合格供应商。3.供应商准入：符合条件的供应商进入供应商库，并签订合作协议，明确双方权利义务。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购金额、采购项目特点等因素，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等。2.采购文件编制：根据采购方式编制采购文件，明确采购要求、评标标准、合同条款等内容。3.采购活动组织：按照采购文件要求组织采购活动，发布采购公告、接受供应商报名、组织开标评标等。4.中标成交供应商确定：根据评标结果或谈判成交情况，确定中标成交供应商，并发出中标通知书。（四）合同签订1.合同起草：采购部门根据中标成交结果起草采购合同，明确双方权利义务、采购标的、数量、价格、质量标准、交货时间地点、付款方式等内容。2.合同审核：合同提交法律部门审核，确保合同合法合规。3.合同签订：经审核通过后，采购部门与中标成交供应商签订采购合同。（五）验收付款1.验收标准制定：根据采购合同和相关标准，制定食品验收标准。2.验收组织实施：采购部门组织相关人员对采购食品进行验收，检查食品的数量、质量、规格等是否符合要求。3.验收结果处理：验收合格的食品办理入库手续，验收不合格的食品按照合同约定处理。4.付款申请：采购部门根据验收结果和合同约定，向财务部门提交付款申请。5.付款审核支付：财务部门审核付款申请，经审批后办理付款手续。三、风险管理（一）风险识别1.市场风险：食品市场价格波动可能导致采购成本增加。2.质量风险：供应商提供的食品质量不符合要求，可能影响食品安全。3.信用风险：供应商信用状况不佳，可能导致交货延迟、货物短缺等问题。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，可能引发法律纠纷。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：对识别出的风险发生可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险对采购活动、食品安全、财政资金等方面的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制：根据风险发生可能性和影响程度，绘制风险矩阵，确定风险等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如放弃采购项目或更换供应商。2.风险降低：通过加强供应商管理、完善采购流程、建立质量检测机制等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险等方式将风险转移给保险公司。4.风险接受：对于低风险且影响较小的风险，可采取风险接受措施，加强监控和管理。四、监督检查（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对政府食品采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理。2.纪检监察监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪问题。3.内部部门协同监督：采购部门、财务部门、验收部门等内部部门之间加强协同监督，形成监督合力。（二）外部监督1.社会公众监督：通过政府网站、媒体等渠道，公开政府食品采购信息，接受社会公众监督。2.供应商监督：鼓励供应商对采购活动中的违规行为进行举报，维护自身合法权益。3.行业协会监督：充分发挥行业协会的作用，对政府食品采购活动进行行业自律监督。五、信息管理（一）采购信息收集1.市场信息收集：收集食品市场价格、质量、供应商等信息，为采购决策提供参考。2.采购项目信息收集：及时收集采购项目的需求计划、采购文件、中标成交结果等信息。（二）采购信息整理1.信息分类：对收集到的数据进行分类，如供应商信息、采购项目信息、价格信息等。2.信息存储：将整理后的信息存储在电子数据库或纸质档案中，便于查询和使用。（三）采购信息分析1.数据分析：运用数据分析工具，对采购信息进行分析，如采购成本分析、供应商绩效分析等。2.决策支持：根据分析结果，为采购决策提供支持，优化采购流程，提高采购效益。六、人员管理（一）人员职责分工1.采购部门职责：负责采购计划编制、供应商选择、采购实施、合同签订等工作。2.财务部门职责：负责采购资金的预算审核、付款审核支付等工作。3.验收部门职责：负责采购食品的验收工作，确保食品质量安全。4.监督部门职责：负责对采购活动进行监督检查，查处违规违纪行为。（二）人员培训1.法律法规培训：定期组织采购人员参加法律法规培训，提高法律意识和合规操作能力。2.业务技能培训：开展采购业务技能培训，如采购谈判技巧、合同管理等，提升采购人员业务水平。3.职业道德培训：加强职业道德培训