学校原材料采购内控制度

PAGE学校原材料采购内控制度一、总则（一）目的为加强学校原材料采购管理，规范采购行为，确保采购过程的合法性、合规性、透明性，保障学校教学、科研及后勤服务等工作的顺利开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及原材料采购的活动，包括但不限于教学用品、办公用品、食品原材料、实验耗材等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：符合学校的各项规章制度，遵循学校的采购流程和审批程序。3.透明性原则：采购过程应公开、公平、公正，接受学校内部和外部的监督。4.效益性原则：在保证原材料质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。5.权责明确原则：明确采购各环节相关人员的职责和权限，做到责任到人。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门、各单位应根据教学、科研、后勤服务等工作的实际需求，提前制定原材料采购计划。采购计划应详细列出所需采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划应经部门负责人审核后，提交至学校采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，结合学校的资金状况和库存情况，编制学校年度采购计划。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划进行编制，明确各项采购项目的资金预算额度。采购预算应涵盖采购物资的价款、运输费、装卸费、保险费、税费等所有相关费用。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和可行性。采购预算经学校财务部门审核后，报学校领导审批。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研任务变更、市场价格波动等原因需要调整采购计划或预算的，相关部门应及时提出书面申请，说明调整的原因、内容及对预算的影响。2.采购计划与预算调整申请经部门负责人审核、采购管理部门复核后，报学校领导审批。未经批准，不得擅自调整采购计划与预算。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门、各单位根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交至学校采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的必要性、合规性、预算情况等。（二）采购方式选择1.根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得学校领导的批准，并按照相关法律法规的规定办理审批手续。（三）采购文件编制1.对于采用招标、谈判等采购方式的项目，采购管理部门应组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件（谈判文件、询价通知书等）、投标文件（响应文件）格式、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购物资的技术规格、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等条款，确保采购文件的完整性和准确性。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估和管理。2.在采购活动中，应从供应商库中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于新的供应商，应进行严格的资格审查，确保其具备相应的生产经营能力和良好的商业信誉。3.与供应商签订采购合同前，应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（五）采购合同签订1.根据评标结果或谈判结果，确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查。采购合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、采购申请部门等相关部门备案。（六）采购验收1.采购物资到货后，采购申请部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格的物资，应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货等。（七）采购付款1.采购申请部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单。付款申请单应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并由部门负责人签字确认。2.付款申请单经采购管理部门审核、学校财务部门复核后，报学校领导审批。学校财务部门按照审批后的付款申请单，及时办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理选择采购时机；对于质量风险，应加强供应商管理和质量验收，确保采购物资的质量符合要求；对于价格风险，应建立价格监控机制，定期进行价格比较和分析，合理确定采购价格；对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性；对于廉洁风险，应加强廉洁教育和监督，建立健全廉洁风险防控机制。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控和预警。定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险问题。2.当采购风险达到预警级别时，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，防止风险进一步扩大。五、采购监督与审计（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购活动的规范运行。（二）外部监督1.接受财政、审计、纪检监察等部门的外部监督，积极配合相关部门的检查和审计工作。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障公众的知情权和监督权。六、采购人员管理（一）人员配备1.根据学校采购工作的实际需要，合理配备采购人员。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规。2.采购人员应保持相对稳定，避免频繁更换，确保采购工作的连续性和稳定性。（二）培训与考核1.定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容包括采购法律法规、采购业务流程、市场调研方法、合同管理知识等。2.建立采购人员考核机制，对采购人员的工作业绩、业务能力、廉洁自律等方面进行考核。考核结果作为采购人员晋升、奖励、调整薪酬等的依据。（三）廉洁自律1.加强采购人员的廉洁自律教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平