销售及收款内控制度

PAGE销售及收款内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售及收款业务流程，加强内部控制，防范经营风险，确保公司销售活动的顺利开展，保障公司资金安全，提高公司经济效益和财务管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售及收款业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供以及与之相关的应收账款管理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：销售及收款业务应严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保各项业务活动合法合规。2.风险防范原则：识别、评估和控制销售及收款过程中的各类风险，如市场风险、信用风险、资金风险等，采取有效措施防范风险，保障公司利益。3.职责分离原则：明确各部门和岗位在销售及收款业务中的职责权限，做到不相容职务相互分离，避免权力集中和舞弊行为的发生。4.流程规范原则：制定科学合理、清晰明确的销售及收款业务流程，确保各项业务操作有章可循、规范有序。5.信息沟通原则：建立有效的信息沟通机制，确保销售及收款业务相关信息在公司内部各部门之间及时、准确传递，以便各部门能够协同工作，做出正确决策。二、销售业务流程控制（一）销售计划制定1.市场调研市场部门定期收集、分析市场动态、行业趋势、竞争对手信息以及客户需求等，为销售计划的制定提供依据。关注宏观经济环境、政策法规变化等因素对公司销售业务的影响，及时调整市场调研方向和重点。2.销售预测销售部门根据市场调研结果、历史销售数据以及公司业务发展目标，对未来一定时期内的销售情况进行预测。销售预测应综合考虑产品特点、市场需求、销售渠道、促销活动等因素，确保预测结果的科学性和合理性。3.销售计划编制销售部门根据销售预测结果，结合公司年度经营目标，制定详细的销售计划，明确各产品线、销售区域、销售渠道的销售目标和任务。销售计划应包括销售数量、销售额、销售利润、市场占有率等具体指标，并分解到季度、月度，以便于执行和监控。销售计划经销售部门负责人审核后，报公司管理层审批。（二）客户开发与信用管理1.客户开发销售部门通过多种渠道积极开发客户，如市场推广、行业展会、网络营销、客户推荐等。对潜在客户进行初步筛选和评估，了解客户基本情况、经营状况、信用状况等，建立潜在客户档案。销售人员与潜在客户进行沟通洽谈，介绍公司产品或服务，了解客户需求，争取达成合作意向。2.客户信用评估信用管理部门负责对客户进行信用评估，收集客户信用信息，包括客户基本资料、财务状况、银行信用记录、商业信用记录等。运用科学的信用评估方法，如信用评分模型、财务比率分析等，对客户信用状况进行量化评估，确定客户信用等级。根据客户信用等级，制定相应的信用政策，如信用额度、信用期限、收款方式等。3.客户信用审批对于新客户或信用状况发生变化的客户，销售部门应填写《客户信用申请表》，提交信用管理部门进行信用审批。信用管理部门根据客户信用评估结果，在规定时间内完成信用审批，并将审批结果通知销售部门。只有经过信用审批且信用状况符合公司要求的客户，销售部门才能与其签订销售合同。（三）销售合同签订1.合同起草与审核销售部门根据与客户达成的合作意向，起草销售合同，明确合同双方的权利义务、产品或服务内容、价格条款、交货方式、付款方式、违约责任等主要条款。销售合同初稿应提交公司法务部门进行合法性审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门审核通过后，销售合同再提交财务部门进行财务条款审核，如付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务条款合理、清晰，有利于公司资金回笼和财务管理。2.合同签订与存档销售合同经法务部门和财务部门审核通过后，由销售部门负责人与客户签订正式合同。合同签订后，销售部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门、仓储部门等相关部门存档，并建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪管理。（四）发货与交付1.发货通知销售部门根据销售合同约定，在发货前向仓储部门下达《发货通知单》，明确发货产品名称、规格、数量、交货地点、交货时间等信息。《发货通知单》应经销售部门负责人审核签字后生效。2.货物出库仓储部门收到《发货通知单》后，按照通知单要求组织货物出库，核对货物的名称、规格、数量等信息，确保货物准确无误。货物出库时，仓储部门应填写《出库单》，详细记录货物出库情况，并由发货人和提货人签字确认。3.运输与交付销售部门负责安排货物运输，选择合适的运输方式，确保货物安全、及时送达客户指定地点。货物交付时，销售人员应要求客户在《送货回执单》上签字确认收货情况，作为货物交付的证明文件。如因特殊原因无法按时交付货物，销售部门应及时与客户沟通协调，说明原因并协商解决方案，同时将相关情况记录在案。（五）销售退回与折让1.销售退回客户因产品质量问题、规格不符等原因要求退货时，销售部门应及时受理，并填写《销售退回申请表》，详细说明退货原因、退货产品名称、规格、数量等信息。《销售退回申请表》经销售部门负责人审核后，提交财务部门和仓储部门。财务部门根据销售退回情况，办理相应的财务手续，如冲减销售收入、应收账款等。仓储部门收到销售退回的货物后，应进行验收，确认货物质量和数量无误后，办理入库手续，并填写《入库单》。2.销售折让客户因产品质量问题、价格调整等原因要求给予销售折让时，销售部门应与客户协商确定折让金额和方式，并填写《销售折让申请表》。《销售折让申请表》经销售部门负责人审核后，提交财务部门。财务部门根据销售折让情况，办理相应的财务手续，如冲减销售收入、应收账款等。三、收款业务流程控制（一）收款政策制定1.信用政策与收款政策匹配根据客户信用等级，制定相应的收款政策，确保收款政策与信用政策相匹配。对于信用等级较高的客户，可以给予相对宽松的收款政策，如延长信用期限、增加信用额度等；对于信用等级较低的客户，应采取较为严格的收款政策，如缩短信用期限、降低信用额度、加强收款跟踪等。2.收款方式选择公司根据客户特点、交易金额、交易频率等因素，选择合适的收款方式，如现金收款、银行转账收款、支票收款、汇票收款等。鼓励客户采用银行转账等电子支付方式收款，提高收款效率和资金安全性。对于大额交易或信用风险较高的客户，应优先选择银行转账等风险较低的收款方式。（二）收款通知与跟踪1.收款通知财务部门在销售合同约定的收款日期前，向客户发送《收款通知单》，明确收款金额、收款日期、收款方式等信息，提醒客户按时付款。《收款通知单》应通过邮件、传真、短信等多种方式发送给客户，并要求客户确认收到。2.收款跟踪销售部门负责对客户收款情况进行跟踪，及时了解客户付款进度和付款困难。如发现客户未按时付款，销售部门应与客户沟通联系，了解原因并催促客户尽快付款。对于逾期未付款的客户，销售部门应及时将情况反馈给财务部门和信用管理部门，共同商讨解决方案。（三）收款记录与核对**1.收款记录财务部门收到客户款项后，应及时进行收款记录，详细记录收款日期、收款金额、收款方式、客户名称等信息，并编制收款凭证。收款记录应准确、完整，确保与销售合同、收款通知单等相关文件一致。2.账款核对财务部门定期与销售部门核对应收账款明细，确保双方记录一致。核对内容包括客户名称、欠款金额、收款情况等，发现差异应及时查明原因并进行调整。财务部门还应定期与客户核对往来账款，向客户发送《往来账款对账单》，确认双方账款余额和交易明细，如有异议应及时沟通解决。（四）坏账管理1.坏账确认财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期时间较长、多次催收无果且客户财务状况恶化的应收账款，经公司管理层批准后，确认为坏账。确认坏账时，应取得充分的证据支持，如客户破产清算文件、法院判决书、债务重组协议等。2.坏账处理坏账确认后，财务部门应按照公司财务制度规定进行坏账处理，冲减应收账款账面价值，并计入当期损益。同时，应建立坏账备查账，详细记录坏账形成原因、处理过程等信息，以备后续审计和检查。对于已确认为坏账的应收账款，公司仍应保留对客户的追索权，继续关注客户财务状况和还款能力，如发现客户有还款迹象，应及时恢复应收账款核算，并进行相应的账务处理。四、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计公司内部审计部门定期对销售及收款业务进行审计，检查销售及收款业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性、财务数据的真实性和准确性等。审计内容包括销售合同签订、发货与交付、收款记录、坏账管理等环节，重点关注业务操作是否合规、风险防控措施是否到位、财务处理是否正确等。2.专项审计根据公司经营管理需要，内部审计部门可针对销售及收款业务中的特定问题或风险点开展专项审计，如销售业绩真实性审计、应收账款账龄分析审计、客户信用管理审计等。专项审计应深入调查问题根源，提出针对性的审计建议和改进措施，促进公司销售及收款业务管理水平的提升。（二）日常监督检查1.部门自查销售部门和财务部门应定期对本部门负责的销售及收款业务进行自查，检查业务操作是否符合公司制度规定，发现问题及时整改。自查内容包括销售合同管理、发货与交付记录、收款跟踪情况、财务数据准确性等，确保各项业务活动规范有序。2.管理层监督公司管理层应定期对销售及收款业务进行监督检查，了解业务进展情况、内部控制执行效果、存在的问题及改进措施等。管理层可通过听取汇报、查阅资料、实地调研等方式进行监督检查，对发现的重大问题及时做出决策，推动公司销售及收款业务健康发展。五、信息与沟通（一）信息系统建设1.销售及收款业务信息系统公司应建立完善的销售及收款业务信息系统，实现销售合同管理、发货与交付、收款记录、客户信用管理等业务环节的数据自动化处理和实时共享。信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，能够为公司管理层和相关部门提供准确、及时的销售及收款业务信息支持。2.信息安全管理加强销售及收款业务信息系统的安全管理，采取数据加密、用户权限控制、防火墙设置、定期备份等措施，确保系统数据的安全性和完整性。制定信息系统应急处理预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等突发事件，保障销售及收款业务的正常运行。（二）信息沟通机制1.内部沟通建立销售部门、财务部门、仓储部门、信用管理部门等相关部门之间的定期沟通会议制度，及时交流销售及收款业务进展情况、存在的问题及解决方案等信息。加强各部门之间的日常信息传递和共享，通过内部邮件系统、工作群等方式，及时沟通业务动态，确保各项业务协同推进。鼓励员工之间的信息交流和反馈，对发现的销售及收款业务风险和问题，员工应及时向上级领导或相关部门报告，以便及时采取措施加以解决。2.外部沟通销售部门应与客户保持密切沟通，及时了解客户需