报销内控制度

PAGE报销内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司报销流程，加强内部控制，确保公司资金的合理使用，防范财务风险，保障公司及员工的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和业务实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。4.及时性原则：员工应及时办理报销手续，确保费用报销的及时性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）报销凭证准备1.员工应在费用发生后及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、合同、审批文件等。2.报销凭证应符合国家法律法规和公司财务制度的要求，发票应真实、完整、有效，加盖发票专用章。3.对于无法取得发票的费用支出，应提供其他合法有效的凭证，并说明原因。（三）报销审批1.员工将填写完整的费用报销单及相关报销凭证提交给财务部门。2.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合要求的报销凭证予以退回。3.财务审核通过后，报销单依次提交给各级审批人进行审批。审批人应根据职责权限对报销事项进行审批，签署审批意见。4.审批流程一般为：部门负责人审批、财务负责人审批、总经理审批（根据金额大小确定）。（四）报销支付1.经各级审批人审批通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.报销款项一般通过银行转账方式支付到员工个人银行账户，特殊情况需要现金支付的，应经财务负责人批准。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，可凭有效机票报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，需经部门负责人批准，否则按相应标准报销。市内交通费用根据实际发生情况凭有效发票报销，一般采用公共交通方式，特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据出差地区的标准执行。一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相对较低。住宿费用应凭正规酒店发票报销，发票上应注明住宿日期、房费金额等信息。3.餐饮补贴员工出差期间可享受一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区和天数计算。餐饮补贴一般不再报销实际发生的餐饮费用，但因业务需要招待客户的除外。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在合理范围内，遵循必要性、合理性原则。2.招待客户前应填写业务招待申请单，注明招待对象、目的、预计金额等信息，经部门负责人和总经理批准后方可进行。3.业务招待费报销时应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、费用明细等，并附发票及消费凭证。4.业务招待费的报销标准应根据招待对象的级别和业务性质确定，不得超标准招待。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要，由部门统一申请，经审批后采购。2.办公用品应选择正规渠道购买，取得合法有效的发票，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、金额等信息。对于批量采购的办公用品，应附采购清单。3.设备购置应提前进行预算申报，经公司领导批准后纳入固定资产管理。设备购置报销时应提供设备采购合同、发票、验收报告等相关资料。（四）通讯费1.员工通讯费补贴标准根据岗位和职级确定，具体标准由公司另行制定。2.通讯费补贴采用实报实销的方式，员工应凭通讯运营商开具的发票报销，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。（五）其他费用其他费用的报销标准应根据公司相关规定执行，如培训费用、会议费用、车辆费用等。员工在报销其他费用时，应提供相应的审批文件、发票等资料，确保费用支出的合理性和合规性。四、报销凭证管理（一）凭证要求1.报销凭证必须是原件，复印件无效。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，注明收款日期、收款金额、收款事由等信息。4.合同应明确双方的权利义务、交易金额、付款方式等条款，并由双方签字盖章。（二）凭证粘贴1.报销凭证应按照费用类别和时间顺序整齐粘贴在报销单背面，不得超过报销单的范围。2.粘贴凭证时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，以免损坏凭证。3.对于较大的凭证，如发票联、合同等，可以折叠成与报销单大小一致，但应保持凭证的完整性和清晰度。（三）凭证保管1.财务部门应妥善保管报销凭证，建立报销凭证档案，按照年度、月份进行分类整理。2.报销凭证档案应保存一定期限，以便日后查阅和审计。保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。五、报销监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对报销业务进行审计，检查报销流程的执行情况、报销凭证的真实性和合法性、报销标准的遵守情况等。2.审计人员可通过查阅报销凭证、访谈相关人员、实地核实等方式进行审计，并出具审计报告。（二）财务检查1.财务部门定期对报销业务进行自查，检查报销凭证的审核情况、报销款项的支付情况等。2.对于发现的问题，财务部门应及时进行整改，并采取相应措施加强内部控制。（三）违规处理1.对于违反报销内控制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违规报销给公司造成损失的，