货款结算内控制度

PAGE货款结算内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司货款结算流程，加强货款结算内部控制，确保公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司合法权益，保障公司持续稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及货款结算的业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供等交易中与客户之间的货款结算事宜。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保货款结算活动合法合规。2.准确性原则：货款结算信息应准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.及时性原则：按照合同约定及时办理货款结算，避免逾期结算带来的风险。4.安全性原则：采取有效措施保障货款资金的安全，防止资金损失。5.职责分离原则：明确各部门在货款结算过程中的职责，实行不相容岗位相互分离，避免舞弊行为。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确货款结算方式、结算期限等条款。2.及时跟踪客户订单执行情况，协调解决与客户在货款结算方面的问题。3.定期与财务部门核对客户货款余额，提供相关销售数据和信息。（二）财务部门1.审核销售合同中的货款结算条款，确保符合公司利益和财务管理制度。2.负责货款的账务处理，准确记录货款收付情况，定期编制财务报表。3.按照合同约定及时办理货款收付手续，监控资金流向，确保资金安全。4.对逾期未结算的货款进行预警，与销售部门共同制定催款措施。（三）法务部门1.审查销售合同及相关货款结算文件的合法性，提供法律意见和建议。2.处理涉及货款结算的法律纠纷，维护公司合法权益。（四）仓储部门1.根据销售订单及时安排货物出库，确保货物数量、质量与订单一致。2.配合财务部门核对货物发出情况，提供相关出入库单据。三、结算流程（一）合同签订1.销售部门在与客户洽谈业务时，应明确货款结算方式，如现金结算、银行转账、支票支付、商业汇票等，并将结算方式条款纳入销售合同。2.销售合同签订前，需提交法务部门审核，确保合同中货款结算条款符合法律法规和公司利益。审核通过后，销售部门方可与客户签订合同。（二）发货通知1.仓储部门根据销售订单安排货物出库后，应及时将发货信息通知销售部门和财务部门。发货信息包括货物名称、数量、规格、发货日期、预计到达日期等。2.销售部门收到发货通知后，应及时告知客户发货情况，并提醒客户按照合同约定办理货款结算。（三）货款催收1.财务部门应定期（至少每月一次）与销售部门核对客户货款余额，对于即将到期的货款，提前通知销售部门进行催收。2.销售部门负责对到期未结算的货款进行催收。催收方式包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于逾期时间较长的货款，应制定专项催收方案，并及时向财务部门反馈催收进展情况。3.在货款催收过程中，如发现客户存在财务困难或其他可能影响货款回收的情况，销售部门应及时与财务部门沟通，共同评估风险，并采取相应的风险防范措施。（四）结算申请1.客户按照合同约定支付货款时，销售部门应及时向财务部门提交货款结算申请。结算申请应包括销售合同编号、客户名称、结算金额、结算方式、付款凭证等相关信息。2.财务部门收到结算申请后，应核对申请信息与销售合同及相关凭证是否一致。如信息不一致，应及时通知销售部门进行更正。（五）结算审核1.财务部门对结算申请进行审核，重点审核结算金额的准确性、结算方式的合规性、付款凭证的真实性等。审核通过后，在结算申请上签字确认。2.对于金额较大或存在疑问的货款结算申请，财务部门应提交财务负责人进行审批。审批通过后，方可办理结算手续。（六）结算办理1.财务部门根据审核通过的结算申请，按照合同约定的结算方式办理货款收付手续。2.采用银行转账方式结算的，财务部门应及时将收款账户信息告知客户，并跟踪款项到账情况。款项到账后，及时进行账务处理。3.采用支票支付方式结算的，财务部门应审核支票的真实性、有效性和完整性。收到支票后，及时填写进账单送存银行，并在支票背面加盖公司财务专用章和法人章。支票到账后，进行账务处理。4.采用商业汇票方式结算的，财务部门应按照商业汇票管理规定进行审核、保管和处理。商业汇票到期时，及时办理托收手续，确保款项及时收回。（七）账务处理1.财务部门在办理货款收付手续后，应及时进行账务处理。按照会计准则和公司财务管理制度，准确记录货款收入、支出、应收账款、预收账款等科目。2.定期编制应收账款账龄分析表，对应收账款的账龄结构、客户分布等情况进行分析，为货款催收和风险评估提供依据。八）档案管理1.销售合同、发货凭证、结算申请、付款凭证等与货款结算相关的文件资料，由财务部门负责整理、归档和保管。2.档案保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。四、风险控制（一）信用风险1.销售部门在与客户签订合同前，应对客户进行信用评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。根据信用评估结果，确定客户的信用额度和信用期限。2.对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订销售合同，并采取相应的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例、缩短结算期限等。3.定期对客户信用状况进行跟踪和评估，如发现客户信用状况发生变化，应及时调整信用额度和信用期限，并通知销售部门采取相应措施。（二）结算风险1.加强对结算方式的管理，优先选择安全、便捷的结算方式。对于银行转账、支票支付等风险较低的结算方式，应鼓励客户采用；对于商业汇票等存在一定风险的结算方式，应严格按照相关规定进行审核和管理。2.财务部门在办理货款结算时，应严格审核付款凭证的真实性和有效性，防止收到伪造、变造的票据或其他无效凭证。3.建立健全结算风险预警机制，对逾期未结算的货款进行实时监控。当发现结算风险可能影响公司资金安全时，及时采取措施进行风险化解，如暂停发货、加强催收力度、与客户协商调整结算方式等。（三）法律风险1.法务部门应定期对公司销售合同及货款结算文件进行审查，确保合同条款和结算流程符合法律法规要求。2.在处理涉及货款结算的法律纠纷时，法务部门应及时介入，收集相关证据，维护公司合法权益。对于重大法律纠纷，应及时向公司管理层汇报，并聘请专业律师提供法律支持。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对货款结算内部控制制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括销售合同签订、货款催收、结算流程、账务处理、档案管理等环节。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门定期对货款结算业务进行自查，检查内容包括结算数据的准确性、结算流程的合规性、资金安全等方面。2.财务部门应及时发现和纠正货款结算过程中存在的问题，并将自查情况向财务负责人汇报。（三）绩效考核1.将货款结算工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。考核指标包括货款回收率、逾期账款率、结算准确率、客户满意度