医院采购行为内控制度

PAGE医院采购行为内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范医院采购行为，加强采购环节内部控制，确保采购活动合法合规、公开透明、科学高效，保障医院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，防范采购风险，维护医院利益。（二）适用范围本制度适用于医院各部门、科室涉及的各类物资、设备、药品、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、办公用品、医用耗材、药品、后勤服务外包等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关政策以及医院内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，采用公平、公正、公开的采购方式，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，采购信息及时、准确地向相关方披露。3.科学高效原则：运用科学的采购管理方法和流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购的物资、设备、服务等符合医院实际需求，满足医疗业务发展需要。4.质量优先原则：在采购过程中，充分考虑产品或服务的质量因素，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备、药品等符合医疗卫生标准和临床使用要求。5.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，包括市场风险、质量风险、廉政风险等，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全、稳定进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为医院采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其主要职责包括：1.审议医院采购战略、政策和制度，确保采购工作符合医院整体发展规划和战略目标。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划，对采购项目的必要性、可行性进行评估和决策。3.协调解决采购过程中的重大问题，监督采购活动的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.根据医院采购需求，制定采购计划和采购方案，明确采购方式、采购流程、采购时间节点等。2.组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题和纠纷。4.建立供应商管理档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等进行评估和管理，定期更新供应商信息。5.收集、整理采购相关资料，建立采购档案，妥善保管采购文件、合同、验收报告等资料，以备查阅和审计。（三）需求部门医院各临床科室、职能部门等作为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据本科室、本部门业务发展需要和实际工作需求，准确、及时地提出采购申请，详细说明采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、技术参数、质量要求、预算金额等信息。2.参与采购项目的技术评估和商务谈判，提供专业意见和建议，协助采购部门确定采购标准和采购方案。3.负责采购物资、设备的验收工作，组织相关人员对采购物品进行验收，确保所采购的产品符合合同要求和临床使用需求，并及时向采购部门反馈验收情况。（四）监督部门医院设立内部审计部门或纪检监察部门作为采购监督部门，对采购活动进行全过程监督。其主要职责包括：1.制定采购监督计划和监督方案，明确监督内容、监督方式、监督频率等。2.对采购项目的立项、预算编制、采购方式选择、采购文件编制、开标评标、合同签订、验收付款等环节进行监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规违纪行为进行调查核实，提出处理意见和建议，维护医院采购秩序。4.定期对采购内部控制制度的执行情况进行评估和审计，发现问题及时提出改进建议，促进采购内部控制制度不断完善。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据医院年度工作计划、医疗业务发展需求以及上一年度采购执行情况，会同财务部门、需求部门等共同编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照医院财务预算管理要求进行分类、汇总和上报。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑各部门、科室的实际需求，避免盲目采购和重复采购。同时，要结合市场价格波动情况，合理确定采购预算金额，提高预算的准确性和科学性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照医院预算调整程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行核对和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。3.需求部门应配合采购部门做好采购预算执行工作，根据实际业务需求合理安排采购进度，避免因预算执行不力导致采购项目延误或资金浪费。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、业务发展需要等原因，导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额以及对医院整体预算的影响等内容，并附相关证明材料。3.采购管理委员会应根据预算调整申请，对调整的必要性和合理性进行审议，经批准后下达预算调整通知。采购部门应按照调整后的预算组织实施采购活动。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据业务发展需要和实际工作需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格、数量、技术参数、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应按照医院内部审批流程进行流转，依次经需求部门分管领导、财务部门、采购管理委员会等审批。审批通过后，采购申请表提交至采购部门，作为采购依据。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，应根据采购项目的特点、采购金额、采购时间要求等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购流程、采购时间节点、采购责任人等内容。2.对于金额较大、技术复杂、影响重大的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，制定详细的采购方案，包括采购需求分析、市场调研、供应商选择标准、采购文件编制等内容。（三）采购方式选择1.采购部门应根据采购项目的性质、特点、预算金额等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。3.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。4.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。5.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购货物、工程和服务的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。6.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（四）采购文件编制1.采购部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的基本要求、采购标准、采购程序、评标方法、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家、法律专家等意见，对采购文件进行审核和修改，避免出现模糊不清、歧义性条款或违法违规内容。（五）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.对于拟参与采购项目的供应商，采购部门应按照采购文件规定的供应商资格条件进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明、财务状况等。3.采购部门应组织评审小组对通过资格审查的供应商进行评审。评审小组应由采购部门、需求部门、技术专家、财务人员等组成。评审小组应按照采购文件规定的评标方法和标准，对供应商的报价、技术方案、产品质量、售后服务等进行综合评审，确定成交供应商。4.采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并严格按照合同约定执行。5.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的依据。对于评价不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。（六）采购合同签订与履行1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同签订前，应按照医院合同管理规定进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，各部门应按照合同约定履行各自职责。3.采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更、解除等情况，采购部门应按照合同约定和医院相关规定办理手续，并及时通知相关部门。4.需求部门应负责采购物资、设备的验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品进行验收，确保所采购的产品符合合同要求和临床使用需求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。（七）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定和医院财务管理制度，办理采购付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于符合付款条件的采购项目，财务部门应及时支付货款。如因特殊原因需要延期付款，财务部门应与供应商协商一致，并按照合同约定支付相应的违约金。3.财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题，确保采购资金安全、合理使用。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素及其影响程度。风险因素包括但不限于市场风险、质量风险、廉政风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门应建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对风险进行评估。评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值、签订长期合同等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.针对质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资、设备的验收工作，确保所采购的产品符合质量要求。3.针对廉政风险，医院应加强廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购过程的监督检查，对违规违纪行为严肃处理。在采购活动中，严格执行回避制度，防止采购人员与供应商之间存在利益输送。4.针对合同风险，采购部门应加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监控，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。如遇合同纠纷，应按照合同约定和相关法律法规，及时采取措施维护医院合法权益。5.针对法律风险，采购部门应加强法律法规学习，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业相关政策，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询法律专家意见，避免因法律问题导致采购活动失败或医院利益受损。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。同时，应及时将采购信息反馈给需求部门、财务部门等相关部门，实现信息共享。（二）采购信息发布1.采购部门应通过医院内部网站、公告栏、微信公众号等渠道，及时发布采购信息，包括采购项目公告、中标（成交）公告、采购合同公告等。2.采购信息发布应确保信息准确、及时、完整，便于相关人员查阅和了解。同时，应按照医院信息公开规定，对采购信息进行存档和管理，以备查阅和审计。（三）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应妥善保管，确保档案的完整性、真实性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规和医院相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。3.采购档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自查阅、修改、销毁采购档案。如因工作需要查阅采购档案，应履行审批手续，并做好查阅记录。七、监督与考核（一