酒店采购与付款内控制度

PAGE酒店采购与付款内控制度一、总则（一）目的为了加强酒店采购与付款环节的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保酒店物资供应的及时性、准确性和经济性，保障酒店运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有涉及采购与付款业务的部门和人员，包括但不限于客房部、餐饮部、后勤部等物资采购活动以及相关款项的支付。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保各项业务活动合法合规。2.全面性原则：涵盖采购与付款业务的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、物资验收、款项支付等各个环节，不留控制盲点。3.制衡性原则：在采购与付款业务流程中，设置合理的岗位分工和职责权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督，防止舞弊行为。4.成本效益原则：在保证采购物资质量和服务水平的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，降低采购费用，提高资金使用效益。5.权责明确原则：明确各部门和人员在采购与付款业务中的权利和责任，做到责任到人，奖惩分明。二、采购业务流程控制（一）采购计划制定1.需求分析各使用部门应根据酒店经营状况、实际需求以及库存情况，定期（每月/每季度）进行物资需求分析，填写物资需求申请表。申请表应详细注明所需物资的名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并提交给部门负责人审核。2.部门审核部门负责人对物资需求申请表进行审核，重点审查需求的合理性、必要性以及与预算的匹配性。对于超出预算或不合理的需求，部门负责人应与使用部门沟通协商，调整需求或提出解决方案。3.采购计划汇总采购部门定期收集各使用部门的物资需求申请表，进行汇总整理。根据汇总结果，结合库存状况，制定月度/季度采购计划，明确采购物资的种类、数量、采购时间等，并提交给财务部门进行预算审核。4.预算审核财务部门依据酒店的财务预算和资金状况，对采购计划进行预算审核。审核通过的采购计划返回采购部门执行，对于超出预算的采购计划，需经酒店管理层审批后方可实施。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。信息来源包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据酒店采购物资的特点和要求，对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。筛选标准包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估采购部门会同相关部门（如质量控制部门、使用部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等方面。通过问卷调查、现场查看、样品检测、与供应商员工交流等方式，全面了解供应商的实际情况。根据评估结果，对潜在供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并纳入供应商信息库。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行跟踪评估，及时了解供应商的经营状况、产品质量、交货期等方面的变化情况。对于出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从合格供应商名单中剔除，并寻找新的替代供应商。鼓励供应商之间的良性竞争，对于表现优秀的供应商，采购部门可以给予一定的奖励和优惠政策，如增加采购份额、优先付款等。（三）采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核部门包括财务部门、法务部门、使用部门等。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期等与财务相关的内容，确保合同符合酒店的财务政策和资金安排。法务部门负责审核合同的合法性、合规性以及条款的完整性，防范法律风险。使用部门主要审核合同中的物资规格型号、数量、质量标准等与实际需求是否相符，确保采购的物资能够满足使用要求。3.合同签订经各部门审核通过的采购合同，由酒店法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖酒店公章，并妥善保管合同副本。采购部门应建立合同台账，对合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录，以便跟踪和查询。（四）物资验收1.验收准备采购部门在物资到货前，应通知使用部门和质量控制部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资情况的人员参与验收，质量控制部门应准备好验收所需的工具和标准。2.初步验收物资到货后，采购部门应及时组织使用部门和质量控制部门进行初步验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、外观等是否与采购合同一致。验收人员应按照合同要求和相关标准，对物资进行逐一核对和检查，如发现物资存在数量短缺、外观瑕疵等问题，应及时记录并要求供应商作出说明。3.详细验收对于重要物资或技术要求较高的物资，在初步验收合格后，还需进行详细验收。详细验收可委托专业机构或邀请相关专家进行，验收内容包括物资的质量性能、技术指标、功能实现等方面。质量控制部门应出具详细的验收报告，明确物资是否符合合同要求和相关标准。验收合格的物资方可办理入库手续，验收不合格的物资应及时通知供应商进行退换货或采取其他处理措施。4.验收记录验收人员应做好验收记录，记录内容包括物资名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，作为物资采购与管理的重要档案资料。三、付款业务流程控制（一）付款申请1.申请提交物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同和验收情况，填写付款申请表。付款申请表应注明供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款理由等信息。付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.审核审批财务部门收到付款申请表后，首先对付款金额、付款方式、付款时间等进行审核，确保付款符合合同约定和酒店财务制度。对于金额较大的付款申请，还需提交酒店管理层进行审批。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。（二）付款方式选择1.银行转账对于与供应商签订了银行转账协议的，财务部门应按照合同约定的付款时间和金额，通过银行转账方式将款项支付给供应商。在进行银行转账时，财务人员应认真核对收款账户信息，确保转账金额准确无误。转账完成后，应及时取得银行转账回单，并作为付款凭证进行归档保存。2.支票支付如采用支票支付方式，财务部门应根据付款申请表开具支票，并在支票上注明收款人名称、金额、用途等信息。支票开具后，应严格按照支票管理制度进行保管和传递。采购部门应将支票及时送达供应商，并要求供应商在支票存根上签字确认。财务部门应定期对支票的使用情况进行核对和清理，确保支票的安全性和有效性。3.其他支付方式根据实际业务情况，如确有必要采用其他支付方式（如电子支付、承兑汇票等），应按照相关规定和流程进行操作，并确保支付过程的安全可靠。在选择其他支付方式时，财务部门应充分考虑支付成本、风险因素等，选择最优的支付方案。（三）付款记录与核对1.付款记录财务部门应建立付款台账，对每一笔付款业务进行详细记录。付款台账应包括付款日期、供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款凭证号码等信息。付款记录应及时、准确、完整，以便于查询和统计分析。2.账目核对财务部门应定期与采购部门、供应商进行账目核对，确保付款金额与采购合同一致，且不存在未达账项或其他账务问题。每月末，财务部门应编制应付账款余额明细表，与采购部门的采购合同台账进行核对，如有差异应及时查明原因并进行调整。同时，财务部门应与供应商定期核对往来账目，发送对账单，确认双方的债权债务关系。对于供应商提出的异议，应及时进行核实和处理。四、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计酒店内部审计部门应定期（每年/每半年）对采购与付款业务进行审计，审查采购与付款业务流程的合规性、内部控制制度的执行情况以及相关财务信息的真实性和准确性。审计内容包括采购计划的制定与执行、供应商选择与管理、采购合同签订与履行、物资验收、付款业务等方面。2.专项审计根据酒店经营管理的需要，内部审计部门可针对采购与付款业务中的重大事项或存在问题的环节进行专项审计。专项审计应深入调查问题产生的原因，提出改进建议和措施，督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.预算控制财务部门应加强对采购预算的控制，严格按照预算安排进行采购与付款业务。对于超出预算的采购项目，必须经过严格的审批程序方可实施。定期对采购预算的执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应的措施进行调整和纠正。2.账务审查财务部门应定期对采购与付款业务的账务处理进行审查，确保会计凭证的真实性、合法性和完整性。审查内容包括采购发票的审核、付款凭证的编制、应付账款的核算等方面。对于发现的账务问题，应及时进行调整和处理，保证财务信息的准确无误。（三）绩效评估1.建立评估指标酒店应建立采购与付款业务绩效评估指标体系，对采购部门和相关人员的工作绩效进行考核评价。评估指标包括采购成本控制、采购质量、交货及时性、付款准确性、供应商满意度等方面。明确各项评估指标的权重和评分标准，确保评估结果客观公正。2.定期评估与反馈定期（每季度/每年）对采购与付款业务绩效进行评估，根据评估结果对采购部门和相关人员进行奖惩。将绩效评估结果及时反馈给相关部门和人员，针对存在的问题提出改进建议和措施，促进采购与付款业务水平的不断提高。五、信息与沟通（一）内部信息传递1.建立沟通机制酒店应建立健全采购与付款业务内部信息传递机制，明确各部门之间信息传递的流程和方式。采购部门应及时向使用部门、质量控制部门、财务部门等传递采购计划、采购合同、到货通知等相关信息，确保各部门能够及时了解采购业务进展情况。使用部门、质量控制部门等应将物资需求变更、验收结果等信息及时反馈给采购部门，以便采购部门进行相应的调整和处理。2.信息共享平台利用酒店内部管理信息系统，建立采购与付款业务信息共享平台。各部门可以通过该平台查询和共享采购与付款业务相关信息，实现信息的实时传递和交互。在信息共享平台上，应设置采购计划管理、供应商管理、合同管理、验收管理、付款管理等模块，方便各部门进行业务操作和管理。（二）外部信息沟通1.与供应商沟通采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品价格变化、交货期等信息。对于采购合同执行过程中出现的问题，如质量纠纷、交货延迟等，应及时与供应商协商解决，确保采购业务的顺利进行。定期向供应商反馈酒店的采购需求和意见建议，促进供应