财务印章管理内控制度

PAGE财务印章管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司财务印章管理，规范财务印章的使用，防范财务风险，确保公司资金安全和财务信息的真实性、完整性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及财务印章的管理与使用。（三）基本原则1.合法性原则：财务印章的管理与使用必须符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.安全性原则：确保财务印章的安全存放、使用，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.规范性原则：明确财务印章的使用流程、审批权限和责任追究，保证印章使用的规范、有序。4.不相容职务分离原则：财务印章的保管、使用、审批等岗位应相互分离，形成有效的制衡机制。二、财务印章的种类及用途（一）财务专用章用于公司对外财务往来结算、票据背书、财务报表等财务文件的签章。（二）法定代表人章用于特定财务文件、重要合同等需要法定代表人签字确认的场合。（三）发票专用章用于公司开具发票时的盖章。（四）其他财务印章根据公司财务管理需要，经公司批准刻制的其他财务印章，如资金清算专用章等，用于特定财务业务的办理。三、财务印章的刻制与启用（一）刻制1.财务印章的刻制由公司指定的部门统一办理，严禁各部门、分支机构自行刻制财务印章。2.刻制财务印章前，需填写《财务印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经公司财务负责人、总经理审批后，方可办理刻制手续。3.刻制财务印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。（二）启用1.财务印章刻制完成后，由指定部门负责领取，并填写《财务印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、领取人等信息。2.财务印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等规定，确保相关人员知晓并遵守。四、财务印章的保管（一）保管人员1.财务专用章由公司财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，发票专用章由负责发票开具的人员保管，其他财务印章根据其用途指定专人保管。2.财务印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管方式1.财务印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管或多人保管制度，确保印章存放安全。2.财务印章保管人员不得将印章随意带出办公室，如需携带外出办理业务，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施，确保印章安全。（三）保管要求1.财务印章保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损、清晰可辨。如发现印章损坏、遗失等情况，应立即报告公司财务负责人，并采取相应的补救措施。2.财务印章保管人员应妥善保管印章存放的保险柜或保管箱钥匙，不得随意转借他人。如因特殊原因需要暂时委托他人保管钥匙，必须经过公司财务负责人批准，并办理相关交接手续。五、财务印章的使用（一）使用范围1.财务专用章用于公司对外财务往来结算、票据背书、财务报表等财务文件的签章。2.法定代表人章用于特定财务文件、重要合同等需要法定代表人签字确认的场合。3.发票专用章用于公司开具发票时的盖章。4.其他财务印章根据其用途在规定的业务范围内使用。（二）使用流程1.申请：使用财务印章时，需填写《财务印章使用申请表》，详细说明使用事项、金额、对方单位等信息，并经相关部门负责人、财务负责人审批。2.审批：根据印章使用的金额、重要性等因素，设定不同的审批权限。一般情况下，金额较小的财务事项由财务部门负责人审批，金额较大或重要的财务事项需经总经理审批。3.盖章：经审批同意后，财务印章保管人员按照申请表上的内容进行盖章，并在印章使用登记簿上记录印章使用日期、使用人、使用事项等信息。（三）使用要求1.财务印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，严禁未经审批擅自使用印章。2.财务印章使用人员应确保印章使用的真实性、合法性和准确性，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖财务印章。3.财务印章使用完毕后，应及时将印章归还原保管人员，并在印章使用登记簿上签字确认。六、财务印章的交接（一）交接原因1.财务印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。2.因印章保管人员临时有事需要委托他人代为保管印章时，也应办理印章交接手续。（二）交接流程1.准备工作：交接前，原保管人员应整理好印章及相关资料，填写《财务印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、规格、使用状态等信息。2.交接手续：交接时，原保管人员与接收人员应在公司财务负责人或其他指定人员的监督下进行当面交接，双方在《财务印章交接清单》上签字确认。3.监交确认：监交人员应在《财务印章交接清单》上签字确认交接手续的完整性和真实性。（三）交接要求1.交接双方应认真核对印章及相关资料，确保交接内容准确无误。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。2.交接手续完成后，接收人员应按照本制度的规定妥善保管财务印章，承担相应的保管责任。七、财务印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用财务印章时，由公司财务部门提出申请，经公司财务负责人、总经理审批后，办理印章停用手续。2.财务印章停用后，保管人员应及时将印章存放于保险柜或保管箱内，并在印章使用登记簿上注明停用日期。（二）销毁1.停用的财务印章应及时进行销毁，严禁私自留存或转让。2.销毁财务印章时，应填写《财务印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经公司财务负责人、总经理审批后，方可进行销毁。3.财务印章销毁应选择具有资质的销毁机构进行，销毁过程应进行全程监督，并保留相关销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、销毁机构、销毁方式、印章名称、数量等信息，以备查阅。八、监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对财务印章管理内控制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.财务印章的刻制、启用、保管、使用、交接、停用与销毁等环节是否符合本制度的规定。2.财务印章使用申请表、审批表、登记簿等相关记录是否完整、准确。3.财务印章保管人员是否严格遵守印章保管制度，印章存放是否安全。（三）检查频率公司内部审计部门应定期对财务印章管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。2.对于违反财务印章管理内控制度规定的行为，公司将视情节轻重