支票存根内控制度

PAGE支票存根内控制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司支票存根内部控制体系，规范支票存根的管理流程，确保支票使用的安全性、准确性和合规性，有效防范财务风险，保障公司资金安全，提高财务管理效率。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及支票使用的所有部门和人员，包括但不限于财务部门、采购部门、销售部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保支票存根管理活动合法合规。2.准确性原则：支票存根记录应准确反映支票的各项信息，包括支票号码、出票日期、收款人、金额、用途等，保证财务数据的真实性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障支票存根的存储安全，防止丢失、损毁、篡改等情况发生，确保公司资金安全。4.及时性原则：支票使用后应及时进行存根记录，并按照规定的时间和流程进行传递、归档和保管，保证财务信息的及时性和有效性。二、支票存根管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善支票存根内控制度，并监督制度的执行情况。2.负责支票的购买、保管、发放和核销工作，确保支票的安全使用。3.负责支票存根的记录、整理、归档和保管工作，定期对支票存根进行核对和盘点。4.负责审核支票的使用申请，确保支票用途合法合规，并与相关业务部门进行沟通协调。5.负责对支票存根管理过程中出现的问题进行分析和处理，及时向上级领导汇报。（二）采购部门1.根据业务需要，填写支票使用申请单，详细注明支票用途、收款人、金额等信息，并提交给财务部门审核。2.负责支票的领取和使用，确保支票按照申请用途使用，并在支票使用后及时将支票存根交回财务部门。3.配合财务部门对支票存根进行核对和盘点工作，提供相关业务资料和信息。（三）销售部门1.在收到客户支票后，及时将支票送交财务部门，并协助财务部门办理相关入账手续。2.负责对客户支票的真实性进行初步审核，如发现问题及时通知财务部门。3.配合财务部门对支票存根进行核对和盘点工作，提供相关销售业务资料和信息。（四）其他部门1.按照公司规定和业务需要，合理使用支票，并在支票使用后及时将支票存根交回财务部门。2.配合财务部门对支票存根进行核对和盘点工作，提供与支票使用相关的业务资料和信息。三、支票购买与保管（一）支票购买1.财务部门应根据公司业务需求，定期向银行购买支票。购买支票时，应填写支票购买凭证，注明支票种类、数量、起止号码等信息，并加盖公司财务专用章和法人章。2.银行发售支票后，财务部门应及时核对支票号码，并将支票号码与支票购买凭证进行核对，确保支票号码的连续性和准确性。3.将购买的支票妥善保管在保险柜或专门的支票保管箱中，设置专人负责保管，确保支票的安全。（二）支票保管1.支票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守支票保管制度，不得擅自将支票交予他人保管或使用。2.支票保管人员应定期对保管的支票进行盘点，核对支票号码、数量等信息，确保支票的账实相符。如发现支票丢失、损毁等情况，应及时报告财务部门负责人，并采取相应的补救措施。3.支票保管场所应具备安全防护设施，如保险柜、监控设备等，确保支票的存储安全。同时，应保持保管场所的清洁卫生，防止支票受潮、发霉等情况发生。4.严禁将空白支票加盖财务专用章或法人章后存放，如因特殊情况需要提前加盖印章，必须经财务部门负责人批准，并做好登记和保管工作。四、支票使用流程（一）使用申请1.各部门因业务需要使用支票时，应填写支票使用申请单。申请单应包括申请日期、申请人、部门名称、支票用途、收款人、金额、预计付款日期等信息，并详细说明付款原因和依据。2.申请单应由申请人签字，并经部门负责人审核签字后，提交给财务部门审核。（二）财务审核1.财务部门收到支票使用申请单后，应按照公司财务制度和相关法律法规的要求进行审核。审核内容包括申请人资格、支票用途的合法性、金额的合理性、收款人的真实性等。2.如申请单填写不完整或不符合要求，财务部门应通知申请人补充或修改；如申请用途不合法或不合理，财务部门应拒绝审核通过，并向申请人说明原因。3.财务审核通过后，在支票使用申请单上加盖财务审核章，并注明审核日期。（三）支票发放1.财务部门根据审核通过的支票使用申请单，开具支票。开具支票时，应严格按照申请单上的信息填写支票内容，确保支票号码、出票日期、收款人、金额、用途等信息准确无误。2.在支票存根上填写支票号码、出票日期、收款人、金额、用途等信息，并由支票领取人签字确认。支票存根应与支票一同妥善保管，作为财务记账的依据。3.将开具好的支票交给支票领取人，并办理交接手续。交接时，应核对支票号码、金额等信息，确保支票的安全发放。（四）支票使用1.支票领取人应按照申请用途使用支票，不得擅自更改支票用途或转让给他人使用。在使用支票时，应注意支票的填写规范和背书要求，确保支票的有效性。2.如因特殊情况需要更改支票用途或收款人，应及时通知财务部门，并重新填写支票使用申请单，经财务部门审核通过后，方可进行更改。3.在支票使用过程中，如发现支票丢失或被盗，应立即通知财务部门，并采取挂失止付等措施，防止公司资金损失。（五）支票存根交回1.支票使用完毕后，支票领取人应及时将支票存根交回财务部门。交回时，应确保支票存根上的信息与支票实际使用情况一致，并由财务部门相关人员签字确认。2.财务部门收到支票存根后，应及时进行核对和整理，并按照规定的时间和流程进行归档和保管。五、支票存根记录与核对（一）记录要求1.财务部门应建立支票存根登记簿，详细记录每一张支票的相关信息，包括支票号码、出票日期、收款人、金额、用途、领取人、交回日期等。2.支票存根记录应使用钢笔或碳素笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦或挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正，并加盖更正人员的印章。3.支票存根记录应及时、准确，确保与支票实际使用情况一致。每笔支票业务处理完毕后，应在当日或规定的时间内完成记录工作。（二）核对流程1.财务部门应定期对支票存根进行核对，确保支票存根记录的准确性和完整性。核对工作可采用账账核对、账实核对等方式进行。2.账账核对是指将支票存根登记簿与财务总账、明细账等相关账簿进行核对，检查支票存根记录与账簿记录是否一致。如发现不一致的情况，应及时查找原因，并进行调整。3.账实核对是指将支票存根登记簿与实际保管的支票进行核对，检查支票存根记录与实际支票情况是否相符。如发现支票存根记录与实际支票情况不一致，应及时查找原因，并采取相应的措施进行处理。4.在核对过程中，如发现问题应及时记录，并向上级领导汇报。对于重大问题，应组织相关人员进行调查和分析，制定整改措施，确保支票存根管理工作的规范运行。六、支票存根归档与保管（一）归档要求1.财务部门应按照一定的时间周期和分类标准，对支票存根进行归档。归档时，应将支票存根按照年份、月份或业务类型等进行分类整理，并编制相应的档案目录。2.支票存根应装订成册，并在每册封面注明档案名称、年份、月份、册数等信息。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。3.在支票存根归档过程中，应确保档案资料的完整性和准确性，不得遗漏或丢失任何一张支票存根。同时，应在档案上加盖归档人员的印章，并注明归档日期。（二）保管期限1.支票存根的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行。一般情况下，支票存根的保管期限为[X]年。2.在保管期限内，应妥善保管支票存根档案，防止档案损坏、丢失或被盗。如因特殊情况需要提前销毁支票存根档案，应按照规定的审批程序进行审批，并做好记录和备案工作。（三）保管场所与设施1.支票存根档案应存放在专门的档案保管场所，如档案室或文件柜等。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，防止档案受潮、发霉、变形等情况发生。同时，应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。3.档案保管人员应定期对档案进行盘点，核对档案数量、目录等信息，确保档案的账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对支票存根内控制度的执行情况进行审计监督，检查支票存根管理流程是否规范、有效，各项内部控制措施是否落实到位。2.审计人员应通过查阅支票存根登记簿、核对相关账簿记录、实地盘点支票等方式，对支票存根管理情况进行全面审查。如发现问题，应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。3.内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，汇报支票存根内控制度的审计情况和发现的问题，为公司管理层决策提供参考依据。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对支票存根管理工作进行自查，检查支票存根记录是否准确、完整，支票保管是否安全，支票使用流程是否合规等。2.自查工作可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应按照规定的时间周期进行，如每月或每季度进行一次；不定期抽查应根据实际情况进行，如对重点业务或关键环节进行抽查。3.在自查过程中，如发现问题应及时进行整改，并将整改情况记录在案。同时，应分析问题产生的原因，采取相应的措施加以防范，不断完善支票存根内控制度。（三）违规处理1.对于违反支票存根内控制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、辞退等。2.如因违反支票存根内控制度导致公司资金损失