营销采购内控制度

PAGE营销采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司营销采购活动，加强内部控制，防范风险，确保营销采购业务的合法、合规、高效运行，保障公司利益，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司营销采购相关的所有部门和人员，包括但不限于市场营销部门、采购部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：营销采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保业务活动合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行操作，确保各项采购活动符合公司制度要求。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.风险防范原则：识别、评估和控制营销采购过程中的各种风险，保障公司资产安全。5.信息透明原则：采购信息应及时、准确、完整地记录和披露，确保采购过程的透明度。二、营销采购流程（一）需求提出1.市场营销部门根据市场调研、销售计划等，提出营销采购需求。需求应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.需求提出部门应填写《营销采购需求申请表》，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门收到《营销采购需求申请表》后，对需求进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、预算情况等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况设定），采购部门负责人审批后即可进入采购环节。3.对于金额较大的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审。会审部门包括但不限于财务部门（审核预算）、法务部门（审核合同条款）、技术部门（审核技术规格）等。会审通过后，报公司分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。筛选出若干潜在供应商，并向其发送《供应商调查表》。2.供应商评估采购部门会同相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估。考察内容包括生产现场、质量管理体系、售后服务等。根据考察结果，对供应商进行综合评分。评分标准可包括企业规模、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。3.供应商确定根据综合评分结果，选择得分较高的供应商作为合作对象。采购部门与选定的供应商签订《采购框架协议》，明确双方的权利和义务。4.供应商管理定期评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行等级分类，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。动态管理：根据市场变化和公司业务需求，及时调整供应商名单。对于新出现的优质供应商，及时纳入供应商数据库进行管理。（四）采购合同签订1.采购部门根据审批通过的采购申请和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同初稿完成后，提交至法务部门审核。法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出修改意见。采购部门根据法务部门意见对合同进行修改完善。3.修改后的采购合同经采购部门负责人、公司分管领导签字后生效。采购部门应将采购合同副本分发给相关部门，如财务部门、市场营销部门等，以便各部门履行各自职责。（五）采购执行1.采购部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务细节，确保供应商准确理解采购要求。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求组织生产或提供服务，并在规定时间内将货物发送至指定交货地点。3.采购部门应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决可能出现的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。（六）验收与付款1.验收采购物品到货后，采购部门应通知相关验收部门进行验收。验收部门包括市场营销部门（验收产品是否符合营销需求）、质量控制部门（验收产品质量是否符合标准）等。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品进行检验，填写《采购验收单》。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商解决。2.付款财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核付款申请。审核内容包括采购金额、付款方式、付款期限等是否符合合同约定。审核通过后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。对于货到付款的采购业务，在验收合格后及时付款；对于预付款或分期付款的采购业务，按照合同约定的付款时间和金额进行支付。三、营销采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场需求变化、价格波动等可能导致采购物品或服务无法满足营销需求，或采购成本过高。2.供应商风险：供应商破产、违约、产品质量问题等可能导致采购任务无法按时完成，或采购物品质量不合格，影响公司业务开展。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致公司在合同履行过程中面临法律纠纷和经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等可能导致采购活动出现漏洞，引发风险。（二）风险评估1.建立风险评估指标体系，对识别出的风险进行量化评估。评估指标可包括风险发生的可能性、影响程度等。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分。风险等级分为高、中、低三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研和预测，及时掌握市场动态，调整营销采购计划，降低市场风险对公司业务的影响。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.供应商风险应对对供应商进行严格筛选和评估，选择资质良好、信誉可靠的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。定期对供应商进行评估和管理，建立供应商淘汰机制，及时更换不合格供应商。3.合同风险应对加强采购合同管理，由法务部门对合同条款进行审核把关，确保合同条款合法、合规、明确、合理。在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，避免法律纠纷。4.内部管理风险应对完善采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强内部监督和控制。加强信息沟通与共享，建立采购信息管理系统，确保采购信息及时、准确、完整地传递给相关部门和人员。定期对采购人员进行培训，提高其业务水平和风险意识，规范采购行为。四、营销采购内部控制监督与评价（一）监督机制1.建立内部审计部门定期审计制度，对营销采购业务进行全面审计。审计内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对营销采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人奖励，并对违规行为进行严肃处理。3.采购部门应定期对采购业务进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善采购内部控制制度。（二）评价指标1.采购合规率：考核采购活动符合法律法规和公司制度的比例。2.采购成本节约率：衡量采购成本节约的程度，计算公式为：（预算采购金额实际采购金额）/预算采购金额×100%。3.供应商交货及时率：评估供应商按时交货的比例。4.采购物品验收合格率：反映采购物品质量合格的情况。（三）评价方法1.定期收集和分析采购业务相关数据，计算评价指标数值。2.根据评价指标数值，对营销采购内部控制效果进行评价。评价结果分