招标内控制度流程

PAGE招标内控制度流程一、总则（一）目的为规范公司招标活动，加强招标内部控制，提高招标工作质量和效率，防范招标风险，确保公司利益最大化，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目，包括工程建设、货物采购、服务采购等各类招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保招标程序合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在投标人应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证招标过程公平公正。3.公开透明原则：招标信息应全面、准确、及时地公开，接受公司内部和外部的监督。4.择优选择原则：通过综合评估，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商或服务商。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对招标活动的各个环节进行有效控制和监督。二、招标前期准备（一）需求调研与分析1.项目发起部门：根据公司业务需求，发起招标项目申请，详细说明项目背景、目标、技术要求、预算等关键信息。2.需求调研：成立由项目发起部门、相关技术专家、财务人员等组成的调研小组，对项目需求进行深入调研，收集相关资料，与潜在用户沟通，确保需求明确、准确。3.需求分析：对调研收集到的信息进行分析，梳理出项目的核心需求和关键指标，形成详细的需求文档。需求文档应包括项目概述、技术规格、服务要求、验收标准等内容。（二）招标方式确定1.招标方式分类：根据项目特点和需求，选择合适的招标方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的潜在投标人参加投标。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购价值比例过大的项目。由招标人向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。直接与单一供应商进行采购谈判。6.招标方式审批：招标方式的选择应报经公司管理层审批，审批通过后方可实施。审批时应提交详细的招标方式选择说明，包括选择理由、预计采购金额、潜在供应商数量等信息。（三）招标文件编制1.招标文件内容：招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单（或货物清单、服务清单）、技术规格、图纸、投标文件格式等内容。2.招标公告编制：公开招标项目应编制招标公告，招标公告应包括招标人名称和地址、招标项目名称、内容、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在投标人能够及时获取。3.投标人须知编制：明确投标人资格要求、投标文件编制要求、投标报价要求、投标有效期、投标保证金、开标时间和地点、评标标准和方法等内容，确保投标人清楚了解投标流程和要求。4.评标办法编制：根据项目特点和需求，制定科学合理的评标办法，评标办法应包括评标因素、评标标准、评标程序等内容。评标因素应涵盖技术、商务、价格等方面，确保评标结果客观公正。5.合同条款及格式编制：明确合同双方的权利和义务、合同价款及支付方式、合同履行期限、质量标准、验收方法、违约责任等内容，为签订合同提供依据。6.工程量清单（或货物清单、服务清单）编制：对于工程建设项目，应编制工程量清单；对于货物采购项目，应编制货物清单；对于服务采购项目，应编制服务清单。清单应详细列出项目的各项内容和要求，确保投标人能够准确报价。7.技术规格编制：详细描述项目的技术要求，包括技术参数、性能指标、质量标准等内容，确保投标人提供的产品或服务能够满足项目需求。8.图纸编制：对于工程建设项目，应提供详细的图纸，包括设计图纸、施工图等，帮助投标人理解项目要求。9.投标文件格式编制：规定投标文件的格式和内容要求，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等，确保投标文件规范统一。10.招标文件审核：招标文件编制完成后，应组织相关部门和人员进行审核，审核内容包括招标文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。审核通过后方可发布招标文件。三、招标信息发布（一）发布渠道选择1.公开招标信息发布：对于公开招标项目，应在国家指定的招标公告发布媒体上发布招标公告，同时在公司内部网站、采购与招标网等相关网站上发布招标信息，确保招标信息广泛传播。2.邀请招标信息发布：对于邀请招标项目，应向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，投标邀请书应通过书面、电子邮件、传真等方式送达供应商。（二）信息内容审核1.招标信息审核：在发布招标信息前，应对招标信息内容进行审核，确保招标信息准确无误、完整清晰。审核内容包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单（或货物清单、服务清单）、技术规格、图纸、投标文件格式等内容。2.审核部门与人员：招标信息审核由招标部门负责组织，相关部门和人员参与审核，审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等。审核人员应具备相应的专业知识和经验，确保审核工作的质量。3.审核意见反馈：审核过程中如发现问题，应及时反馈给招标部门进行修改，修改完成后再次进行审核，直至审核通过。审核通过后的招标信息方可发布。四、投标报名与资格审查（一）投标报名1.报名方式：潜在投标人应按照招标公告（或投标邀请书）的要求，在规定的时间内通过指定的方式进行投标报名。报名方式包括网上报名、现场报名、邮寄报名等。2.报名材料提交：潜在投标人在报名时应提交报名材料，报名材料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的企业提供营业执照副本）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明材料、财务状况证明材料等。报名材料应真实、有效、完整。3.报名信息登记：招标部门应及时对潜在投标人的报名信息进行登记，建立投标报名台账，记录潜在投标人的名称、联系方式、报名时间及提交的报名材料等信息。（二）资格审查1.资格审查方式：资格审查分为资格预审和资格后审。资格预审是在投标前对潜在投标人进行资格审查，资格后审是在开标后对投标人进行资格审查。2.资格预审：对于公开招标和邀请招标项目，一般应进行资格预审。资格预审应按照资格预审文件规定的标准和方法进行，资格预审文件应与招标公告（或投标邀请书）同时发布。资格预审文件应包括资格预审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式等内容。3.资格后审：对于竞争性谈判和单一来源采购项目，一般应进行资格后审。资格后审应在开标后按照招标文件规定的标准和方法进行，投标人应在投标文件中提供资格证明文件，供评标委员会进行资格审查。4.资格审查内容：资格审查内容包括投标人的营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的企业提供营业执照副本）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明材料、财务状况证明材料等。资格审查还应包括投标人是否存在违法违规行为、是否具有良好的商业信誉等。5.资格审查结果通知：资格审查结束后，招标部门应及时将资格审查结果通知潜在投标人（或投标人）。对于通过资格审查的潜在投标人（或投标人），应发放招标文件；对于未通过资格审查的潜在投标人（或投标人），应说明理由。五、开标、评标与定标（一）开标1.开标时间与地点：开标应按照招标文件规定的时间和地点进行。开标时间应在投标截止时间的同一时间公开进行，开标地点应为招标文件中预先确定的地点。2.开标程序：开标时，招标人应邀请所有投标人参加。开标由招标人主持，并按照以下程序进行：宣布开标纪律；公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场；宣布开标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；检查投标文件的密封情况；按照开标顺序当众开标，公布投标人名称、投标报价、投标保证金的递交情况、投标文件的其他主要内容等；投标人代表、招标人代表、监标人、记录人等有关人员在开标记录上签字确认；开标结束。3.开标记录：开标过程中应做好开标记录，开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标保证金的递交情况、投标文件的其他主要内容等。开标记录应由招标人代表、监标人、记录人等有关人员签字确认。（二）评标1.评标委员会组建：评标委员会由招标人依法组建，评标委员会成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会成员应从评标专家库中随机抽取，特殊项目可以由招标人直接确定评标委员会成员。2.评标原则与方法：评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行。评标标准应包括技术、商务、价格等方面，评标方法应科学合理、客观公正。评标方法主要包括综合评估法、最低价评标法等。3.评标程序：评标委员会成员应认真阅读招标文件，了解评标标准和方法，熟悉评标程序。评标过程中，评标委员会成员应按照评标标准和方法对投标文件进行评审，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价。评标委员会成员应独立评审，不得相互串通，不得泄露评标过程中的信息。4.评标报告编制：评标结束后，评标委员会应编制评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。评标报告应由评标委员会全体成员签字确认，并加盖评标委员会印章。（三）定标1.定标原则：定标应按照评标报告推荐的中标候选人顺序，确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同、或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的，招标人可以确定排名第三的中标候选人为中标人。2.定标程序：招标人应根据评标报告确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书应包括招标人名称、地址、中标人名称、地址、中标项目名称、中标金额、中标工期（或供货期、服务期）等内容。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。3.合同签订：中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订书面合同。合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。六、招标后续管理（一）合同签订与履行1.合同签订：中标人确定后，招标人与中标人应按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同。合同签订前，应组织相关部门和人员对合同条款进行审核，审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性、合理性等。审核通过后方可签订合同。2.合同履行：合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。招标人应按照合同约定及时支付合同价款，中标人应按照合同约定提供合格的产品或服务。在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规的规定办理。3.合同监督与检查：招标部门应定期对合同履行情况进行监督与检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现中标人未按照合同约定履行义务，应及时要求中标人整改，如整改后仍不符合要求，应按照合同约定追究中标人的违约责任。（二）验收管理1.验收标准：合同履行完毕后，应按照合同约定的验收标准进行验收。验收标准应明确、具体，具有可操作性。验收标准应包括产品或服务的质量、数量、规格、性能等方面的要求。2.验收程序：验收应由招标人组织，相关部门和人员参与。验收程序一般包括初步验收和最终验收。初步验收由招标人组织相关部门和人员对产品或服务进行初步检查，检查产品或服务是否符合合同约定的要求。最终验收在初步验收合格后进行，由招标人组织相关部门和人员对产品或服务进行全面检查，检查产品或服务是否完全符合合同约定的要求。3.验收报告编制：验收结束后，应编制验收报告。验收报告应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收单位印章。（三）档案管理1.档案收集：招标活动结束后，应及时收集整理招标过程中形成的各类文件和资料，包括招标申请文件、招标公告（或投标邀请书）、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同文件、验收报告等。2.档案整理：对收集到的文件和资料进