公路单位材料内控制度

PAGE公路单位材料内控制度一、总则（一）目的为加强公路单位材料管理，规范材料采购、验收、存储、使用等环节的内部控制，确保材料质量，降低成本，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公路单位内部涉及材料管理的各部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保材料管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖材料管理的全过程，包括采购、验收、存储、领用、盘点等各个环节。3.制衡性原则：明确各部门及岗位在材料管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.成本效益原则：在保证材料质量和满足工程需求的前提下，努力降低材料采购、存储及使用成本。5.适应性原则：根据公路行业发展变化及本单位实际情况，适时调整和完善材料内控制度。二、材料采购控制（一）采购计划1.各部门根据公路工程施工进度、维修养护任务等实际需求，提前编制材料采购计划。采购计划应详细列出所需材料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大采购项目，还需提交单位领导班子集体研究决定。3.采购部门应定期对采购计划的执行情况进行跟踪检查，根据实际情况及时调整采购计划，确保材料供应的及时性和准确性。（二）供应商选择1.建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。招标采购应严格按照国家及行业相关规定执行，确保采购过程公开、公平、公正。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（三）采购过程控制1.采购人员应严格按照采购合同执行采购任务，及时与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。2.对于采购过程中出现的变更事项，如材料规格调整、交货时间变更等，采购人员应及时与相关部门及供应商协商，并签订补充协议。3.加强对采购价格的监控，定期收集市场价格信息，与供应商进行价格谈判，确保采购价格合理。对于价格波动较大的材料，应建立价格预警机制，及时调整采购策略。三、材料验收控制（一）验收准备1.材料到货前，验收部门应根据采购合同及相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收流程、验收标准等内容。2.验收人员应熟悉材料的规格、型号、质量要求等，准备好必要的验收工具和设备。（二）验收流程1.材料到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收人员应核对材料的名称、规格、型号、数量、供应商等信息是否与采购合同一致。2.按照验收标准对材料的外观、质量、性能等进行检验。对于需要进行理化检验的材料，应送专业检测机构进行检测。3.验收合格的材料，验收人员应填写验收报告，签字确认后交采购部门办理入库手续。验收不合格的材料，验收人员应出具不合格报告，注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（三）验收记录1.建立健全材料验收记录档案，详细记录材料的验收情况，包括验收时间、验收人员、材料名称、规格、型号、数量、供应商、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保管，以备查阅和追溯。四、材料存储控制（一）存储场所管理1.根据材料的特性和存储要求，合理规划材料存储场所，设置相应的仓库、料棚、货架等存储设施。2.存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防盗、防虫等功能。对于易燃易爆、有毒有害等危险材料，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）材料入库1.材料入库时，仓库管理人员应根据验收报告，对材料的数量、规格型号、质量等进行再次核对，确保入库材料与验收结果一致。2.按照规定进行材料的分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对于贵重材料、易损材料应单独存放，并采取相应的保护措施。（三）材料保管1.仓库管理人员应定期对材料进行盘点、检查，及时发现并处理材料的损坏、变质、丢失等问题。2.建立材料保管台账，详细记录材料的出入库情况，包括入库时间、入库数量、出库时间、出库数量、结存数量等信息。3.加强对库存材料的安全管理，严禁无关人员进入存储场所，确保库存材料的安全。(四)材料出库1.材料领用部门应填写材料领用申请表，注明领用材料的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后交仓库管理人员。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表发放材料，并填写材料出库单，注明领用部门、领用时间、材料名称、规格、型号、数量等信息。3.严格执行限额领料制度，对于超限额领用的材料，需经相关领导审批后方可发放。五、材料使用控制（一）使用计划1.各施工班组、维修养护作业队等应根据工程进度和实际需求，制定材料使用计划，明确所需材料的种类、数量、使用时间等信息。2.材料使用计划需经部门负责人审核后，报项目经理或相关负责人审批。（二）现场使用管理1.施工人员、维修养护人员等应严格按照材料使用计划和操作规程使用材料，确保材料的合理使用和安全。2.加强对施工现场材料的管理，做到工完料清，剩余材料应及时回收、整理、入库。3.建立材料使用台账，详细记录材料的使用情况，包括使用时间、使用部门、材料名称、规格、型号、数量等信息，以便进行成本核算和分析。（三）监督检查1.定期对材料使用情况进行监督检查，检查内容包括材料使用计划的执行情况、材料的使用效果、施工现场材料的管理等。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。对违规使用材料的行为，应按照单位相关规定进行严肃处理。六、材料盘点与清查控制（一）盘点计划1.制定年度材料盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。2.盘点计划应报单位领导审批后实施。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织开展材料盘点工作，盘点人员应认真核对材料的实际数量与账面数量是否一致，检查材料的质量状况。2.对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录，并查明原因，提出处理意见。（三）清查报告1.盘点工作结束后，盘点人员应编制材料盘点报告，报告内容包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理建议等。2.盘点报告经相关部门审核后，报单位领导审批。根据审批意见，对盘盈盘亏的材料进行相应的账务处理和实物调整。（四）定期清查定期对材料进行全面清查，确保账实相符。清查工作应形成书面报告，对清查中发现的问题及时进行整改，完善材料管理内部控制制度。七、监督与考核（一）监督检查1.成立内部监督检查小组，定期对材料管理内部控制制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商选择与管理、验收工作、存储管理、使用管理、盘点清查等环节。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立材料管理考核评价机制，对各部门及相关人员在材料管理工作中的表现进行考核评价。2.考核评