校服选用采购内控制度

PAGE校服选用采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司校服选用采购管理，规范采购行为，确保校服质量，保障学生穿着安全与舒适，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司在校服选用采购过程中涉及的所有部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保校服选用采购活动合法合规。2.质量优先原则：将校服质量放在首位，选用优质面料和制作工艺，保障学生身体健康。3.公开透明原则：采购过程公开、公正、透明，接受各方监督。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责校服采购的具体实施，包括供应商的寻找、洽谈、合同签订等。2.按照采购计划和预算，及时采购所需校服，确保按时供应。3.对采购过程中的各项文件和资料进行整理归档。（二）质量控制部门1.制定校服质量标准和检验规范。2.对采购的校服进行质量检验，确保符合质量要求。3.对校服质量问题进行跟踪处理，及时反馈给相关部门。（三）财务部门1.负责校服采购资金的预算编制、审核和支付。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。3.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。（四）学校管理部门1.收集学生和家长对校服款式、尺码等方面的需求和意见。2.参与校服选用的决策过程，提供相关建议。3.协助采购部门和质量控制部门做好校服的发放和回收工作。（五）决策机构成立校服选用采购领导小组，由学校领导、教师代表、家长代表等组成。负责审议校服选用采购方案、确定校服款式、颜色、价格等重大事项，对采购过程进行监督和指导。三、校服选用（一）需求调研1.学校管理部门定期收集学生和家长对校服款式、功能、颜色、尺码等方面的需求和意见。2.通过问卷调查、家长会、家长委员会等形式，广泛征求各方意见，形成校服需求调研报告。（二）款式设计1.根据需求调研报告，结合学校文化特色和学生特点，设计校服款式。2.设计方案应提交校服选用采购领导小组审议，确保款式符合学生身份和学校整体形象。3.邀请专业设计师或设计团队参与设计，提高校服的美观性和时尚感。（三）面料选择1.质量控制部门制定校服面料质量标准，明确面料的材质、成分、色泽、缩水率、色牢度等要求。2.采购部门根据质量标准，选择优质面料供应商，索取面料样品进行检测。3.检测合格的面料方可用于校服制作，确保面料安全、舒适、耐用。四、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.建立供应商名录，记录供应商基本信息、联系方式、合作历史等。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.采用量化评分的方式，对供应商进行综合评价，得分较低的供应商应进行整改或淘汰。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，鼓励其提高服务质量。（三）供应商合作1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购部门定期与供应商沟通，了解生产进度和质量情况，及时解决合作中出现的问题。3.供应商应按照合同要求按时、按质、按量供应校服，提供相关质量证明文件和售后服务。五、采购流程（一）采购计划编制1.学校管理部门根据学生人数、校服更换周期等因素，制定校服采购计划。2.采购计划应包括校服种类、数量、规格、预算等内容，并提交校服选用采购领导小组审批。（二）采购预算审核1.财务部门对采购计划进行预算审核，确保采购资金合理安排。2.审核通过的采购预算纳入学校年度财务预算，严格按照预算执行。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购计划和预算，发布采购公告或邀请招标，选择合适的供应商。2.组织供应商进行投标或报价，按照规定程序进行评标或比价，确定中标供应商。3.与中标供应商签订采购合同，明确合同条款和双方责任。（四）验收入库1.校服到货前，采购部门通知质量控制部门和学校管理部门做好验收准备。2.质量控制部门按照质量标准对校服进行检验，检查校服的外观、尺寸、面料质量、制作工艺等。3.验收合格的校服办理入库手续，填写入库单；验收不合格的校服及时与供应商沟通，要求其整改或退换货。（五）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请。2.按照合同约定的付款方式和时间，及时支付校服采购款项。3.对采购资金的使用情况进行跟踪和监督，确保资金支付合规、安全。六、质量控制（一）质量标准制定1.质量控制部门根据国家相关标准和行业规范，结合校服特点，制定详细的质量标准。2.质量标准应包括面料质量、制作工艺、外观质量、安全性能等方面的要求。（二）检验流程1.原材料检验：采购的面料等原材料到货后，质量控制部门按照质量标准进行检验，合格后方可投入使用。2.半成品检验：在校服制作过程中，对关键工序的半成品进行检验，确保每道工序质量合格。3.成品检验：校服制作完成后，进行全面的成品检验，包括外观检查、尺寸测量、理化性能测试等。4.抽样检验：按照一定比例对成品进行抽样检验，确保整批校服质量符合要求。（三）不合格处理1.检验过程中发现的不合格校服，质量控制部门应及时通知采购部门和供应商。2.供应商应在规定时间内对不合格校服进行整改或退换货，直至达到质量要求。3.对多次出现质量问题的供应商，采取相应的处罚措施，如减少订单量、取消合作资格等。七、监督与审计（一）内部监督1.成立内部监督小组，定期对校服选用采购过程进行监督检查。2.监督内容包括采购程序执行情况、质量控制情况、资金使用情况等。3.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.主动接受教育主管部门、家长委员会、社会公众等的监督。2.定期向相关部门和社会公开校服选用采购信息，包括采购计划、中标供应商、质量检测报告等。3.对各方提出的意见和建议进行认真研究和处理，及时反馈处理结果。（三）审计监督1.财务部门定期对校服采购资金进行审计，检查资金使用的合规性和效益性。2.审计部门对校服选用采购项目进行专项审计监督，审查采购过程的合法性、公正性和规范性。3.根据审计结果，提出改进措施和建议，促进校服选用采购管理水平不断提高。八、信息管理（一）建立信息档案1.采购部门建立校服选用采购信息档案，记录采购过程中的各项文件和资料，如采购计划、招标文书、合同、验收报告等。2.质量控制部门建立校服质量信息档案，记录校服质量检验情况、不合格处理情况等。3.信息档案应妥善保管，便于查询和追溯。（二）信息共享1.建立校服选