门店内控制度

PAGE门店内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司门店的运营管理，加强内部控制，防范经营风险，确保门店业务活动合法、合规、有效进行，保护公司资产安全，提高经营效率和效益，促进公司战略目标的实现。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店，包括直营店、加盟店等各类经营实体。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规、行业标准以及公司的实际情况制定，确保公司门店运营符合法律法规要求，遵循行业规范，同时满足公司内部管理的需要。（四）基本原则1.合法性原则：门店运营活动必须遵守国家法律法规，确保各项业务活动合法合规。2.全面性原则：内部控制涵盖门店经营活动的全过程，包括采购、销售、库存管理、财务管理、人员管理等各个环节，不留死角。3.制衡性原则：门店内部各部门、各岗位之间权责分明、相互制约，避免权力过度集中，防止舞弊行为。4.适应性原则：内部控制制度应根据公司业务发展、市场环境变化以及法律法规调整及时进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在实施内部控制过程中，权衡控制成本与控制效益，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。二、组织架构与职责分工（一）组织架构公司门店采用层级管理模式，一般包括店长、部门主管、基层员工等层级。店长负责门店整体运营管理；部门主管根据职责分工，负责各自部门的业务管理；基层员工按照岗位职责，具体执行各项工作任务。（二）职责分工1.店长职责全面负责门店的日常运营管理工作，确保门店经营目标的实现。制定门店工作计划、营销策略和预算，并组织实施。负责门店人员管理，包括招聘、培训、绩效考核、奖惩等。协调门店与公司各部门之间的工作关系，确保信息畅通。监督门店各项业务活动的执行情况，及时发现问题并采取措施解决。负责门店的安全管理，包括人员安全、财产安全、商品安全等。定期向上级领导汇报门店经营情况，提出改进建议和措施。2.采购部门职责根据门店销售情况和库存状况，制定合理的采购计划。选择优质的供应商，建立良好的合作关系，确保商品质量和供应稳定性。负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保采购业务合法合规。对采购商品进行验收，确保商品数量、质量、规格等符合要求。及时处理采购过程中的异常情况，如退货、换货等。定期对采购成本进行分析和控制，降低采购成本。3.销售部门职责制定门店销售计划和促销方案，并组织实施。负责门店商品的陈列、展示和销售工作，提高销售业绩。接待顾客咨询，解答顾客疑问，提供优质的售前、售中、售后服务。收集顾客反馈信息，及时处理顾客投诉和建议，提高顾客满意度。负责销售数据的统计和分析，为门店经营决策提供依据。协助其他部门完成相关工作，如库存盘点、促销活动执行等。4.库存管理部门职责负责门店商品的库存管理，包括商品的入库、存储、出库等环节。定期对库存商品进行盘点，确保账实相符。监控库存水平，及时提出补货、退货等建议，避免库存积压或缺货。负责库存商品的保管和养护工作，确保商品质量不受损。对库存商品的损耗进行统计和分析，采取措施降低损耗率。协助采购部门和销售部门进行库存管理相关工作。5.财务部门职责负责门店财务管理工作，包括账务处理、资金管理、财务报表编制等。执行公司财务制度，确保门店财务活动合法合规。审核门店各项费用支出，控制成本费用。负责门店销售收款、采购付款等资金结算工作，确保资金安全。定期对门店财务状况进行分析和评估，为门店经营决策提供财务支持。配合公司财务审计工作，提供相关财务资料。6.人力资源部门职责（如有）根据门店人员需求，协助店长进行人员招聘和选拔。制定门店员工培训计划，组织员工培训和发展。负责门店员工的绩效考核和薪酬管理工作。处理门店员工的劳动关系问题，维护员工合法权益。协助店长进行团队建设和企业文化建设，提高员工凝聚力和工作积极性。三、采购与付款控制（一）采购计划1.采购部门应定期收集门店销售数据、库存信息以及市场动态等资料，结合门店经营目标和商品销售趋势，制定科学合理的采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、价格、采购时间等要素。2.在制定采购计划过程中，采购部门应与销售部门、库存管理部门等相关部门进行充分沟通和协调，确保采购计划符合门店实际需求，避免盲目采购和库存积压。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估和选择标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供应稳定的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，确保合同的有效性和可执行性。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等情况，调整供应商合作关系。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施，如警告、减少订单量、终止合作等。（三）采购审批1.采购业务应严格执行审批制度，根据采购金额大小和重要性程度，确定不同的审批流程和审批权限。一般采购业务由采购部门主管审批；重大采购业务需报店长或上级领导审批。2.采购审批应重点关注采购计划的合理性、供应商选择的合规性、采购合同的条款完整性等方面。审批人员应认真审核相关资料，确保采购业务符合公司利益和内部控制要求。（四）采购验收1.采购商品到货后，采购部门应及时通知库存管理部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对商品的数量、质量、规格、型号等进行仔细核对。2.验收合格的商品应及时办理入库手续，填写入库单；验收不合格的商品应及时与供应商沟通协商，办理退货、换货等手续。对于验收过程中发现的问题，应及时记录并报告相关部门处理。（五）付款控制1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收单、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合法合规。2.对于大额采购付款，应实行双人审核制度，确保付款安全。财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，检查付款是否及时、准确，避免出现逾期付款或付款错误等情况。四、销售与收款控制（一）销售计划1.销售部门应根据门店经营目标、市场需求以及历史销售数据等因素，制定年度、季度和月度销售计划。销售计划应明确销售目标、销售策略、销售渠道、促销活动等内容。2.在制定销售计划过程中，销售部门应与采购部门、库存管理部门等相关部门进行沟通协调，确保销售计划与门店整体运营情况相匹配，避免因销售计划不合理导致库存积压或缺货。（二）销售定价1.门店应根据市场行情、成本费用、竞争对手价格等因素，制定合理的销售价格体系。销售价格应具有竞争力，同时确保公司能够获得合理的利润。2.对于特殊商品或促销活动期间的商品价格，应按照公司规定的审批流程进行审批，确保价格调整的合理性和合规性。（三）销售合同1.与客户签订销售合同，明确双方的权利和义务，包括商品名称、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。销售合同应符合法律法规要求，确保合同的有效性和可执行性。2.销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本交财务部门备案，以便财务部门进行收款跟踪和账务处理。（四）销售收款1.财务部门应负责销售收款工作，及时准确地记录销售收款情况。对于现金收款，应严格执行现金管理制度，确保现金安全；对于银行转账收款，应及时核对银行到账信息，确保款项及时足额到账。2.销售部门应协助财务部门进行收款工作，及时跟踪客户付款情况，对于逾期未付款的客户，应及时与客户沟通催款，必要时采取法律措施维护公司权益。（五）销售退回与折让1.对于客户提出的销售退回或折让要求，销售部门应认真审核相关情况，符合规定的应及时办理手续。销售退回商品应及时验收入库，并办理相应的账务处理；销售折让应根据规定的审批流程进行审批，并调整相应的销售收入和应收账款。2.财务部门应加强对销售退回与折让的账务管理，确保账务处理准确无误，同时分析销售退回与折让的原因，采取措施改进销售管理工作。五、库存管理控制（一）库存管理制度1.建立健全库存管理制度，明确库存管理流程和岗位职责，确保库存管理工作规范、有序进行。2.库存管理应遵循先进先出、分类存放、安全保管等原则。定期对库存商品进行盘点，确保账实相符。（二）库存盘点1.制定库存盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点方法等。库存盘点应至少每年进行一次，特殊情况下可增加盘点次数。2.盘点人员应认真核对库存商品的数量、质量、规格等信息，如实记录盘点结果。对于盘点差异，应及时查明原因，并进行相应的账务调整和处理。3.盘点结束后，应撰写盘点报告，总结库存管理情况，提出改进建议和措施。盘点报告应报店长和上级领导审阅。（三）库存预警1.建立库存预警机制，设定合理的库存上下限。当库存水平接近或超出预警值时，库存管理部门应及时发出预警信号，通知采购部门或销售部门采取相应措施。2.库存预警指标应根据门店经营特点、商品销售周期、市场需求变化等因素进行动态调整，确保预警机制的有效性和及时性。（四）库存损耗控制1.加强库存商品的保管和养护工作，采取必要的防护措施，防止商品损坏、变质、丢失等情况发生。2.建立库存损耗统计和分析制度，定期对库存损耗情况进行统计和分析，查找损耗原因，采取措施降低库存损耗率。对于因人为原因造成的库存损耗，应追究相关人员的责任。六、财务内部控制（一）财务管理制度1.建立健全财务管理制度，明确财务核算流程、资金管理办法、费用报销制度、财务报表编制要求等内容，确保财务工作有章可循。2.财务人员应严格遵守财务管理制度，按照规定的财务核算方法和流程进行账务处理，确保财务信息真实、准确、完整。（二）资金管理1.加强资金预算管理，根据门店经营计划和财务状况，编制年度、季度和月度资金预算。资金预算应涵盖门店各项收入、支出以及资金结余情况，确保资金合理安排和有效使用。2.严格执行资金审批制度，按照规定的审批流程和审批权限，对资金收支进行审批。重大资金支出需报店长或上级领导审批。3.加强资金安全管理，确保资金收付安全。对于现金收付，应严格执行现金管理制度，做到日清月结；对于银行存款，应定期核对银行账户余额，确保资金安全。（三）费用报销1.制定费用报销制度，明确费用报销范围、报销标准、报销流程等内容。费用报销应严格按照制度规定执行，确保费用支出合理、合规。2.员工报销费用时，应填写费用报销单，附上相关发票、收据等凭证，并按照规定的审批流程进行审批。财务部门应认真审核报销凭证，确保报销手续齐全、金额准确、用途合理。（四）财务报表1.按照国家财务法规和公司财务制度的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映门店的财务状况和经营成果。2.财务报表编制完成后，应及时报送店长和上级领导审阅，并按照规定的时间和要求报送相关部门。财务人员应定期对财务报表进行分析，为门店经营决策提供财务支持。（五）财务审计1.定期对门店财务状况进行内部审计，检查财务制度执行情况、财务报表真实性、资金使用合规性等方面的问题。内部审计应至少每年进行一次，可根据实际情况增加审计次数。2.配合公司外部审计机构进行审计工作，提供相关财务资料和信息，确保外部审计工作顺利进行。对于审计发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级领导。七、人力资源管理控制（一）人员招聘与培训1.根据门店岗位需求，制定合理的人员招聘计划。招聘过程应严格按照公司规定的招聘流程进行，确保招聘人员符合岗位要求和公司文化。2.建立员工培训体系，根据员工岗位特点和发展需求，制定培训计划并组织实施。培训内容应包括业务知识、技能培训、职业道德等方面，提高员工综合素质和业务能力。（二）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核制度，明确绩效考核指标、考核方法、考核周期等内容。绩效考核应全面、客观、公正地评价员工工作表现，为员工薪酬调整、晋升、奖励等提供依据。2.定期对员工进行绩效考核，考核结果应及时反馈给员工，并与员工进行沟通交流。对于绩效考核优秀的员工，应给予奖励；对于绩效考核不达标或存在问题的员工，应及时进行辅导和改进，必要时采取相应的措施。（三）薪酬福利管理1.制定合理的薪酬福利制度，明确薪酬结构、薪酬标准、福利政策等内容。薪酬应具有竞争力，同时体现员工的工作业绩和贡献。2.按照薪酬福利制度规定，及时准确地计算和发放员工薪酬福利。财务部门应认真审核薪酬发放数据，确保薪酬发放准确无误。（四）员工关系管理1.加强员工关系管理，营造良好的工作氛围。关注